Das Mandanten-Postfach: Erster Schritt in „Ihre Digitale Steuerkanzlei“

Unsere neue Serie: „Ihre digitale Steuerkanzlei“

Das „elektronische Mandantenpostfach“ ist nun der erste Blog-Artikel zu unserer neuen Serie Die digitale Steuerkanzlei. Sie hat die papierlose und also verbesserte Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant zum Thema und soll in regelmäßigen Abständen fortgeführt werden.

Seit rund drei Jahren beschäftigen wir uns nun mit der Digitalisierung. Hierzu ist inzwischen ein eigenes Beratungsumfeld entstanden, den wir als Unternehmenswertentwicklung bezeichnen. Wir trafen anfänglich mit unseren Fragen im Kollegenkreis nach Ihren Erfahrungen mit einer beleglosen Aktenführung auf viel Unverständnis und vielfach sogar auf Ablehnung. Inzwischen aber ist die Diskussion in der Gesellschaft etwas weiter fortgeschritten und wir erhalten immer häufiger interessierte Anfragen für die Erledigung, Überwachung oder Auswertung einer digitalen Buchführung.

Wir sind zuversichtlich, dass es viele spannende Lösungsansätze in diesem Themenfeld gibt, mit denen wir uns beschäftigen und Ihnen berichten wollen. Wir sind also sehr gespannt, wie sich die Serie und vor allem der daraus resultierende Dialog mit unseren Mandanten, also Ihnen, entwickeln wird.

Das Mandanten-Postfach

Seit dem 25.05.2018 gilt die EU-DSGVO nun für alle. Ein erster Schritt, die DSGVO im täglichen Arbeitsprozess umzusetzen, ist die bequeme, aber eher als unsicher einzustufende Email-Kommunikation abzulösen und ein gesichertes Mandanten-Postfach für den Mandanten-Postfach für den Austausch von Belegen, Auswertungen und Nachrichten online einzusetzen.

Stotax-Select: Es gelingt der verbesserte Austausch von Belegen, Nachrichten und Dokumenten und noch viel mehr.

Die  Mandanten-Postfach-Stotax-Select unseres Softwarepartners Stollfuß Medien GmbH & Co.KG ist hierfür in der Basisversion für unsere Mandanten ohne zusätzliche Kosten nutzbar und dazu geeignet, Belege, Nachrichten und Dokumente sicher untereinander auszutauschen. Neben dieser Basisfunktion können weitere Cloud-Anwendungen hinzugebucht werden, um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant noch weiter zu verbessern.

Jetzt neu: Die App Stotax2Go für den mobilen Einsatz zwischendurch!

Um die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater noch mehr zu vereinfachen, besteht seit Herbst 2018 die Möglichkeit, die App Stotax2Go für mobile Endgeräte zu nutzen. Diese können unsere Mandanten kostenlos im Apple oder Google Play Store herunterladen. Sobald die App installiert ist, können Sie die ersten Bar-Belege mühelos abfotografieren, eine fachliche Zuordnung wie gewohnt vornehmen und alsdann elektronisch und verschlüsselt an uns übertragen. Gesichert und personalisiert wird die App über Ihren Benutzernamen und das von Ihnen vergebene Passwort. Wie das Einstellen der Belege in das Mandanten-Postfach erfolgt, können Sie in dieser kleinen Anleitung erfahren.

Endlich GoBD-konform: Kassenbücher und Grundbücher online

Über das Mandanten-Postfach können Sie außerdem – nach Freischaltung des entsprechenden Zusatzmoduls – auch Ihre Kassenbücher und Grundbücher online führen, um die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten auf komfortable Weise zu erfüllen.

Mit Hilfe des Mandanten-Postfaches können unsere Mandanten ihren Teil der Buchhaltung von überall und im Handstreich in Übereinstimmung mit den GoBD erledigen: Zeitnah und vollständig, digital und datensicher sowie in enger Abstimmung mit Ihrem Steuerberater, der Ihre Belege und Geschäftsvorfälle sachlich korrekt zu einer ordnungsgemäßen Buchführung für Sie weiterverarbeitet.

Digital und DSGVO-sicher: Lohnbüro online

Alle Arbeitgeber können sich zudem für das Modul Lohnbüro online freischalten lassen, das den datenschutzkonformen Austausch von Lohnunterlagen und Lohnabrechnungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ermöglicht. Zusätzlich steht ein digitaler Personalbogen mit Plausibilitätsprüfung zur Vorerfassung von Arbeitnehmer-Stammdaten, deren Änderung und die Vorerfassung von Bewegungsdaten oder Stundenzettel zur Verfügung, was die Zusammenarbeit mit Ihnen und uns deutlich vereinfacht und folglich verbessern hilft. Sie können auch Ihren Arbeitnehmern einen DSGVO-konformen Arbeitnehmer-Online-Zugang zu deren persönlichen Lohnabrechnungsunterlagen einrichten. Auch dies ein wichtiger Schritt zu einer DSGVO-konformen digitalen Personalaktenführung, der Ihnen hilft, Zeit und Geld zu sparen.

Seit Herbst 2018 nutzbar: Angebote und Rechnungen online

Seit Herbst 2018 erhalten Sie außerdem die wichtige Möglichkeit, über dieses Portal Angebote und Rechnungen online zu schreiben, denn die Verwendung vieler handelsüblicher Office-Programme (z.B. MS Office Word oder Excel) öffnet im Falle einer Betriebsprüfung wegen formaler Mängel und fehlender Festschreibung Ihrer Ausgangsrechnungen Raum für eine Zuschätzung Ihrer Umsätze und im schlimmsten Fall sogar die Verwerfung Ihrer Buchführung.

Kostengünstige Lösung für eine verbesserte Zusammenarbeit

Während die Nutzung das Mandanten-Postfachs mitsamt der App Stotax2Go in der Basisversion kostenlos angeboten wird, erhebt der Softwareanbieter für die Nutzung der Zusatzmodule eine monatliche Gebühr von 5 bzw. 10 Euro, die wir an unsere Mandanten ohne Aufpreis nach Freischaltung weiter berechnen. So erhalten unsere Mandanten eine kostengünstige Möglichkeit für eine verbesserte Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater, die zudem die Anforderungen der GoBD und der DSGVO auf komfortable und preisgünstige Weise erfüllt.

7 Vorteile: Mobil, nützlich, digital, recht- und datensicher, kostengünstig und nur ein Click von guter Steuerberaterqualität entfernt.

Die Kommunikation über das Mandanten-Postfach verbessert nicht nur die rechtsichere Zusammenarbeit, sondern gilt auch als wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Verwaltungsabläufe. Sie sind ortsunabhängig, immer gut informiert und können sogar eine Rechteverwaltung einrichten.

Rechner ans Netz und Freischaltung über Ihre persönliche Email-Adresse: Los geht’s!

Als technische Voraussetzung benötigen Sie eine persönliche Email-Adresse sowie einen Internetanschluss und Ihren Rechner mit aktuellem Internetbrowser. Nach Einrichtung der Module durch uns erhalten Sie zu deren Aktivierung eine Email von unserem Softwareanbieter Stollfuß Medien GmbH & Co.KG mit der Bitte, Ihre Email-Adresse zu bestätigen. Nach erfolgreicher Aktivierung erhalten Sie eine weitere Email mit dem Betreff „Registrierungs-Bestätigung“. Die Email enthält einen Bestätigungs-Link. Nach einem Klick auf den Bestätigungs-Link erfolgt die Weiterleitung auf die Webadresse von Stotax-Select.

Ihre Email Adresse ist bereits als Benutzerkennung vorbelegt. Als nächstes muss nun das Passwort von Ihnen unter Beachtung nachfolgenden Regeln frei vergeben werden:

– 9 Stellen
– mindestens ein Groß- und ein Kleinbuchstabe
– mindestens eine arabische Ziffer

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Passwort speichern wird die Registrierung abgeschlossen. Über einen Klick auf den Link „Weiter zur Stotax Select Startseite“ kann dort die Anmeldung an die Dialogplattform erfolgen. Sie können starten!

Damit Sie Ihr Mandanten-Postfach bequem über Ihren eigenen Rechner erreichen, kann ein kleines Icon mit der Zugangsadresse für Stotax-Select auf Ihrem Rechner abgelegt werden. So sparen Sie noch mehr Zeit und gewöhnen sich schnell an Ihr neues Postfach.

Bitte rufen Sie hierfür die Seite „https://stotax-select.de/ in Ihrem Browser auf und kopieren die Adresse mit der rechten Maustaste. Auf der Freifläche ihres Rechners – zuvor müssen sie alle offenen Seiten über die Taste „-“ klein machen – wählen Sie ebenfalls mit der rechten Maustaste den Menüpunkt „neu“ und unter diesem Menüpunkt den weiteren Menüpunkt „Verknüpfung“.  In das Textfeld legen Sie die kopierte Verknüpfung zur Internetadresse ab und klicken unten rechts auf „Weiter“.

Dann öffnet sich ein weiteres Textfeld, in das Sie einen passenden Namen eintragen können. Hier können Sie dann einen Text frei vergeben. Anbieten würde sich hierfür „Stotax-Select “ oder „MW Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft mbH“ oder einfach „Postfach MW-Steuerberater“.  So reduziert sich das Einloggen auf die Eingabe Ihrer Internetadresse sowie ihr persönliches Passwort.

Wichtiger Hinweis: Aus Sicherheitsgründen kann nicht angeraten werden, die eigentlichen persönlichen Zugangsdaten auf dem Rechner zu speichern!

Mein Fazit für heute:

Um diesen Beitrag mit passenden Links und griffigen Kommentaren zu verfassen, haben wir in der Kanzlei zuvor etliche Programme geprüft, viele Bücher, Aufsätze und Informatives im Netz gelesen, einige Programme getestet und noch viel mehr Gespräche geführt mit Softwareentwicklern, innovativen Beraterkollegen, aber auch mit interessierten Mandaten.

So können wir heute mit Sicherheit behaupten, dass wir uns inzwischen einen guten Überblick auf die vielen am Markt befindlichen Buchführungsprogramme haben verschaffen können. Dieses Wissen geben wir nun gerne an unsere Mandanten weiter, die an der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und damit einer verbesserten Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater interessiert sind.

Obwohl insbesondere ich vor einem Jahr noch davon überzeugt war, dass kein Selbständiger mehr die Hilfe eines Steuerberaters bei der Erstellung seiner Buchführung würde in Anspruch nehmen wollen, habe ich diese Meinung inzwischen revidieren oder doch wenigstens relativieren müssen!

Heute weiss ich: Es wird nach wie vor immer Mandanten geben, für die es empfehlenswert ist, so wenig wie nötig – NICHT: wie möglich!!! – Belege selbst in die Hand zu nehmen. Das hat zum einen

• wirtschaftliche Gründe: Nicht für jeden führt das Selbstbuchen zu einer sinnvollen Kostenersparnis – und zum anderen
• persönliche Gründe: Die wenigsten Menschen sind verwaltungsafin UND selbständig. Wer nur wenige Geschäftsvorfälle im Monat zu verwalten hat und nicht unbedingt die Liebe zur Buchhaltung in sich entdeckt hat, sollte sein Augenmerk besser auf die Tätigkeiten konzentrieren, die er liebt und mit Herzblut und Erfolg betreiben will.

Nicht nur diese Selbständigen, aber auch für diese haben wir unseren Blogbeitrag geschrieben. Und natürlich sind wir davon überzeugt, dass der Einsatz von Stotax-Select für viele Mandanten eine sehr, sehr gute Alternative zum Selbstbuchen ist. Für alle, die es anders mögen, finden wir selbstverständlich andere und für ihre Belange andere Lösungen.

Sprechen Sie uns an, wir freuen uns über Ihre Anfragen, Anmerkungen und Anregungen. Es grüßt Sie Ihre digitale Steuerkanzlei.