11 Besonderheiten bei der Ausstellung von Rechnungen

Teil III der Reihe „Rechnung & Vorsteuer„

veröffentlicht am 20.10.2022, überarbeitet am 23.01.2023

Inhaltsverzeichnis

Heute stelle ich dir einige 11 Besonderheiten vor, die du bei der Ausstellung von Rechnungen zu beachten solltest.

MERKE: Jede Rechnungskorrektur, die du im Nachhinein vornimmst, verursacht einen zeitlichen und damit finanziellen Mehraufwand bei dir, deinem Geschäftspartner und deinem Steuerberater.

Bitte stimme dich daher in jedem Einzelfall vorher mit deinem Steuerberater ab. So kannst du bereits im Vertrag mit deinem Kunden alle rechtlich und steuerrechtlich relevanten Punkte aufnehmen und eine einwandfreie Rechnungsstellung vorbereiten. Auch die Verbuchung des Sachverhaltes gelingt dann ohne Mühe und bestenfalls ohne dein Zutun. Noch einmal zu Erinnerung:

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird und aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben insgesamt ergeben.

Rechnungen brauchen nicht ausdrücklich als solche bezeichnet zu werden. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt des Dokumentes oder der Mehrzahl von Dokumenten ergibt, dass der Unternehmer über eine Leistung abrechnet. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.
Den Anforderungen des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 des Gesetzes ist genügt, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
Für die in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und 5 des Gesetzes vorgeschriebenen Angaben können Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist. Die erforderlichen anderen Unterlagen müssen sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Rechnung vorhanden sein.
Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 des Gesetzes) kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird.

Keine Rechnungen sind Schriftstücke, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen (z. B. Mahnungen), auch wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten.

Auch Lieferscheine erfüllen nicht die Voraussetzungen einer Rechnung, können aber wesentliche Voraussetzung für den Nachweis einer z.B. steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung sein.

Soweit ein Kreditinstitut mittels Kontoauszugs über eine von ihm erbrachte Leistung abrechnet, kommt diesem Kontoauszug Abrechnungscharakter zu mit der Folge, dass dieser Kontoauszug eine Rechnung im Sinne des Gesetzes darstellt.

Grundsätzlich können Rechnungen auf Papier oder, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, auf elektronischem Weg übermittelt werden.

Besonderheiten bei der Ausstellung von Rechnungen

1. Berichtigung einer Rechnung

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn

sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a des Gesetzes enthält oder
Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.

Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.

2. Rechnung über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen

Wird in einer Rechnung über Lieferungen oder sonstige Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, der Steuerbetrag durch Maschinen automatisch ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, ist der Ausweis des Steuerbetrags in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird.

3. Kleinbetragsrechnungen

Vereinfachungen sind bei Kleinbetragsrechnungen möglich; dies sind seit dem 1. 1. 2017 Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € (bis 31. 12. 2016 waren es 150 €). Hier genügen folgende Angaben:

Vollständiger Name des leistenden Kleinunternehmers,
vollständige Anschrift des leistenden Kleinunternehmers,
Ausstellungs- bzw. Rechnungsdatum,
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe (Bruttobetrag) sowie den anzuwendenden Steuersatz oder
im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, z.B. „umsatzsteuerfrei wegen Blindenumsätzen“.
Ein Hinweis auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung, z.B. „Ich nehme die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch“.

Der Bruttobetrag kann dann in einer Summe genannt werden, so dass eine Aufteilung in Entgelt (Nettobetrag) und Umsatzsteuer nicht erforderlich ist. Auch der Name und die Anschrift des Kunden muss in der Rechnung nicht genannt werden.

Diese Vereinfachungen gelten aber nicht bei Versandhandelslieferungen innerhalb des EU-Gemeinschaftsgebiets, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer kann den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn er den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilt

4. Fahrausweise

Vereinfachungen gibt es auch bei Fahrausweisen. Sie berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn folgende Angaben enthalten sind:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Beförderungsunternehmers, wobei hier eine allgemein übliche Kurzform genügt (z.B. „DB“ für Deutsche Bahn oder „BVG“ in Berlin),
Ausstellungs- bzw. Rechnungsdatum,
Entgelt und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie
Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht ermäßigt besteuert wird; => eine ermäßigte Besteuerung von 7 % gilt nur bei Beförderungen innerhalb einer Gemeinde oder bei einer Beförderungsstrecke von bis zu 50 km. Bei Eisenbahnfahrscheinen kann statt des Steuersatzes die Tarifentfernung angegeben werden.
Im Fall der Anwendung des § 26 Abs. 3 UStG einen Hinweis auf die grenzüberschreitende Beförderung von Personen im Luftverkehr. => Fahrausweise für eine grenzüberschreitende Beförderung im Personenverkehr und im internationalen Eisenbahn-Personenverkehr gelten nur dann als Rechnung im Sinne des § 14 des Gesetzes, wenn eine Bescheinigung des Beförderungsunternehmers oder seines Beauftragten darüber vorliegt, welcher Anteil des Beförderungspreises auf die Strecke im Inland entfällt. In der Bescheinigung ist der Steuersatz anzugeben, der auf den auf das Inland entfallenden Teil der Beförderungsleistung anzuwenden ist.

Ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer kann den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn er den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilt.

5. Vorsteuerabzug bei Vorauszahlung oder Anzahlung

Hast du mit deinem Kunden eine Vorauszahlung oder Anzahlung vereinbart und stellst du hierüber eine Rechnung aus, gelten die gleichen Grundsätze wie im Beitrag „Pflichtangaben einer Rechnung“ (§ 14 Abs. 4 UStG) beschrieben. Du kannst auch mit einer Gutschrift über Voraus- und Anzahlungen abrechnen. In diesen Fällen gilt § 14 Abs. 2 Sätze 2 und 3 UStG.

Der Gesetzgeber verlangt von dir, dass du in der Rechnung angibst, dass du die Leistung noch nicht erbracht hast, z. B. durch die Angabe „Vorauszahlung“ oder „Anzahlung“. Unerheblich ist, ob vor Ausführung der Leistung über das gesamte Entgelt oder nur einen Teil des Entgelts abgerechnet wird.

Außerdem musst du den Monat der voraussichtlichen Vereinnahmung des Entgelts angeben, falls dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Den Zeitpunkt der Leistung brauchst du noch nicht anzugeben, weil dieser noch nicht feststeht. Eine Angabe zu dem voraussichtlichen Termin der vereinbarten Leistung reicht aus.

Bei Ausstellung der Schlussrechnung musst du darauf achten, dass du sowohl die bereits erhaltenen Anzahlungen abziehst, und zwar sowohl die bereits vereinnahmten Nettobeträge als auch die bereits vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge. Auf diese Weise vermeidest du einen doppelten – und damit unberechtigten (einmal in der Anzahlungsrechnung und ein weiteres Mal in der Schlussrechnung) – Ausweis der Umsatzsteuer, die du ansonsten an das Finanzamt abführen müsstest, obwohl du sie nur einmal von deinem Kunden erhalten hast.

Du brauchst keine Schlussrechnung erteilen, wenn du bereits über die Leistung im Voraus eine Rechnung erteilt hast, in der das gesamte Entgelt und die Steuer für diese Leistung insgesamt gesondert ausgewiesen werden.

6. Vorsteuerabzug bei unfreien Versendungen

Lässt du als Absender einen Gegenstand durch einen Frachtführer oder Verfrachter unfrei zu einem Dritten befördern oder eine solche Beförderung durch einen Spediteur unfrei besorgen, so ist für den Vorsteuerabzug der Empfänger der Frachtsendung als Auftraggeber dieser (Beförderungs-)Leistungen anzusehen. Du als Absender darfst die Steuer für diese Leistungen nicht als Vorsteuer abziehen. Der Empfänger der Frachtsendung hingegen kann diese Steuer unter folgenden Voraussetzungen abziehen:

Der Unternehmer muss im Übrigen hinsichtlich der Beförderung oder ihrer Besorgung zum Abzug der Steuer berechtigt sein (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG),
er muss die Entrichtung des Entgelts zuzüglich der Steuer für die Beförderung oder für ihre Besorgung übernommen haben;
diese – in Nummer 2 bezeichnete – Voraussetzung muss aus der Rechnung über die Beförderung oder ihre Besorgung zu ersehen sein. Die Rechnung ist vom Empfänger der Frachtsendung aufzubewahren.

7. Verträge über Dauerleistungen als Rechnungen

Verträge gelten als Rechnungen, wenn sie die erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Denkbar ist dies z.B. bei einem Wartungs- oder Mietvertrag. In dem Vertrag muss dann die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers angegeben werden. Statt einer fortlaufenden Rechnungsnummer genügt auch eine Vertragsnummer, bei einem Mietvertrag also eine Wohnungs- oder Mieternummer. Fehlen erforderliche Angaben, müssen diese in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hinzuweisen ist.

Hinweis: Verträge, die monatliche Leistungen beinhalten (z.B. Miet- oder Wartungsverträge), enthalten zumeist zwar das monatliche Entgelt und die Umsatzsteuer, weisen aber nicht den jeweiligen Leistungszeitraum (z.B. Juni 2022) aus. Der Vertrag gilt in diesen Fällen nur dann als Rechnung, wenn sich der jeweilige Leistungszeitraum aus den monatlichen Zahlungsbelegen bzw. aus den Überweisungsträgern ergibt und diese darüber hinaus vorgelegt werden können.

8. Organschaften

Bei einer Organschaft werden Organträger und Organgesellschaften umsatzsteuerlich als ein (gemeinsamer) Unternehmer behandelt. Daher sind Rechnungen innerhalb der Organschaft umsatzsteuerlich nicht erforderlich. Wird trotzdem eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erstellt, ist dies umsatzsteuerlich unschädlich.

Die Organgesellschaft muss bei Rechnungen an einen Leistungsempfänger ihre eigene bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Organträgers angeben. Alternativ kann auch die Steuernummer des Organträgers genannt werden.

9. Reverse Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)

In bestimmten Fällen schuldet der Leistungsempfänger – und gerade nicht der leistende Unternehmer – die Umsatzsteuer. Man spricht hier vom sog. Reverse-Charge-Verfahren.

Als Reverse-Charge-Verfahren wird die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft für im Inland steuerbare Umsätze auf den Leistungsempfänger bezeichnet (§ 16b UStG).

Ist das Reverse-Charge-Verfahren anwendbar, muss der leistende Unternehmer dem anderen Unternehmer eine Rechnung ausstellen, die die üblichen Pflichtangaben mit Ausnahme des Steuerbetrags und Steuersatzes enthalten muss.

Zudem muss er in der Rechnung durch die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (oder durch eine entsprechende Übersetzung in einer anderen EU-Sprache) darauf hinweisen, dass der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist.

Dies bedeutet, dass nicht wie im Regelfall der leistende Unternehmer die anfallende Umsatzsteuer in seiner Rechnung ausweist und an das Finanzamt abführt. Stattdessen meldet der Leistungsempfänger diese Umsatzsteuer im Rahmen seiner Umsatzsteuererklärung gegenüber dem Finanzamt an und führt diese ab.

Wenn der Leistungsempfänger hinsichtlich der bezogenen Lieferung oder sonstigen Leistung vollständig zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann er die im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens anzumeldende Umsatzsteuer bei der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Umsatzsteuer-Jahreserklärung mit seinem Vorsteueranspruch vollständig verrechnen. Eine Zahllast entsteht insoweit nicht.

Hinweis: Die Anwendung der Norm sowie die hierfür erforderliche Dokumentation ist komplex, daher belasse ich es hier bei der Erwähnung und gehe in einem ausführlichen Artikel auf die Feinheiten des Reverse-Charge-Verfahrens ein.

10. Innergemeinschaftliche Lieferungen

Führt der Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a UStG) aus, ist er nach § 14a Abs. 3 UStG verpflichtet, spätestens am 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Lieferung ausgeführt worden ist, eine Rechnung auszustellen. Die gleiche Frist gilt, wenn der Unternehmer eine sonstige Leistung im Sinne des § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat ausführt, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 14a Abs. 1 Satz 2 UStG). Eine Nichteinhaltung der vorgenannten Frist stellt keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG dar.

In beiden Fällen ist in der Rechnung sowohl die USt-Id-Nr. des Unternehmers als auch die des Leistungsempfängers anzugeben. Außerdem muss er in den Rechnungen auf die Steuerfreiheit hinweisen.

Weitere Besonderheiten gelten bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften und dem innergemeinschaftlichen Verbringen.

11. Differenzbesteuerung

Bei der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG handelt es sich um eine Spezialregelung zur Bemessungsgrundlage gem. § 10 UstG. Die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) ist anzuwenden, wenn

der Unternehmer Wiederverkäufer ist; hierbei handelt es sich um Unternehmer i. S. des § 2 UStG, welche im Rahmen ihrer gewerblichen Tätigkeit üblicherweise Gebrauchtgegenstände erwerben und sie danach im eigenen Namen weiterverkaufen.
die Gegenstände an den Wiederverkäufer im Gemeinschaftsgebiet geliefert wurden; bei den Gebrauchtgegenständen i. S. des § 25a UStG handelt es sich um bewegliche körperliche Gegenstände, sofern beim Erwerb hierfür kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden konnte.
für diese Lieferungen keine Umsatzsteuer geschuldet oder erhoben wurde und
es sich nicht um Edelsteine oder Edelmetalle, innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge gehandelt hat oder die Gegenstände an den Wiederverkäufer steuerfrei im Rahmen einer innergemeinschaftlichen Lieferung geliefert wurden.

Bei Anwendung der Differenzbesteuerung muss die durch den Wiederverkäufer zu erteilende Rechnung die Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG). Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV).

Weitere Beiträge zu „Rechnung & Vorsteuer“

In Teil 1 der Reihe „Rechnung & Vorsteuerabzug“ sind wir der Frage nachgegangen, welche Bedeutung die Rechnung für den Vorsteuerabzug hat. In Teil 2 erläutern wir die Pflichtangaben einer Rechnung. In Teil 3 haben wir uns nun mit wichtigen Besonderheiten bei der Ausstellung von Rechnungen befasst. In Teil 4 gehen wir auf die Besonderheit von Handwerkerrechnungen ein.