Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat sich in seinem aktualisierten Schreiben vom 28.11.2018 zu der  steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2019 geäußert.

Quelle: BMF v. 28.11.2018 zu steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2019

Was sind Reisekosten?

Hierunter versteht man allgemein den Werbungskostenabzug bzw. den steuerfreien Arbeitgeberersatz bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten (kurz: Auswärtstätigkeiten) von Arbeitnehmern. Zu den Reisekosten zählen in erster Linie:

• Fahrkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Diese Kosten können in der Regel als Werbungskosten abgezogen werden oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit veranlasst sind.

Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Eine begünstigte Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer
außerhalb der Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Abgrenzungskriterium erste Tätigkeitsstätte

Wo der Arbeitnehmer seine „erste Tätigkeitsstätte“ hat, ist für die Frage, ob die Fahrtkosten

• nur in Höhe der niedrigeren Entfernungspauschale (für Pkw 0,30 €/km für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) oder
• in voller Höhe absetzen kann,

nach denselben Regeln zu beurteilen.

Bedeutung hat diese Abgrenzung auch für die Besteuerung des geldwerten Vorteils aus der unentgeltlichen Überlassung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte:

Nur wenn der Betriebssitz oder eine andere Tätigkeitsstätte als „erste Tätigkeitsstätte“ anzusehen ist, ist für diese Fahrten ein geldwerter Vorteil zu erfassen. Andernfalls gelten Reisekostengrundsätze.

Lohnsteuerabzug oder Pauschalierung der Lohnsteuer?

Zahlt der Arbeitgeber eine höhere Reisekostenerstattung als gesetzlich zulässig, muss er von dem übersteigenden Betrag den Lohnsteuerabzug vornehmen. Etwas anderes kann nur gelten, wenn er eine Pauschalierung der Lohnsteuer vornimmt. Zahlt ein Dritter Vergütungen für Auswärtstätigkeiten und ist der Arbeitgeber nicht zum Lohnsteuerabzug verpflichtet, muss der Arbeitnehmer den steuerpflichtigen Teilbetrag ggf. in seiner Einkommensteuererklärung angeben.

Reisekostenerstattung

Das oben genannte BMF-Schreiben regelt nun für 2019 die Höhe der Beträge, die als Werbungskostenabzug oder die Reisekostenerstattung des Arbeitgebers in Frage kommen.