Wie wird die elektronische Rechnung definiert?

Eine elektronische Rechnung (kurz: eRechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG). Elektronische und papierhafte Rechnungen sind inzwischen gleichgestellt. Sie müssen unter anderem die folgende Kriterien erfüllen:

• Beinhaltung aller wesentlichen Rechnungsinformationen, z. B. die Angaben zu Leistendem und Leistungsempfänger, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Umfang und Art der Leistung
• Gewährleistung der Nachprüfbarkeit der eRechnung in Bezug auf Echtheit der Herkunft sowie inhaltliche Unversehrtheit
• Sicherstellung der Lesbarkeit der Rechnung
• Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang von eRechnungen ist notwendig

Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?

• Kosteneinsparungen, z. B. Entfall von Portogebühren, Reduktion von Personalkosten
• Schnellere Bearbeitung der Rechnungen
• Optimierung der IT-gestützten Prozessabläufe
• Schnellere Bezahlung von Rechnungen
• Rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti
• Reduktion von Fehlern bei der Bearbeitung
• Aktiver Beitrag zum Umweltschutz

Wie erfolgt die Abwicklung einer elektronischen Rechnung?

Erster Schritt: Ausstellung der Rechnung

Der Rechnungsaussteller erzeugt eine Ausgangsrechnung. Idealerweise wird ein Dateiformat verwendet, das sich für die digitale Langzeitarchivierung eignet, z. B. PDF/A. Optional hat der Rechnungssteller die Möglichkeit, einen maschinenlesbaren Datensatz mit der E-Rechnung auszuliefern, z.B. Edi-Format oder ZugFeRD-Format. Abschließend muss die digitale Ausgangsrechnung rechtssicher elektronisch archiviert werden.

Zweiter Schritt: Versand der Rechnung

Nach der Generierung und Archivierung der elektronischen Ausgangsrechnung erfolgt deren Übertragung an den Rechnungsempfänger. Hierfür stehen verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung wie z. B. E-Mail

Dritter Schritt: Bearbeitung der Eingangsrechnung

Nachdem die Eingangsrechnung dem Rechnungsempfänger zugestellt wurde, muss sie inhaltlich, rechnerisch und formal geprüft, freigegeben, bezahlt und gebucht werden.

Vierter Schritt: Dokumentation der Eingangsrechnung

Der Eingang der Rechnung sowie die Vornahme der Rechnungsprüfung sind zu dokumentieren.

Fünfter Schritt: Archivierung

Abschließend muss der Rechnungsempfänger die eRechnung rechtssicher elektronisch archivieren.

Elektronische Rechnungsverarbeitung

Die elektronische Rechnungsverarbeitung beschreibt den automatisierten Prozess der Verarbeitung von in elektronischer Form vorliegenden Rechnungsbelegen in einem Unternehmen und im weiteren Sinn den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen den Unternehmen.

Zunehmende Bedeutung der elektronischen Vorgangsbearbeitung

Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen hat in den vergangenen Jahren zunehmend an  Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen  tauschen Daten mit ihren Geschäftspartnern elektronisch aus, um so ihre Prozesse schneller und  effizienter ausführen zu können. Angesichts eines  zunehmenden Kostendrucks versuchen Unternehmen insbesondere durch die Verbesserung ihrer  finanziellen Abwicklungsprozesse ihre Kosten zu  senken. Vor allem bei der elektronischen Rechnungsabwicklung ergeben sich hohe Einsparpotenziale.

Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit einer papierbasierten Rechnung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die umsatzsteuerlichen Vorgaben für die elektronischen Rechnungsverarbeitung neu gefasst. Im Ergebnis erfolgte damit eine Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der papierbasierten Rechnung, was auch der Intention des hierzu gesondert ergangenen BMF-Schreibens vom 2. Juli 2012 entspricht.

Vorgaben der Finanzverwaltung für die elektronische Rechnungsverarbeitung

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF nun dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung grundsätzlich an IT-gestützte Prozesse – zu denen auch die elektronische Rechnungsverarbeitung zählt – zu stellen sind. Die Unternehmen sollten dabei die Anforderungen der GoBD in Bezug auf die elektronischen Rechnungsverarbeitung beachten und diese umsetzen.

Beraterhinweis: Mit einer Infobroschüre Elektronische Rechnungsabwicklung (18.08.2015) des Mittelstand 4.0 Agentur Handel erhalten interessierte Unternehmen eine Kompaktübersicht zum Thema elektronische Rechnungsabwicklung. Abhängig von der Unternehmensgröße sowie der Komplexität des Bearbeitungsprozesses der elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen sind Anpassungen an organisatorische Abläufe und IT-Systeme erforderlich, bei deren Auswahl wir Sie gerne unterstützen.