Welche 7 Kriterien zeichnen eine gute Ablage aus?

Welche Kriterien machen eine gute Ablage aus? Ist papierlos wirklich alternativlos, wenn es um eine gute Ablage geht? Was bedeutet überhaupt „gut“?

Die papierlose Ablage ist dank moderner Technik, kostengünstigen Softwarelösungen zu erschwinglichen Preisen und einer neuen Bereitschaft, sich mit diesen Angeboten zu befassen, inzwischen nicht nur in großen Unternehmen etabliert. Für Selbständige, kleine und mittlere Unternehmen und erfreulicherweise auch im privaten Bereich wird die digitale Ablage immer attraktiver. Wie sie gelingt, erfährst du nun.

Dieser Beitrag ist der erste einer Mini-Serie zum Thema Ablage und Dokumentenmanagement. In dieser zeige ich, auf welche sieben Kriterien es beim Umstieg auf eine papierlose Ablage ankommt, welche Vor- und Nachteile eine papierlose Ablage hat und wie deine Ablage mühelos und wann digital gelingt. 

Papierlose Ablage – was ist wirklich wichtig?

Zunächst solltest du dir bewusst machen, dass jeder Mensch in seinem privaten Bereich und jeder Selbständige oder Unternehmer in seinem betrieblichen Bereich immer auch in einer Rechts- oder Vertragsbeziehung mit einer staatlichen Behörde, einem Versorger, einer Bank oder Versicherung oder auch mit einem anderen Unternehmen steht.

Für jede Art von Lieferung oder Leistung fallen auf Seiten ihrer Anbieter Kosten an. Diese müssen auf der anderen Seite durch marktübliche Preise, Gebühren und Abgaben vom jeweiligen Abnehmer „bezahlt“ werden. Der Anbieter erhält als Ausgleich für seine Kosten einen Erlös dank der Bezahlung seiner Kunden.

In all diesen Fällen werden Rechnungen oder Honorarnoten, Gebühren- oder Abgabenbescheide ausgegeben, die einerseits die jeweilige Lieferung und Leistung und andererseits ihren Gegenwert – den hierfür geforderten Geldbetrag – und die gewünschte Zahlungsweise beschreiben.

Dieser Austausch von Leistung (Ware oder Dienstleistung) und Gegenleistung (Geld) wird als Lebenssachverhalt oder treffender als Geschäftsvorfall bezeichnet. Dieser wird durch einen Buchungssatz in der eigenen Buchführung beschrieben.

Eine gute Ablage hilft Steuern zu sparen

Wie du vielleicht bereits weisst, finanziert sich unser Gemeinwesen dadurch, dass der deutsche Staat Steuern, Gebühren und Abgaben erhebt. Während Gebühren und Abgaben für alle gleich hoch sind, werden z.B. Einkommensteuern nach der jeweiligen Leistungsfähigkeit der Steuerpflichtigen bemessen.

So müssen Steuerpflichtige am Ende eines Jahres z.B. eine Einkommensteuererklärung bei ihrem Finanzamt abgeben und darlegen, wie hoch ihr zu versteuerndes Einkommen im abgelaufenen Kalenderjahr (Veranlagungszeitraum) war.

Hierfür müssen sie – vereinfacht gesprochen – alle Einnahmen, vermindert um abzugsfähige Ausgaben, auflisten, damit das Finanzamt die Steuer in der gesetzlich vorgeschriebenen Höhe festsetzen kann. Ausgaben, die im Zusammenhang mit der privaten Lebenshaltung im Zusammenhang stehen, bleiben in der Regel unberücksichtigt.

Damit du dem Finanzamt gegenüber nachweisen kannst, wie hoch deine Einnahmen und Ausgaben gewesen sind, hilft dir eine gut sortierte Ablage, in der du ohne Suchen sofort alle Verträge, Rechnungen, Belege, Quittungen, Unterlagen, Informationen und Kontoauszüge findest, die du für die Erstellung deiner Steuererklärung benötigst.

Selbständige und Unternehmer erfassen in ihrer Buchhaltung sämtliche Geschäftsvorfälle auf Basis der zugehörigen Belege und stellen diese in ihrer Buchführung zusammen. Die Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag erfolgt dann nach jeder Abrechnungsperiode im Rahmen einer Gewinnermittlung. Diese gibt Aufschluss über Erfolg oder Misserfolg der selbständigen oder unternehmerischen Tätigkeit und bildet damit die Grundlage der Besteuerung nach der jeweiligen Leistungsfähigkeit der Selbständigen und Unternehmer.

Selbständige und Unternehmen müssen hierbei die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ beachten.

Aber auch für dich als privater Verbraucher (= Nichtunternehmer) ist es von Vorteil, wenn du die folgenden sieben Kriterien für Ordnung und Struktur deiner Ablage berücksichtigst.

Kriterium 1: Ordnung und Struktur deiner Ablage sind prinzipiell technologieneutral

Grundsätzlich ist es egal, ob du dich mit herkömmlichen oder digitalen Aktenordnern, Unterordnern Registern, Laschen oder Mappen organisierst, solange die von dir ausgewählte Ordnung und Struktur deiner Ablage ihren eigentlichen Zweck erfüllt:

Du willst jederzeit ohne aufwendiges Suchen und irreversiblen Datenverlust auf all deine wichtigen Dokumente, Rechnungen, Kontoauszüge und andere persönliche Informationen zugreifen können!

Warum ist das wichtig?

• Du willst am Ende des Jahres den Überblick behalten, wofür du dein Geld ausgegeben hast!
• Du willst nachweisen können, wieviel du verdient und wann du welche Rechnung bezahlt hast!
• Du willst wissen können, wie viel Geld du angespart und in welche Wertpapiere du investiert hast!
• Du willst nachhalten können, wie lange du noch Kredite und Darlehen zurückzahlen musst!
• Du willst beurteilen können, ob du dir eine schönere Wohnung, ein neues Fahrrad oder einen genialen Urlaub leisten kannst!
• Du willst wissen, wie hoch deine Steuererstattung vom Finanzamt in diesem Jahr ausfällt?
• Notiere dir, welche Gründe dir noch einfallen und du wirst noch mehr Gefallen an deiner neuen Ordnung und Sortiertheit finden!

Entscheidend ist einzig und alleine, dass du dich in deiner Ablage zurechtfindest und die richtigen Unterlagen und Dokumente so lange wiederfindest, wie du sie brauchst und diese dann auch lesen kannst; denn nur durch Vorlage der richtigen Rechnungen, Verträge oder Zahlungsnachweise kannst du

• steuermindernde Sachverhalte beweisen oder dich gar gegen einen Vorwurf von Steuerverkürzung oder gar Steuerhinterziehung wehren,
• deinen Anspruch auf Auszahlung einer Lebensversicherung, eines Sparplans oder einer Rente beweisen,
• die Abzahlung eines Ratenkaufes, eines Darlehens oder einer anderen finanziellen Verpflichtung nachweisen.

Ich empfehle dir die Anlage eines Ablageplanes, den du immer dann aktualisierst, wenn ein bestehender Vertrag ausläuft oder du einen neuen abschließt.

Kriterium 2: Deine Ablage muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein

Du solltest alle Belege, Aufzeichnungen und Unterlagen aufbewahren, die dem Verständnis und der Überprüfung von Sachverhalten dienen, die für die Besteuerung im Einzelfall von besonderer Bedeutung sind. Hierzu zählen im nicht unternehmerischen Bereich vor allem:

• Original-Handwerkerrechnungen und die zugehörigen Überweisungsträger als Nachweis der unbaren Bezahlung,
• Original-Spenden- und Zuwendungsbestätigungen als Nachweis deiner Zahlung zur Unterstützung gemeinnütziger Zwecke
• Original-Steuerbescheinigung zusammen mit der zugehörigen Erträgnisaufstellung deines Bankinstituts
• Original-Rechnung für den Kauf eines Arbeitsmittels oder deiner Büroausstattung, wie z.B. Laptop, Schreibtischlampe oder Softwaretool
• Original-Rechnung für den Kauf eines Sachbuches oder einer Weiterbildung
• Grundbuchauszug als Nachweis der Eigentümerstellung, notarielle Beurkundung eines Grundstück-Kaufvertrages nebst Gebührennoten des Notars, Rechnungen von Amtsgericht, Makler, Handwerkern, Grunderwerbsteuerbescheid und Grundsteuerbescheid vom Finanzamt u.a. als Nachweis der Höhe der Anschaffungskosten und Anschaffungsnebenkosten sowie Darlehensverträge zur Darlegung der Herkunft der Mittel, mit denen die Anschaffung finanziert wurde, Baugenehmigung und Wohnflächenberechnung des Architekten
• und vieles mehr.

In eine gute Ablage gehören neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die geeignet sind, einen steuerrechtlich relevanten Sachverhalt nachvollziehbar und nachprüfbar zu dokumentieren. Dies gilt besonders, aber nicht nur, im unternehmerischen Bereich.

Im unternehmerischen Bereich kommen außerdem eine Vielzahl weiterer Unterlagen, Dokumente und Informationen hinzu, die im Wesentlichen von der Art und Arbeitsweise des jeweiligen Unternehmens bestimmt werden.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind z. B. reine Entwürfe von Verträgen und Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.

Bitte denke daran, dass unsere Amtssprache deutsch ist. Du solltest also darauf achten, dass sämtliche Informationen in deutscher Sprache bzw. in amtlicher Übersetzung vorliegen.

Auch solltest du immer sicherstellen, dass sich die einzelnen Sachverhalte in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung lückenlos nachvollziehen lassen. Und zwar so lange, wie du zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtest bist oder diese Unterlagen für dich von besonderer Wichtigkeit sind. Was im Übrigen unter einem „Original“ zu verstehen ist, greifen wir an anderer Stelle noch einmal auf.

Kriterium 3: Deine Ablage sollte vollständig sein

Deine Ablage sollte vollzählig und lückenlos sein. Das gelingt am ehesten, wenn du dir am Anfang eines jeden Jahres eine Aufstellung machst, in der du alle Verträge und Zahlungsverpflichtungen einzeln einträgst. Notiere, was du an wen, warum, wann und in welcher Höhe bezahlen musst.

Am Ende eines jeden Monats kannst du dann durch Vergleich deiner Liste mit den Kontoauszügen und deiner Ablage überprüfen, ob du wirklich alle Rechnungen bezahlt und abgelegt hast oder ob dir eine Rechnung fehlt.

Kriterium 4: Deine Ablage sollte richtig sein

Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden (BFH-Urteil vom 24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51), der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.

Dies gilt insbesondere für Selbständige und Unternehmer, aber auch Private sollten sich bewusst machen, welche Verträge sie schließen und welche Ausgaben sie tätigen.

• Überprüfe daher jede Rechnung, die du erhälst, unmittelbar nach Erhalt auf formale und inhaltliche Richtigkeit.
• Hinterfrage auch, ob dir dieser Vertrag (noch) nützt oder du ihn vielleicht für die Zukunft kündigen oder diese Ausgabe in Zukunft nicht mehr tätigen möchtest.

Um die Richtigkeit einer Rechnung zu bestätigen, musst du folgende Rechnungsbestandteile prüfen:

Erst, wenn alle formalen Kriterien erfüllt sind und du auch die inhaltliche und rechnerische Richtigkeit bestätigen kannst, ist die Rechnung in Ordnung und kann nach ihrer Zahlung abgelegt und archiviert werden.

Kriterium 5: Die Ablage von Belegen muss zeitnah erfolgen

Lege Belege in Papierform oder in elektronischer Form zeitnah, also möglichst unmittelbar nach deren Erhalt oder Entstehung ab.

So kannst Du am ehesten sicherstellen, dass kein Dokument, keine Rechnung oder Quittung verloren gehen und – bei elektronischen Dokumenten besonders wichtig – verändert oder manipuliert werden kann.

Dies lässt sich einerseits durch organisatorische Vorkehrungen bewerkstelligen, andererseits muss dies gfs. durch technische Maßnahmen gewährleistet werden, so müssen Archivdaten z.B. zeitnah auf das endgültige Archivierungsmedium übertragen werden, damit eine nachträgliche Veränderung oder gar Verlust ausgeschlossen werden kann.

Kriterium 6: Deine Ablage sollte geordnet sein

Der Grundsatz der Klarheit verlangt u. a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Zuordnung.

Hier hilft ein Aktenplan, der dir auf einen Blick zeigt, wo du was ablegst und wiederfinden kannst.

Verwende dabei nur so viele Ordner, Unterordner und Kategorien, wie du mit maximal 3 Handgriffen (Schrank => Ordner => Register) öffnen bzw. mit 3 Mausklicks (Verzeichnis => Ordner => Unterordner) an die richtige Stelle navigieren kannst.

Kriterium 7: Deine Ablage muss unveränderbar und sicher sein

Deine Aufzeichnung sollte nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch dürfen solche Veränderungen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Hier eignen sich elektronische Ablagesysteme besonders gut, weil einzelne Bearbeitungsschritte automatisch festgeschrieben und dokumentiert werden können.

In jedem Fall solltest du darauf achten, dass nur Originalbelege – das gilt auch für elektronische Rechnungen, die als Email-Anhang ins elektronische Postfach abgelegt werden – in einem definierten Arbeitsgang ihren Weg in die Ablage finden und dort nicht wieder entfernt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.

Du musst sicherstellen, dass archivierte Akten und Dokumente während ihrer gesamten Aufbewahrungsdauer gut lesbar und auswertbar bleiben.

Das setzt voraus, dass du deine Daten und dein Datenverarbeitungssystem gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) sicherst und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) schützt. Werden deine Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, geht dies immer zu deinen Lasten.

Wenn du dir noch nicht sicher bist, ob du deine Ablage digital organisieren willst, lies einmal hier nach, was FÜR und GEGEN eine digitale Ablage spricht.