Tax Compliance im Unternehmen

Um steuerliche Pflichten zu erfüllen und Geschäftsführer nicht dem Vorwurf eines Organisationsverschuldens auszusetzen, ist neben einem allgemeinen Compliance Management System die zusätzliche Einrichtung eines besonderen Tax Compliance Management Systems empfehlenswert. Wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie bei der Entwicklung und Einführung Ihres Tax Compliance Management Systems.

Tax-Compliance-Management-System

Unternehmen und Individuen sind gesetzlich zur rechtzeitigen Abgabe von vollständigen und richtigen Steuererklärungen verpflichtet. Trotz größter Sorgfalt kann es bei der Abgabe von Erklärungen bzw. Anmeldungen zu Fehlern kommen, die es grundsätzlich gilt zu vermeiden.

Tax Compliance Management ist aber mehr als die bloße Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen. Es geht dabei um einen ganzheitlichen Ansatz der Ordnungsmäßigkeit aller mit Steuern verknüpften Prozesse, Strukturen, Systeme und Kontrollen im gesamten Unternehmen. Um Fehler und Haftungsrisiken zu vermeiden, müssen Schwachstellen analysiert und die Umsetzung abteilungs- und auch unternehmensübergreifend aufgesetzt werden.

Der Nutzen liegt auf der Hand: Eine gute Tax Compliance reduziert Haftungsrisiken für das Unternehmen, seine Gesellschafter und Mitarbeiter. Es werden Sanktionen und Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung vermieden. Als positiver Nebeneffekt ergibt sich auch die Notwendigkeit, über eine ganzheitliche Datenstrategie und ein zugehöriges Datensicherheitskonzept nachzudenken.

Große Unternehmen, die eigene Abteilungen und bereits weitestgehend digitalisierte Prozesse im Unternehmen haben oder aufgrund der Anforderungen Ihrer Kunden qualitätszertifiziert sind, dürften in diesem Bereich weniger Beratungsbedarf haben als die vielen kleinen und mittleren Unternehmen, die sich bisher noch nicht oder nur ungenügend mit diesen Fragenstellungen beschäftigt haben.

Minimalstandards für alle kleinen Unternehmen

In jedem noch so kleinen Unternehmen besteht daher die Notwendigkeit zur Einrichtung und Beachtung eines Tax-Compliance-Minimalstandards für die Einhaltung aller abgabenrechtlichen Vorgaben. Wir unterstützen unsere Mandanten dabei, wenigstens diesen Mindeststandard zu formulieren, übernehmen die regelmäßige Dokumentation und Pflege dieses Standards und erinnern an deren Beachtung.

Betriebsindividuelle Tax-Compliance-Standards

Mit wachsendem Umfang der Geschäftstätigkeit wächst die Anzahl der Geschäftsvorfälle und Entscheidungsvorgänge und natürlich sind immer mehr Menschen in diese einbezogen, so dass dementsprechend die hieran gebundenen Risiken eines möglichen Fehlverhaltens zunehmen. Ausgehend von einer gründlichen Analyse der Prozesse und ihrer Relevanz für Fehlverhalten oder Nachlässigkeiten, überlegen wir Vermeidungsstrategien und entwickeln und pflegen einen geeigneten Tax-Compliance-Standard als Basis eines auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittenes Tax-Compliance-Management-System.

Regelungsbeispiele betrieblicher Tax-Compliance-Standards

Geschäftsführungsordnung

Auch dies zählt zur Tax-Compliance in einem Unternehmen: Die Beantwortung der Frage, wie eine Inanspruchnahmen der Geschäftsführer- oder Gesellschafter vermieden werden könnte. Sowohl bei der Beschäftigung von Fremdgeschäftsführern, als auch bei einer Geschäftsführung von Gesellschaftern oder deren nahen Angehörigen empfiehlt sich also die Erarbeitung einer betriebsindividuellen Geschäftsführungsordnung. Diese sollte neben den gesetzlichen Rahmenbedingungen insbesondere die gesellschaftsvertraglichen Regelungen berücksichtigen und dem Geschäftsführer, aber auch den Gesellschaftern in übersichtlicher Weise alle gesellschaftsrechtlichen Fristen und Termine aufzeigen, außerdem die jeweilige Verantwortlichkeit beschreiben.

Lohnsteuerrichtlinie

Die Einhaltung der lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben sowie der zivil- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen in einem Unternehmen sind Gegenstand einer Lohnsteuerrichtlinie.

Künstlersozialkassenrichtlinie

Kaum einer setzt sich gewissenhaft mit der Frage nach einer möglichen Künstlersozialabgabenpflicht bei der Beschäftigung z.B. eines freien Graphikers auseinander. Was wann und wie in diesem Themenkomplex zu beachten ist, ist Gegenstand dieser Richtlinie.

Reisekostenrichtlinie

Die einwandfreie steuerrechtliche Behandlung von Reisekosten und Reisenebenkosten in einem Unternehmen, aber auch in welcher Höhe diese den Mitarbeitern erstattet werden, findet Beschreibung in einer Reisekostenrichtlinie.

Richtlinie zur Behandlung von Bewirtung von Geschäftsfreunden

Neben einem Verhaltenskodex für betroffene Mitarbeiter, wird hierin die einwandfreie steuerrechtliche Behandlung der Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden geregelt.

Richtlinie zur Behandlung von Geschenken und Einladungen

Neben einem Verhaltenskodex für Mitarbeiter, wird hierin die einwandfreie steuerrechtliche Behandlung der Aufwendungen für Geschenke und Einladungen für Geschäftsfreunde und Mitarbeiter sowie die Entgegennahme dergleichen von Geschäftsfreunden geregelt.

Buchungsrichtlinie

Hierunter verstehen wir eine allgemeine Buchungsrichtlinie, in der festgelegt wird, wie Geschäftsvorfälle buchhalterisch zu behandeln, d.h. in welcher sachlichen Ordnung die einzelnen Belege in den Grundbüchern zu erfassen und zu dokumentieren sind. Das gilt für normale, einfache Geschäftsvorfälle, wie auch gerade für komplexe, zusammengesetzte oder auch Einzelfall bezogene Buchungsvorgänge.

Für die manuelle Verbuchung eines Geschäftsvorfalles, aber auch und gerade für die (teil-)automatisierte Rechnungsverarbeitung ist es hilfreich, wenn nicht sogar unerlässlich, schon bei Vertragsabschluss eine Dokumentationsanweisung in der Buchungsrichtlinie aufzunehmen.

Sofern Ihr Unternehmen eine Kostenrechnung durchführt, können in einer Buchungsrichtlinie sämtlichen Geschäftsvorfällen Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger zugewiesen und in der Buchungsrichtlinie erläutert werden.

Für eine bessere Branchenvergleichbarkeit (Benchmarking) und also aussagefähige betriebswirtschaftliche Auswertungen können kalkulatorische Buchungen festgelegt und beschrieben werden. Sinnvoll ist es in jedem Fall, wenigstens einen kalkulatorischen Posten für einen (gedachten) Unternehmerlohn, Miete, Abschreibung und Zinsen im Rahmen der laufenden Buchhaltung zu erfassen.

Umsatzsteuerrichtlinie

Für die Absicherung des Vorsteuerabzuges sollten hier insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen Festlegungen in einer Umsatzsteuerrichtlinie getroffen werden, welche zusätzlichen Belege, Informationen und Transportnachweise zusammen mit der Rechnung anzufordern sind. Auch ist hier zu dokumentieren, dass z.B. die Stammdaten und USt-ID-Nr. eines neuen Lieferanten vor Auslösung einer ersten Bestellung überprüft werden soll.