Wie gelingt die Digitalisierung deiner Buchhaltung?

veröffentlicht am 12.01.2023, aktualisiert am 30.09.2023

Wie gelingt die Digitalisierung deiner Buchhaltung?

In diesem Beitrag stelle ich dir drei Möglichkeiten vor, wie du den technischen Fortschritt für dich nutzen kannst und die Digitalisierung deiner Buchhaltung Schritt für Schritt vorantreibst.

Als Unternehmer behälst du deine Daten, deine Belege und deine Buchhaltung im Zu-Griff!

Gesetzgeber und Finanzverwaltung gehen immer mehr davon aus, dass die Hoheit über deine Daten (Datenhoheit) und dein Belegwesen (Dokumentenmanagement) bei Dir und die Verantwortung für deine Buchhaltung in deinen Händen liegt:

Ob als Freelancer, Selbstständiger oder Unternehmer: Du solltest ein starkes eigenes Interesse daran haben, deine Buchhaltung – wörtlich – „im Zu-Griff “ zu behalten. Und zwar so lange, wie die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Daten und Dokumenten sowie der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung es von dir verlangen oder du es für sinnvoll erachtest. Die ist nicht zuletzt eine Frage von Datenschutz und Datensicherheit.

Orientierung bietet das Bild der ordentlichen Kaufleute

Orientierung bietet das Bild der ordentlichen Kaufleute, die jederzeit Auskunft über die Lage ihres Unternehmens geben können. Hierzu dienen ihnen ihre Bücher, die sie zu führen (Buchführung) verpflichtet sind. Dieses Bild stand auch Pate für die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung und Bilanzierung (GoB) und an denen sich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) [1] orientieren.

Unterstützung durch Mitarbeiter oder Dienstleister ausdrücklich erwünscht

Selbstverständlich kannst du dich durch eigene oder fremde Mitarbeiter, versierte Buchführungshelfer oder gute Steuerberater unterstützen lassen. Dies gilt insbesondere für die Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen, für die Erledigung deiner Buchführung oder auch die Vornahme deines Zahlungsverkehrs und Mahnwesens. Aber die Verantwortung liegt bei dir und das sollte dir immer bewusst sein.

Drei Stufen der Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater sind möglich

Wichtig finden wir, dass der technische Fortschritt für eine schrittweise Digitalisierung deiner Buchhaltung genutzt wird, damit die manuelle Erfassung bereits elektronisch vorhandener Daten weitestgehend vermieden wird. Bezogen auf die Buchhaltung sind drei Wege einer digitalen Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater denkbar:

• Stufe 1: Du pflegst täglich deine elektronischen Rechnungseingangsbücher, deine Rechnungsausgangsbücher sowie Dein Kassenbuch in einem Tool deines Steuerberaters, z.B. stotax-select oder DATEV-online. Dieser übernimmt am Ende des Monats deine Daten zusammen mit einer elektronischen Kopie deiner Rechnungsbelege, deiner Bankauszüge sowie deiner täglichen Kassenzählprotokolle und erstellt für dich auf Basis deiner elektronischen Grundaufzeichnungen die Buchführung in seiner Kanzleisoftware. Dein Auswertungsumfang: Einmal im Monat erhälst du eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) über deine operative Geschäftstätigkeit und siehst auf einen Blick, aber mit einem zeitlichen Versatz von mindestens 4 bis 6 Wochen, wo du stehst.
• Stufe 2: Mit Hilfe eines einfach gehaltenen Softwaretools (z.B. Lexoffice, Sevdesk, Collmex oder eine andere geeignete Branchenlösung) ordnest du mindestens einmal wöchentlich all deine Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen einer jeweils vordefinierten Erlös- oder Kostenkategorie selbst zu und pflegst auf diese Weise deine elektronischen Rechnungsbücher sowie deine Kassenbücher. Dank Online-Einbindung deiner Geschäftskonten kannst du nicht nur die Zahlungseingänge deiner Kunden täglich überwachen, sondern auch all deine Zahlungen bequem online erledigen. Dein Steuerberater ist nur einen Klick entfernt, wenn du Hilfe bei der Zuordnung deiner Belege benötigst. Er übernimmt am Ende des Monats deine Daten zusammen mit einer Kopie deiner elektronischen Rechnungsbelege, deiner elektronischen Bankauszüge sowie deiner täglichen Kassenzählprotokolle und erstellt für dich auf Basis deiner elektronischen Grundaufzeichnungen die Buchführung in seiner Kanzleisoftware. Dein Auswertungsumfang: Du erhälst einmal im Monat eine Auswertung über deine operative Geschäftstätigkeit und siehst auf einen Blick, wo du stehst. Dein zusätzlicher Nutzen: Wir machen dich auf deine Fehler aufmerksam, helfen dir bei Korrekturen oder geben dir wertvolle Tipps, wie du im nächsten Monat die Grundaufzeichnungen verbessern kannst. Auf diese Weise wird die Qualität deiner Buchführung von Monat zu Monat immer besser, du baust dein kaufmännisches Verständnis in kleinen Schritten auf und wächst immer mehr in die Rolle eines Unternehmers hinein.
• Stufe 3: Dank einer vollwertigen Buchführungssoftware (z.B. scopevisio), erfasst du täglich all deine Geschäftsvorfälle selbst. Neben Pflege deiner elektronischen Rechnungsbücher und Kasse, profitierst du von Online-Banking und Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen und Online-Marktplätzen. Dein Auswertungsumfang: Du ziehst den Steuerberater bei Bedarf und in Zweifelsfällen hinzu und schließt am Ende des Monats die Buchführung gemeinsam mit diesem in Steuerberaterqualität ab. Dein besonderer Nutzen: Durch die gemeinsame Arbeit an deiner Buchführung verbesserst du Monat für Monat dein steuerliches und betriebswirtschaftliches Wissen und lernst unternehmerisch zu denken und zu handeln. Dank einer intelligenten Software, sinnvollerweise cloudbasiert und mit offenen REST-Api-Schnittstellen offen für weitere branchenspezifische Werkzeuge, erhälst du jeden Tag einen echten 360 Grad Blick auf dein Unternehmen.

Stufe 1: Elektronische Grunderfassung deiner Eingangs- und Ausgangsrechnungen erleichtert die Buchhaltung und verbessert die digitale Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater

Angebote und Rechnungen

Es empfiehlt sich, eine Software für die professionelle Erstellung von => Angeboten und Rechnungen zu nutzen; häufig bieten diese Lösungen auch eine Möglichkeit an, auf einfache Art und Weise Kunden und Lieferanten zu verwalten. Die Nutzung geeigneter Softwaretools für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen ist deshalb unerlässlich, weil einfache Schreibprogramme wie z.B. Word/Doc oder Excel als veränderliche Nebensysteme eingestuft werden, die von der Finanzverwaltung nicht als GoBD-konform angesehen werden.

Digitalisierung gelingt mit GoBD und Dokumentenmanagementsystem

In diesem Fall empfiehlt es sich, dass du sämtliche Ein- und Ausgangsbelege in einem zuvor definierten Prozess zu digitalisierst (=> Verfahrensanweisung für Scannen, Ablegen und Aufbewahren von Belegen und Dokumenten). Wichtig ist hier, dass die digitalisierten Belege nicht nur ein vollständiges Abbild des originären Beleges abgeben, sondern dass sie auch so beschriftet sind, dass das menschliche Auge sie auf einen Blick lesen und zuordnen kann und sie während der gesetzlichen => Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich gemacht werden können.

Anschließend legst du alle Belege nach Versand der Ausgangsrechnung an deine Kunden bzw. nach erfolgter Kontrolle eingehender Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern, Versorgern etc. zeitnah, vollständig und geordnet in einem => Ablagesystem deiner Wahl ab, das ein GoBD-konformes Dokumentenmanagement erlaubt.

Kassensystem und Warenwirtschaftssystem

Zusätzlich benötigst du für die Erfassung von Bargeschäften ein => elektronisches Kassensystem und gfs. für die Verwaltung deiner Waren und Produkte ein => elektronisches Warenwirtschaftssystem.

Online-Banking

Dein Steuerberater erhält am Ende der Abrechnungsperiode jeweils eine elektronische Kopie aller Ein- und Ausgangsrechnungen sowie aller Kontoauszüge. Zusätzlich kannst du auch jeweils einen Steuerberaterzugang mit Leserechten für alle geschäftlichen Bankkonten (=> Online-Banking) beantragen [2], damit er nicht unnötige Zeit mit dem erneuten Abtippen der Zahlen vergeudet, die bereits in digitalem Format vorliegen.

Buchführung in Steuerberaterqualität

Aus diesen Informationen wird alsdann im Haus bzw. auf dem System deines Steuerberaters eine => gesetzeskonforme Buchführung in Steuerberaterqualität erstellt. Erst auf dieser aufbauend kann mit den jährlichen => (Jahres)-Abschlussarbeiten begonnen werden.

Eine abgestimmte Buchführung in Steuerberaterqualität ist Voraussetzung für alle weiteren Auswertungen, z.B. => Umsatzsteuervoranmeldung oder => Zusammenfassende Meldung, die jeweils elektronisch an die Finanzverwaltung verschickt werden können.

Außerdem kann dir eine aussagefähige => betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) für weitere unternehmerischen Zwecke [3] zur Verfügung gestellt werden.

Auf besonderen Wunsch kannst du auch eine => betriebswirtschaftliche Auswertung für Zwecke der Vorlage gegenüber einer kreditgewährenden Bank, einem Gläubiger oder einem Gesellschafter erhalten [4].

WICHTIG: Viele moderne Buchhaltungslösungen wie Lexoffice, Sevdesk oder auch Collmex setzen voraus, dass die Steuerpflichtigen steuerlich vertreten und beraten sind und daher monatlich die grunderfassten Geschäftsvorfälle zusammen mit den digitalisierten Belegen per entsprechender Schnittstelle an ihren Steuerberater zur Überprüfung und weiteren Verarbeitung übertragen.

Jeder Softwarehersteller, der GoBD-Konformität und die Einhaltung von Datensicherheit und Datenschutz / DSGVO gewährleistet, wird dafür Sorge tragen, dass er standardmäßig eine DATEV-Schnittstelle zur Verfügung stellt, über die alle Daten reibungslos und mit verknüpften Belegbildern übertragen werden können.

Zwischenfazit I

Auf der ersten Stufe sollte der Einsatz einer geeigneten Software für Angebote und Rechnungen sowie eines einfachen Dokumentenmanagements obligatorisch sein, damit die grundlegendsten Voraussetzungen für die Einhaltung der GoBD erfüllt sind. Bei Bargeschäften muss über den Einsatz eines Kassensystems von vornherein nachgedacht werden. Ein ausgeklügeltes Warenwirtschaftssystem wird sicherlich nicht benötigt, aber die digitale Erfassung aller erhaltener Rechnungen, der bezogenen Waren und Dienstleistungen in einem Rechnungseingangsbuch bzw. Wareneingangsbuch schadet sicherlich nicht.

Stufe 2: Softwareeinsatz für die Erstellung einer (einfachen) Einnahme-Überschuss-Rechnung

Auf der nächsten Stufe nutzt du als Unternehmer zusätzlich geeignete (Software-)Tools für die Erledigung weiterer kaufmännischer Arbeiten inclusive einer => (einfachen) Buchführung für die Erstellung einer => Einnahme-Überschuss-Rechnung.

Ob und welche Software für ein Geschäftsmodell geeignet ist und ob die Pflege der Daten der technischen Affinität, dem buchhalterischen Wissen, den betriebswirtschaftlichen Ansprüchen des Unternehmers an möglichen Auswertungen entspricht, finden wir im gemeinsamen Gespräch heraus (=> Digitalisierungsberatung). 

Stammdatenpflege ist ein unternehmerisches MUSS

Mit unserer Unterstützung werden alle => Stammdaten des Unternehmens erfasst und alle wichtigen => Einstellungen in der Software vorgenommen.

Damit die Angebots- und Rechnungsschreibung mit dem richtigen Umsatzsteuerausweis gelingt, achten wir darauf, dass du alle Stammdaten deiner Kunden ordentlich und vollständig pflegst, bevor du Angebote erstellst oder Bestellungen entgegennimmst.

Auch die Stammdaten deiner Lieferanten sind wichtig, damit alles Voraussetzungen für den richtigen => Vorsteuerabzug gegeben sind.

Neben ordentlich gepflegten Stammdaten ist auch die Verwendung eindeutiger Debitoren- und Kreditorennummern bzw. einen einheitlichen Nummernkreis anzuraten.

Wichtig: Manche Softwarehersteller bieten die Möglichkeit, komplexe Organisationsstrukturen, z.B. von Handelskonzernen oder Einkaufsverbünden, abzubilden, die aber in der Regel von den meisten der bei Steuerberatern eingesetzten Systeme nicht verarbeitet werden können.

Differenzierte Beschreibung aller Produkte und Dienstleistungen ist Voraussetzung für aussagefähige Auswertungen und korrekte Rechnungsschreibung

Für die inhaltlich und formal korrekte Rechnungsschreibung ist es ebenfalls essentiell, dass alle Produkte und Dienstleistungen mit der richtigen Bezeichnung und Beschreibung, den richtigen Umsatzsteuersätzen [5] und unter Beachtung des zollrechtlichen und abgabenrechtlichen Status von Waren eingepflegt sind.

Pflege aller Einkaufs- und Verkaufspreise erleichtern die Kalkulation

Aktuelle Einkaufs- und Verkaufspreise können entweder hier oder bei dem jeweiligen Lieferanten oder Kunden hinterlegt werden. Auch hier gilt, dass eine penible Pflege aller Ein- und Verkaufspreise nebst Zahlungskonditionen die Vor- und Nachkalkulation erheblich erleichtern.

Sorgfältige Einrichtung der Buchführung durch den Steuerberater spart bares Geld

Welche Vorgehensweise und welches Programm für welches Geschäftsmodell besonders geeignet ist und welches nicht, solltest du bitte mit deinem Steuerberater abstimmen.

So eignen sich z.B. lexoffice und sevdesk aktuell nicht, die Rechnungsschreibung für Unternehmer mit Differenzbesteuerung korrekt abzubilden.

Die Rechnungsschreibung für innergemeinschaftliche Lieferungen und innergemeinschaftlichen Erwerb sowie grenzüberschreitende Dienstleistungen gelingt in beiden Programmen gut.

All diese Frage sind im Rahmen der => Einrichtung der Buchführung zu klären, in der auch die Wahl und Verwendung des geeigneten => Kontenrahmens abgestimmt wird.

Die digitalisierten Ein- und Ausgangsrechnungen (=> Beleg) werden sofort nach Erstellung bzw. nach Erhalt und Kontrolle einem zuvor definierten => Geschäftsvorfall zugeordnet; wie das zu geschehen hat, kann in einer => Buchungsrichtlinie beschrieben werden.

Wie die => Rechnungskontrolle zu erfolgen hat, ist Gegenstand des => internen Kontrollsystems (IKS). Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems [6].

Automatisierung gelingt bei gründlicher Vorarbeit und korrekter Stammdatenpflege

Sind Stammdaten und Buchungsvorgaben richtig vorbelegt, werden auf Basis der eingescannten Belege korrekte Buchungsvorschläge ausgewiesen, die nach einer erneuten (persönlichen) Überprüfung bestätigt und automatisch korrekt verbucht und einem Zahlungsvorgang zugeordnet werden können.

Fällige Rechnungen und Zahlungsvorschläge werden bei Fälligkeit im Dashboard angezeigt, so dass du auf einen Blick erkennen kannst, wann du tätig werden musst. Mehr oder minder auf Knopfdruck kannst du alsdann eine Zahlung veranlassen, eine Zahlungserinnerung verschicken oder zum Hörer greifen.

Alle Geschäftskonten sollten online in die Software mit eingebunden werden können. Auf diese Weise kannst du jederzeit auf alle Bankbewegungen und Bankbestände zugreifen und bist daher über deine (kurzfristige) Liquidität zeitnah informiert.

Über geeignete Schnittstellen können auch Marktplätze, Paymentservices oder eCommerce-Systeme wie eBay, Amazon, Otto, Metro, Kaufland u.v.m.), z.B. als Verrechnungskonten, mit in die Buchhaltung eingebunden und Zahlungseingänge automatisch verknüpft werden.

Termin für Monatsabschluss ernst nehmen und angebotene Überprüfung durch den Steuerberater in Anspruch nehmen

Wenn du sicher bist, dass du im Laufe eines Monats alle Belege und Zahlungsvorgänge erfasst und den richtigen Geschäftsvorfällen zugeordnet hast, kannst du den Monat abschließen, die Daten deinem Steuerberater zur Überprüfung freischalten und nach dessen Freigabe selbst deine => Umsatzsteuer-Voranmeldung, => Zusammenfassende Meldung [7] elektronisch an das Finanzamt bzw. an das Bundeszentralamt für Steuern versenden.

Abschluss der Buchführung ist Voraussetzung für den Beginn der Jahresabschlussarbeiten

Am Jahresende könntest du die => Buchführung abschließen und selbst deine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen und elektronisch an das Finanzamt versenden.

HINWEIS: Bevor du deine Einnahme-Überschuss-Rechnung elektronisch an das Finanzamt versendest, empfiehlt es sich aus gutem Grund, deine selbst erstellte Buchführung von einem erfahrenen Steuerberater kontrollieren, unter Umständen korrigieren und danach für den Abschluss freigeben zu lassen.

Zu diesem Zweck übernehmen wir die Daten und Belegbilder aus den Softwaretools in unsere Systeme und prüfen hier deren Verbuchung. Auch überprüfen wir stichwortartig die formalen Voraussetzungen für den korrekten Vorsteuerabzug und etwaige Steuerbefreiungen.

Neben der Tatsache, dass bei manchen Softwarelösungen, die keine kontenbezogene Kontrolle durch den Steuerberater zulassen [8], viel zu viel Zeit für die Kontrolle verbraucht würde, lassen diese einfachen Systeme keine aussagekräftigen Auswertungen in Steuerberaterqualität zu.

Diese systemseitige Beschränktheit der Möglichkeiten wird von den Herstellern klar und deutlich mit der mangelhaften Qualität der in Eigenregie erstellten Buchführung bzw. den hieraus abgeleiteten Steuererklärungen bei Selbstbucher argumentiert.

Wir kommentieren daher in jedem Fall auch jeden gemachten Fehler und helfen dir auf diese Weise, aus deinen Fehlern zu lernen. Du erhälst in diesem Fall nicht nur eine Buchführung in Steuerberaterqualität als Grundlage deiner korrekten Steuererklärungen, sondern erfährst auch, wie du die Qualität und Aussagekraft deiner laufenden Buchführung im kommenden Jahr verbessern kannst.

Zwischenfazit II

Auf der zweiten Stufe steht die Heranführung an die eigene Buchführung und die Digitalisierung weiterer Prozesse in der Buchhaltung im Vordergrund: Neben der konsequent elektronischen Rechnungserstellung werden sämtliche Geschäftsvorfälle digital dokumentiert und in Buchungsvorgänge verwandelt. Die Pflege von Stammdaten auf Basis wirtschaftlicher und vertraglicher Grundlagen schult das Bewusstsein für (steuer-)rechtliche Zusammenhänge und erweitert deine kaufmännischen Fähigkeiten.

[5] Vgl. § 12 UStG, UStAE zu § 12 UStG mit weiteren Hinweisen

Stufe 3: Buchführung in Steuerberaterqualität auf einem Datenbestand im Unternehmen

Wenn die Zahl deiner Geschäftsvorfälle und die Komplexität deines Geschäftes im Laufe der Zeit steigt, empfiehlt es sich, in Abstimmung mit deinem Steuerberater über die Einrichtung einer Buchführung im eigenen Hause nachzudenken und alle bisherigen Abläufe – nicht nur im Rechnungswesen – des Unternehmens zu hinterfragen.

Alle kaufmännischen Arbeitsprozesse fließen im Rechnungswesen zusammen und daher machte es Sinn, konsequent danach zu suchen, wie Redundanzen und Doppelungen durch das Umstellen von Prozessen, das Streichen von Aufgaben und Wegfall überhöhter Anforderungen auf ein Minimum reduziert werden können.

In einer arbeitsteiligen Wirtschaft ist es daher denkbar, dass die (Original-)Belege ausschließlich im Unternehmen verbleiben und nicht mehr als Belegdoppel oder Datensatz an den Steuerberater zur Folgeverarbeitung herausgegeben werden müssen.

Besser wäre es, wenn dieser sich nach Rücksprache auf die Programme des Unternehmens aufschalten und von dort mit dir zusammen dafür sorgt, dass die Buchführung immer auf dem laufenden Stand ist und einen hohen Qualitätsstandard erfüllt.

Fazit III

Der bisher erforderliche „Umweg“ über die Software deines Steuerberaters könnte entfallen. Doppelte Datenbestände gehörten der Vergangenheit an, Programme könnten gemeinsam lizensiert und eingesetzt werden. Die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater wird unmittelbarer und die Qualität und Aussagefähigkeit deiner Buchführung im Unternehmen würde dank Digitalisierung der Buchhaltung enorm gesteigert. Durch die gemeinsame Arbeit an der Buchhaltung verbesserst du Monat für Monat dein steuerrechtliches und betriebswirtschaftliches Wissen und lernst unternehmerisch zu denken und zu handeln.

Wenn du dich dafür interessierst, wie die Digitalisierung gelingt, empfehle ich Dir folgende Beiträge:

• Meine 13 besten Gründe für WERTvolle SteuerBeratung
• Buchführung in 15 Minuten