Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Teil II der Reihe „Rechnung & Vorsteuerabzug“

veröffentlicht am 13.10.2020, geändert am 23.01.2023

1. Name des leistenden Unternehmers

Der leistende Unternehmer (Rechnungsaussteller) muss in der Rechnung seinen vollständigen Namen angeben. Diese Angaben müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung des leistenden Unternehmers ermöglichen. Zulässig sind auch Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder aber in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist.

Handelt es sich bei dem leistenden Unternehmer um eine GmbH in Gründung, muss sich dies aus der Rechnung ergeben (z.B. durch einen Zusatz „i.G.“). Bei einer GmbH, die sich in Liquidation befindet, wird dies durch den Zusatz „i.L.“ angezeigt. Anderenfalls ist die Rechnung fehlerhaft.

2. Angabe der Anschrift des leistenden Unternehmers

In der Rechnung muss außerdem Ihre vollständige Geschäftsanschrift bzw. bei Gesellschaften deren Geschäftsadresse angegeben werden. Unter dieser Anschrift müssen Sie postalisch erreichbar sein; es muss nicht die Anschrift sein, unter der Sie Ihre wirtschaftliche Tätigkeit ausüben [1].

3. Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Des Weiteren muss die Rechnung den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungs- und Rechnungsempfängers enthalten.

Insbesondere Kapital- und Personengesellschaften sollten genau darauf achten, dass sie – und nicht ihre Gesellschafter – in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet werden. Zudem muss die Rechtsform der Gesellschaft genau bezeichnet werden, falls sich bei Angabe einer anderen Rechtsform eine Verwechselungsgefahr ergeben könnte.

Beispiel: Die beiden Gesellschafter der Müller & Schmidt OHG sind auch an der Müller & Schmidt GmbH beteiligt. Der Lieferant stellt für eine Lieferung an die Müller & Schmidt OHG eine Rechnung an die Müller & Schmidt GmbH aus. Die Rechnung ist wegen der falschen Rechtsformangabe fehlerhaft, weil sie zu einer Verwechselung beider Unternehmen führen kann.

Anschriften mit einem c/o-Zusatz gelten nur dann als betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers, wenn er unter der „c/o“-Anschrift über eine Zweigniederlassung, eine Betriebsstätte oder einen Betriebsteil verfügt.

4. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

In der Rechnung muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers angegeben werden. Eine sog. WV-Nummer (Wiedervorlage-Nummer), die das Finanzamt verwendet, bevor es eine Steuernummer zuteilt, genügt dazu nicht.

Rechnungsaussteller, die sowohl im eigenen Namen Leistungen erbringen (sog. Eigengeschäft) als auch in fremdem Namen und für fremde Rechnung Umsätze vermitteln (vermittelter Umsatz) wie z.B. Tankstellenbetreiber, die zwar Süßwaren in eigenem Namen verkaufen, das Benzin aber im Namen und auf Rechnung der Mineralölgesellschaft verkaufen, müssen bei Eigenumsätzen ihre eigene Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben, bei vermittelten Umsätzen hingegen die des leistenden Unternehmens.

Ob die USt-Id-Nr. stimmt, kann entweder beim Bundeszentralamt für Steuern erfragt bzw. geprüft werden => BZSt – Bestätigung ausländischer USt-IdNrn oder hier BZSt: USt-IdNr. Bestätigung (bff-online.de); die meisten Buchhaltungsprogramme prüfen die Nummer bereits während der Stammdatenpflege.

5. Rechnungsdatum

Die Rechnung muss ein Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) ausweisen.

6. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die Rechnung einmalig ist. Die Rechnungsnummer bzw. der Nummernkreis muss zwar fortlaufend sein, aber nicht lückenlos. Auf welche Weise die Rechnungsnummer erstellt wird, ist unerheblich: So ist z.B. eine Kombination von Buchstaben und Zahlen zulässig. Sie können auch mehrere sog. Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche schaffen, indem Sie z.B. für bestimmte Kundenkreise, Länder oder Zeiträume einen Zusatz zur Rechnungsnummer bildet.

Beispiel: U fängt jedes Quartal mit der Rechnungsnummer 1 an, fügt aber je nach Quartal eine I, II, III oder IV sowie das Jahr hinzu.

7. Beschreibung der erbrachten Leistung

Bei einer Warenlieferung muss in der Rechnung die Art, d.h. die handelsübliche Bezeichnung, sowie die Menge der gelieferten Gegenstände genannt werden. Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) sind Art und Umfang der Leistung zu bezeichnen.

Die Bezeichnung muss dabei so genau sein, dass die erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar festgestellt werden kann. Ausreichend sind handelsübliche Sammelbezeichnungen wie etwa „Büromöbel“, „Spirituosen“, „Schnittblumen“ oder „Kurzwaren“. Unzureichend sind aber:

• bei Warenlieferungen Bezeichnungen, die Gruppen unterschiedlicher Gegenstände umfassen (z.B. „unser gesamter Warenbestand“, „Geschenkartikel“ oder „Stahl“ ohne nähere Bezeichnung);
• bei sonstigen Leistungen allgemeine Leistungsbeschreibungen (wie z.B. „für technische Beratung“, „Fliesenarbeiten“, „Trockenbauarbeiten“, „Außenputzarbeiten“ oder „Personalgestellung“ ohne nähere Angaben).

Ausreichend ist in diesen Fällen allerdings, wenn sich die erbrachte Leistung aus weiteren Geschäftsunterlagen ergibt, z. B. einem Rahmenvertrag. In der Rechnung muss dann aber hierauf ausdrücklich Bezug genommen werden.

Sind die Angaben in der Rechnung zur erbrachten Lieferung oder Leistung nicht ausreichend und fehlt in der Rechnung auch eine Bezugnahme auf weitere Geschäftsunterlagen, kann der Rechnungsempfänger nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs gleichwohl weitere Unterlagen vorlegen, um die Art oder den Umfang der erbrachten Leistungen des Rechnungsausstellers näher zu präzisieren. Allerdings ist nicht sicher, dass das Finanzamt diese Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs akzeptiert, so dass ein Rechtsstreit erforderlich werden würde.

8. Zeitpunkt der Leistung

Neben dem Rechnungsdatum muss die Rechnung auch den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung ausweisen; dabei genügt die Angabe des Monats. Diese Angabe ist selbst dann erforderlich, wenn der Leistungszeitpunkt mit dem Rechnungsdatum identisch ist (wie z.B. bei Barrechnungen). Es genügt dann jedoch der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.

Der Zeitpunkt der Ausführung bestimmt sich nach den folgenden Grundsätzen:

• Bei Abholung der Ware durch den Leistungsempfänger kommt es auf den Zeitpunkt der Übergabe, d.h. der Abholung, an.
• Bei einer Versendung oder Beförderung der Ware durch den Lieferer, Abnehmer oder Dritten (z.B. einen Spediteur), ist der Beginn der Versendung oder Beförderung maßgeblich.
• Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) ist der Zeitpunkt der Vollendung der sonstigen Leistung entscheidend. Erstreckt sich die Dienstleistung über mehrere Monate oder Jahre, genügt insoweit die Angabe des gesamten Leistungszeitraums (z.B. „1.1.2022 bis 31.12. 2022“).

Ein Lieferschein ersetzt nicht die Angabe des Leistungszeitpunkts in der Rechnung. Allerdings kann in der Rechnung auf den Lieferschein ausdrücklich verwiesen werden, wenn hieraus wiederum der Zeitpunkt der Lieferung ersichtlich ist; das Datum der Ausstellung des Lieferscheins genügt dagegen nicht.

Sind die Angaben in der Rechnung zum Zeitpunkt der erbrachten Leistung nicht ausreichend, kann der Rechnungsempfänger nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs weitere Unterlagen vorlegen, die aus denen sich der Leistungszeitpunkt ergibt; möglicherweise muss hierfür aber ein Rechtsstreit geführt werden, weil nicht sicher ist, ob die Finanzverwaltung diese Rechtsprechung akzeptiert.

9. Entgelt

In der Rechnung muss das Entgelt, d.h. der Nettobetrag, also ohne Umsatzsteuer stehen, angegeben werden. Gelten für einzelne Leistungen unterschiedliche Steuersätze oder sind sie steuerbefreit, ist das Entgelt entsprechend aufzuteilen.

Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe wie z.B. „2 % Skonto bei Zahlung bis zum …“. Nicht erforderlich ist also, dass das Skonto mit seinem Betrag ausgewiesen wird. Bestehen schriftliche Rabatt- und Bonusvereinbarungen, ist es ausreichend, wenn in der Rechnung auf die Rabatt- bzw. Bonusvereinbarung hingewiesen wird (z.B. „Es gilt die Bonusvereinbarung vom …“). Der Unternehmer muss diese Vereinbarung aber auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung vorlegen können.

10. Steuersatz und Steuerbetrag

Sowohl der Steuersatz (19 % oder 7 %) als auch der Steuerbetrag, also die sich ergebende Umsatzsteuer, müssen in der Rechnung ausgewiesen werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen Steuersatz und Steuerbetrag sowohl für die Umsätze zu 7 % als auch für die Umsätze zu 19 % jeweils getrennt genannt werden. Vereinfachungen gibt es bei sog. Kleinbetragsrechnungen.

Wenn du eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht hast, musst du in der Rechnung auf die Steuerbefreiung und den Grund für die Steuerbefreiung hinweisen, z. B. durch den Hinweis „steuerfrei wegen Vermittlung von Versicherungen“ oder durch die Angabe des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt.

Bei einer steuerfreien Leistung musst du auf die Steuerbefreiung hinweisen. Statt der Angabe der entsprechenden Gesetzesnorm kann der Grund für die Steuerbefreiung auch umgangssprachlich formuliert werden (z.B. „steuerfrei wegen Krankentransports“).

Bitte prüfe, ob du für Umsätze, die du im Zeitraum vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2020 ausgeführt hast, die vorrübergehende Steuersatzsenkung bei dem ermäßigten Steuersatz auf 5 % bzw. bei dem Regelsteuersatz auf 16 % richtig berücksichtigt hast [2].

Darüber hinaus gilt für Gastronomen seit dem 1.7.2020 bis zum 31.12.2022 für den Verkauf von Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle der ermäßigte Steuersatz von 5% (Umsätze vom 1.7.2020 – 31.12.2020) bzw. 7% (Umsätze vom 1.1.2021 – 31.12.2022). Der Verkauf von Getränken muss weiterhin mit 16% (Umsätze vom 1.7.2020 – 31.12.2020) bzw. 19% (ab 1.1.2021) versteuert werden.

Besonderheiten bestehen auch für Hotelbesitzer, die sowohl ermäßigte Übernachtungsleistungen als auch nicht ermäßigte sonstige Leistungen (z.B. Wellness oder Verpflegung) anbieten: Sie können bestimmte nicht ermäßigte Leistungen in einem Sammelposten „Business-Package“ oder „Service-Pauschale“ zusammenfassen, der mit 20% des Pauschalpreises angesetzt werden kann und dann mit 19% besteuert wird.

Weitere Angaben

Weitere Angaben sind erforderlich, wenn mittels Gutschrift abgerechnet wird oder wenn Privatpersonen zur Aufbewahrung der Rechnung verpflichtet sind.

Bei bestimmten Gebrauchtgegenständen kann ein Wiederverkäufer von der sog. Differenzbesteuerung Gebrauch machen. Hier wird lediglich die Differenz zwischen seinem Verkaufspreis und dem eigenen Einkaufspreis der Umsatzsteuer unterworfen. In diesem Fall muss darauf in der Rechnung durch den Zusatz „Sonderregelung für Reisebüros“ oder „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ bzw. durch eine entsprechende Formulierung in einer anderen EU-Sprache hingewiesen werden.

Bei zahlreichen Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten muss der Unternehmer sowohl seine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als auch die des ausländischen Leistungsempfängers angeben.

Beispiel einer Standard-Rechung

Die Zahlen entsprechen den zuvor aufgeführten Ordnungspunkten des Beitrages

Weitere Beiträge zu „Rechnung & Vorsteuer“

In Teil 1 der Reihe „Rechnung & Vorsteuerabzug“ sind wir der Frage nachgegangen, welche Bedeutung die Rechnung für den Vorsteuerabzug hat. In Teil 2 erläutern wir die Pflichtangaben einer Rechnung. Außerdem befassen wir uns in Teil 3 mit wichtigen Besonderheiten bei der Ausstellung von Rechnungen. In Teil 4