Stotax2Go und Scan2Select für die digitale Steuerkanzlei

Unser Wochenende fing gut an: Bei strahlendem Sonnenschein begrüßte uns das Stotax-Team zum diesjährigen Anwendertreffen in Bonn-Beuel. In den folgenden Stunden erhielten wir interessante Einblick in die Entwicklungsarbeit des vergangenen Jahres und – viel spannender – Ausblicke auf die Entwicklungsziele der kommenden Monate.

Besonders spannend und erfolgversprechend: Die Vorstellung der beiden neuen Applikationen Stotax2Go und Scan2Select für die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater durch einfaches Hochladen eingescannter Buchhaltungsbelege.

• Stotax2Go: Die kostenfreie App kann für Apple- und Android-Nutzer über die üblichen Kanäle heruntergeladen und auf dem Mobilgerät – Handy, Pad oder Tablet – installiert werden. Die Einrichtung des Programms erfolgt automatisch und ist nach Eingabe von Nutzerkennung und Passwort für den berechtigten Nutzer sofort einsatzbar. Jeder Beleg kann mit dem Mobilgerät abfotografiert und bei Bedarf in der Anwendung beschnitten werden. Nun braucht nur noch die richtige „Fachlichkeit“ (in den meisten Fällen wohl „Rewe-Buchungsbeleg“), der richtigen Monat und das aktuelle Wirtschaftsjahr (z.B. März 2019, wenn der Beleg am 19.03.2019 erstellt wurde) ausgewählt und gfs. eine Notiz oder Anmerkung zum Beleg hinzugefügt zu werden: z.B. „Dekoration für Besprechungszimmer“ oder „Blumen für Frau Maier, Abteilung Einkauf, 50. Geburtstag“. Nun kann der abfotografierte und kommentierte Beleg ohne weiteres Tun an den Steuerberater übertragen werden. Sie erhalten umgehend eine Übertragungsbestätigung („grüner Haken“) und können sich von der Applikation abmelden. Sofern dies in Ihrer eigenen Verfahrensanweisung so beschrieben ist, könnten Sie nun sogar den Original-Beleg wegschmeißen. Einfacher geht’s nicht!
• Scan2Select: Viele Wege führen nach Rom! Getreu diesem Motto bietet Stotax nun mit einem der nächsten Software-Updates eine weitere Applikation für die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater an. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass der Digitalisierungsgrad vieler kleiner und mittlerer Unternehmen nicht nur sehr unterschiedlich ist, sondern auch die in diesen Unternehmen eingesetzten Systeme eine Vielzahl von Ausgabemöglichkeiten unterstützen. Die digitale Steuerkanzlei nutzt diese weiteren technischen Möglichkeiten, um auf die unterschiedlichen Bedürfnissen ihrer Mandanten noch besser eingehen zu können.

Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nicht nur ein erstrebenswertes, sondern auch ein mittelfristig erreichbares Ziel. In den vielen Gesprächen mit Unternehmern stellen wir allerdings immer wieder fest, dass sie zwar die Chancen der Digitalisierung bzw. der digitalen Technologien erkennen, diese jedoch nicht in konkretes TUN in ihren eigenen Unternehmen umzusetzen verstehen. Hier möchten wir mit unserer Beratung zum Schwerpunktthema Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung ansetzen und neben der Aufklärung praxisnahe Unterstützung bei der Implementierung kleiner wie großer Umsetzungsprojekte bieten.

Gründe für die Umsetzungsdefizite in KMU

Für das Umsetzungsdefizit gibt es viele gute Gründe. Es bestehen große Unsicherheiten sowohl bei der Auswahl der richtigen IT-Dienstleister als auch der geeigneten Software. Am Markt verfügbare Standardlösungen lösen nicht unbedingt die Aufgaben, die im eigenen Unternehmen anstehen. Alte, aber noch funktionsfähige Maschinen in Produktionshallen sind nicht durchgängig für eine Vernetzung geeignet, der Steuerberater möchte am liebsten alle Belege im herkömmlichen Pendelordner, die Kunden wünschen ihre Rechnungen als PDF-Anhang einer E-Mail und manche Lieferanten senden ihre Papierrechnungen per Post. Es bestehen große Ängste in Bezug auf die Datensicherheit, die Fehleranfälligkeit und neue Abhängigkeiten von einzelnen großen Anbietern. Fundiertes Wissen über den Stand der Technik und heute schon existierende und bezahlbare Lösungen fehlen.

Wie digital kann Finanzbuchhaltung sein?

Von der Öffentlichkeit wenig beachtet, gehört die Nutzung von Daten verarbeitenden Systemen sowie der Einsatz neuer digitaler Anwendungen bereits seit 30 Jahren zum Alltag eines jeden Buchhalters. Die Finanzbuchhaltung dient seit jeher als Sammelbecken aller betrieblichen Informationen und also sind ihre Aktualität und Richtigkeit essentiell für jeden Unternehmer, der unternehmerische Entscheidungen auf eine verläßliche Datenbasis stützen möchte. Auch der Staat und über ihn die Allgemeinheit haben ein besonderes Interesse daran, dass der unternehmerische Erfolg zeitnah als Steuersubstrat ermittelt und in korrekter Weise besteuert werden kann.

Neu im Sinne von „disruptiv“ sind die rasante Entwicklung des technischen Fortschritts und die in diesem Zusammenhang fortschreitende Vernetzung aller privaten und betrieblichen EDV-Systeme über das Internet, dessen zunehmende Arbeitsgeschwindigkeit an sich und die daraus resultierenden Möglichkeiten, die im wahrsten Sinne des Wortes grenzüberschreitend sind. Hieraus entstehen unglaublich große Hebelwirkungen und Skalierungen, die beflügeln oder verängstigen – je nach Blickwinkel. Die technischen Möglichkeiten führen in jedem Fall über Innovation zur Rationalisierung und in vielen Bereichen auch zur Disruption des Bekannten.

Buchhalter in Unternehmen und viele Steuerberater, die die Buchhaltung für ihre häufig kleineren Mandanten erledigen, gehören nicht unbedingt zu den innovativsten Berufsgruppen. So stoppt der Prozess der Digitalisierung häufig im externen Rechnungswesen an der Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und Dritten; z.B. Kunden, Lieferanten, Banken, Gläubigern, Betriebs- und Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern.

Wer langfristig erfolgreich sein will, muss sich jedoch auch in der Buchhaltung den Anforderungen moderner Kommunikation und Datenverarbeitung stellen. Die Digitalisierung läßt sich nicht aufhalten. Daher beschäftigen wir uns schon seit geaumer Zeit mit den Möglichkeiten digitaler Anwendungen in der Buchhaltung, prüfen und hinterfragen für unsere Mandaten die jeweiligen Angebote, die es schon heute als Standardlösungen auf dem Markt gibt, und empfehlen je nach Digitalisierungsgrad und Bedarf des einzelnen Unternehmens ein geeignetes Produkt oder eine bestimmte Vorgehensweise.

Stotax-Select: Ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Der Einsatz des Mandantenpostfaches Stotax-Select eignet sich besonders für den Einstieg in die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung kleiner und mittlerer Unternehmen. Es bietet Unternehmern, die den Aufwand für die Aneignung fundierter Buchhaltungskenntnisse oder die Beschäftigung eines versierten Buchhalters scheuen, eine kostengünstige Möglichkeit, digitale Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen GoBD-konform zu verarbeiten. Das zeitnahe Sammeln und Erfassen buchhalterisch wichtiger Belege und Geschäftsvorfälle gelingt auf diese Weise. Auch die datensichere Ablage und langfristige Archivierung können über das Mandantenpostfach von Stotax-Select auf einfache Weise erledigt werde