Neue Sachbezugswerte für zu Mahlzeiten

Das Bundesministerium für Finanzen hat sich mit Schreiben vom 18.01.2019 dazu geäußert, mit welchen Sachbezugswerten arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten bei Kantinenmahlzeiten und bei der Ausgabe von Papier-Essenmarken ( Essensgutscheine, Restaurantschecks u.ä.) lohnsteuerrechtlich zu behandeln sind. Hervorzuheben sind die Voraussetzungen für die Begünstigung, die der Arbeitgeber zu beachten hat und deren Einhaltung er zu kontrollieren und in geeigneter Form zu dokumentieren hat.

Quelle: BMF v. 18.01.2019: 2019-01-18-sachbezugswert-arbeitstaegliche-zuschuesse-mahlzeiten

Voraussetzung für die begünstigte Behandlung arbeitstäglicher Mahlzeiten

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers aufgrund eines arbeitsvertraglich geregelten Anspruches des Arbeitnehmers
auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass

• tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
• für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und – vorbehaltlich Buchstabe e) – Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beansprucht werden kann der Zuschuss
• den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt,
• den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
• nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind, vgl. BMF-Schreiben vom 5. Januar 2015, BStBl I Seite 119: „Üben Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind nach Ablauf von drei Monaten an diese Arbeitnehmer ausgegebene Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) … mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten“.

15er-Regel: Maximal 15 Zuschüsse pro Monat

Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen und maximal 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) im Kalendermonat gewährt werden.

Arbeitgeber trifft Nachweispflicht

Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen; der Nachweis der Verwendung des Zuschusses ausschließlich zum Erwerb einer Mahlzeit pro Arbeitstag kann dabei auch durch Vorlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, und dem Arbeitgeber oder dem mit der Verwaltung der Zuschüsse beauftragten Unternehmen geführt werden.

Arbeitgeber hat besondere Kontrollpflichten

Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.

Vereinfachungsmöglichkeit: Pauschalierung der Lohnsteuer

Es bestehen bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer entsprechend § 40 EStG pauschal erhebt, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu dem Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Freigrenze von 44 €

Die Freigrenze von 44 € ist übrigens dann nicht anwendbar, wenn Sachbezüge mit amtlichen Sachbezugswerten oder Durchschnittswerten angesetzt werden.

Tipp: Werden unterschiedliche Sachbezüge gewährt, empfiehlt es sich, im Vorfeld zu überlegen, welche davon individuell oder pauschal versteuert werden sollten.

Regelung gilt auch für Home Office-Mitarbeiter und für Teilzeitkräfte

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Vorliegen
der oben genannten Voraussetzungen auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Vorliegen der
oben genannten Voraussetzungen auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.

Erwerb auf Vorrat

Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat .

Hintergrund: Was sind Sachbezüge?

Zum rechtlichen Hintergrund: Als Sachbezüge bezeichnet man Einnahmen, die nicht in Geld bestehen. Der Gesetzgeber zählt hierzu Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen sowie sonstige Sachbezüge. Diese Vorteile erhält ein Arbeitnehmer, weil er sich in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis befindet. Die Sachbezüge sind wie Barlohn als Arbeitslohn zu versteuern und müssen daher bewertet werden.

Sachbezüge müssen in einen Geldwert umgerechnet werden

Bewerten heißt in diesem Zusammenhang, dass der Sachbezug in einen maßgebenden Geldwert „umgerechnet“ werden muss, damit der Lohnsteuerabzug vorgenommen und Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden können. Der übliche Endpreis am Abgabeort ist der maßgebliche Wert und darf um die am Abgabeort üblichen Preisnachlässe und Rabatte gekürzt werden.

Sachbezugsverordnung (SvEV)

Seit 1978 werden für Zwecke der Sozialversicherung die Werte für unentgeltliche oder verbilligte Kost und Wohnung durch Rechtsverordnung festgesetzt. Diese – jährlich neu festgesetzten – Werte sind bei Arbeitnehmern für die Besteuerung maßgebend, sie gehen also der Einzelbewertung vor.

Anwendungsbereich der Sachbezugsverordnung

Diese Werte sind auch dann heranzuziehen, wenn der übliche Endpreis am Abgabeort unter dem Wert der Sozialversicherungsentgelt-Verordnung (SvEV) liegt. Steuerlich verbindlich sind diese Werte übrigens auch für nicht rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer. Die Sachbezugswerte sind ferner auch dann anzuwenden, wenn in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen usw. höhere oder niedrigere Werte festgesetzt sind.

Ausnahme bei Ablösung durch Barvergütung

Sie gelten nicht, wenn Sachbezüge durch Barvergütungen abgelöst werden, es sei denn, dass diese nur gelegentlich oder vorübergehend gezahlt werden (z. B. bei tageweiser auswärtiger Beschäftigung u.a.) und wenn mit der Barvergütung nicht mehr als der tatsächliche Wert der Sachbezüge abgegolten wird. Die Barvergütung ist dem Lohnsteuerabzug zu Grunde zu legen, wenn sie den tatsächlichen Wert der Sachbezüge übersteigt.

Durchschnittswerte für in der Luftfahrt, Seeschifffahrt oder Fischerei beschäftigte Arbeitnehmer

Neben den durch die SvEV festgesetzten amtlichen Sachbezugswerten kann die oberste Landesfinanzbehörde mit Zustimmung des BMF für weitere Sachbezüge der Arbeitnehmer Durchschnittswerte ansetzen. Diese Durchschnittswerte gehen ebenfalls einer Einzelbewertung vor. Solche Durchschnittswerte für Sachbezüge, für die in der Sachbezugsverordnung keine Werte festgesetzt sind, bestehen z. B. für bestimmte unentgeltliche oder verbilligte Flüge der Arbeitnehmer der Luftfahrtunternehmen. Durchschnittswerte sind ferner für die Beköstigung im Bereich der Seeschifffahrt und der Fischerei von den Küstenländern Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen und Schleswig-Holstein festgesetzt.

Tipp: Der Arbeitgeber hat die Einhaltung der Voraussetzung für die Anwendung der Sachbezugswerte bei arbeitstäglichen Zuschüssen bei Mahlzeiten seiner Arbeitnehmer zu kontrollieren. Dies Kontrolle muss er zudem dokumentieren. Außerdem sollten entsprechende Regelungen in den Arbeitsverträgen enthalten sein, die einer Überprüfung durch einen Lohnsteueraußenprüfer Stand halten. Durch geeignete Vereinbarungen mit Anbietern von Essensgutscheinen oder Restaurantchecks, die (digitale) Abrechnungen erteilen, können zudem weitere Erleichterungen geschaffen werden. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie als Arbeitgeber Mühe, Zeit und Kosten sparen möchten.