In 5 Schritten zu deiner perfekten Ablage

Nichts ist unbeliebter als Ablage und keine Tätigkeit wird weniger unterschätzt als diese. Mangelnde Ordnung und fehlende Strukturiertheit kosten aber nicht nur Zeit und Mühe, es kann auch richtig existenzgefährdend für dich sein, wenn deine Ablage nicht funktionsfähig ist und du wichtige Dokumente nicht mehr wiederfindest oder steuermindernde Tatsachen nicht belegen kannst.

Lerne Ordnung & Struktur, liebe sie

– denn sie spart dir Zeit & Müh‘! 

Dies war einer der ersten Einträge in mein geliebtes Poesiealbum. Meine Mutter hat ihn mir vor einer halben Ewigkeit mit auf den Weg gegeben und er hat bis heute nichts von seiner Schlichtheit, Richtigkeit oder gar Aktualität eingebüßt. 

„Back to the roots“ oder „warum Ablage so wichtig ist“

Mitte der 1980er Jahre habe ich während meiner ersten kaufmännischen Ausbildung im Groß- und Außenhandel lernen und erfahren dürfen, wie perfekt ein mittelständisches Unternehmen organisiert sein kann.

Es war offensichtlich, dass die miteinander verabredete Organisation allen im und am Unternehmen tätigen Menschen Struktur und Ordnung gab und im Ergebnis zum wirtschaftlichen Markterfolg des Unternehmens beitrug. 

Freilich erst im Laufe meiner darauffolgenden Lehr- und Wanderjahre in und für andere Unternehmen und Menschen habe ich verstanden und wertschätzen gelernt, wie gut durchdacht die damals schon weitestgehend digitalisierten Arbeitsabläufe im Unternehmen ineinandergriffen und wie reibungslos die Organisation auf allen Ebenen des Unternehmens funktionierte. 

Mir fiel im Laufe der Zeit außerdem auf, dass sehr viele Menschen – und zwar unabhängig von ihrem Alter, ihrem Ausbildungshintergrund oder ihrer beruflichen Tätigkeit – Schwierigkeiten damit haben, nicht nur relevante von irrelevanten Informationen auseinander zu halten, sondern auch zwischen Vertrag, Rechnung und Zahlungserinnerung zu unterscheiden. 

Die Beschäftigung mit wirtschaftlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Zusammenhängen wird insbesondere im privaten Kontext der Menschen, aber auch bei Selbständigen und in vielen, vor allem kleinen und inhabergeführten Unternehmen häufig in Gänze vernachlässigt. 

Und weil das so ist, erkläre ich dir in diesem Beitrag, auf was es bei einer Ablage im Wesentlichen ankommt und wie du dich mit wenig Mehraufwand und vergleichsweise geringem technischen Wissen schaffst besser zu organisieren. Lies zuvor diese beiden Artikel, damit wir auf den gleichen Grundlagen aufbauen:

In 5 Schritten zu deiner perfekten Ablage ein

Zunächst empfehle ich dir, in einer ruhigen Woche oder an einem verregneten Wochenende ein paar Stunden Zeit zu blocken und dich mit Tee, Kaffee und gerne auch ein paar Keksen einzudecken – du wirst zwischendurch bestimmt eine Pause brauchen. Wenn du magst, lege gute Musik auf und schon kannst du loslegen und in 5 Schritten deine perfekte Ablage einrichten!

In Schritt 1 benötigst Du einen handelsüblichen Dokumentenscanner, einen Ablagekasten, einen Kugelschreiber, Papier für deine Notizen oder ein paar bunte Haftnotizen.

In Schritt 2 sortierst du aus: Räume deine Schreibtischfläche, Schubladen, Schränke, Caddys und was immer dir als „Ablage“ bisher diente auf! Entferne und entsorge alles, was du nicht mehr benötigst. Es schadet auch nicht, wenn du die Gelegenheit nutzt, deinen Arbeitsplatz, die Schubladen und Schränke gründlich zu reinigen und dies in regelmäßigen Abständen zu wiederholen.

Im Schritt 3 verschaffst du dir einen ersten Überblick, welche Art von Verträgen, Dokumenten und Belegen du bisher wo, wie, wann und vielleicht auch warum gesammelt hast und auf welchen Kanälen du sie erhältst.

Im Schritt 4 machst du dir einen Plan, was du aufheben musst, sollst oder möchtest und welchen Standard du dir dabei setzt. Bestimme eine feste Ablagestruktur und lege einen festen Tag in der Woche, im Monat, Quartal und Jahr fest, an dem du dir Zeit für deine Ablage und für das Überprüfen deiner Ablagestruktur nimmst. Halte diesen Termin unbedingt ein! Sollte doch einmal etwas dazwischenkommen, trage dir sofort einen Ersatztermin ein. Bestimme auch einen festen Platz für Stifte, Tacker, Locher, Ablagekörbchen, deine laufenden Vorgänge und alle weiteren Utensilien. Mache auch diese Anordnung zu deinem Standard. So vermeidest du lange Suchzeiten. Gewöhne dir an, unbenötigte (Werbe-)Informationen, unrelevant gewordene Dokumente, verbrauchte Stifte/verbrauchtes Material etc. direkt zu entsorgen.

Im Schritt 5 machst du einen Termin mit dir selber aus, wann du zukünftig deine Ordnung schaffst. Sei diszipliniert, halte alle Regeln ein und verbessere (überprüfe) dich ständig. Sei konsequent und halte deine neue Ordnung ein. Überprüfe regelmäßig, ob deine Standards noch sinnvoll sind, passe diese nach Bedarf an und erreiche so eine stete Verbesserung.

Hinweis: Wenn du im Team arbeitest, entwickle – wo angebracht – die Standards im Team gemeinsam und motiviert euch so gegenseitig zur Einhaltung und Verbesserung der gemeinsam verabredeten Organisation und Struktur.

Schritt 1: Finde den richtigen Scanner

In Schritt 1 benötigst Du:

• Kugelschreiber, Buntstifte, Marker
• Schere, (Ent-)Tackerer
• Büroklammer, Büroklemmen
• (Haft-)Notizen (bunt), Papier
• (Pult-)Ordner, ABC-Register, Laschen
• Ablagebox, Ablagekasten oder (bunte) Pappschachteln
• 2 Mülleimer oder stabile Pappkartons
• Dokumentenscanner

Die meisten dieser Utensilien wie Kugelschreiber, Schere, Papier und Haftnotizen finden sich in deinem Schreibtisch. Auch eine Ablagebox, Schüssel oder Schale lassen sich rasch organisieren.

Wenn du noch keinen Dokumentenscanner hast, orientiere dich zunächst im Bürofachhandel oder suche dir im Internet ein Vergleichsportal [1]. Natürlich kannst du dir auch eine Zeitschrift kaufen, die einen aktuellen Vergleich anbietet [2].

Je nachdem, wie viele Dokumente, Papiere und Belege du einscannen möchtest, solltest du dir überlegen, welche Qualität dein Scanner haben soll und wie viel Geld du für etwas mehr Schnelligkeit, Komfort und Sicherheit ausgeben magst.

Grundsätzlich kannst du 3 Arten von Scannern unterscheiden:

• Multifunktionsgeräte (MFPs) => Für das Scannen von Dokumenten im privaten Bereich sowie in kleineren Büros sind Multifunktionsgeräte wohl sehr gut geeignet, da sie auch als Drucker oder Faxgerät eingesetzt werden können.
• Einzugscanner => Einzugsscanner eignen sich insbesondere, wenn es darum geht, schnell mehrere lose Seiten (z.B. Rechnungen und sonstige Schreiben per Post) einzuscannen. Diese Geräte verfügen über einen automatischen Vorlageneinzug, in den ein ganzer Stapel Papier eingelegt und bei Start des Scanvorgangs automatisch der Reihe nach eingezogen, digitalisiert und wieder ausgegeben wird. Bitte achte darauf, dass Einzugsgeräte als Simplex-Scanner angeboten werden, welche nur die Vorderseite eines Blatt Papiers verarbeiten können, und als Duplex-Scanner, die die Vorderseite und die Rückseite eines Blatt Papiers entweder gleichzeitig oder hintereinander erfassen und verarbeiten können.
• Flachbettscanner => Flachbettscanner sind für das Scannen von Dokumenten kaum geeignet, ihr Einsatz macht nur Sinn, wenn Sie selten und wenig Dokumente oder einzelne Seiten aus Büchern oder gebundenen Dokumenten zu scannen haben. Flachbettscanner eignen sich zum Digitalisieren von Dia- oder Negativfilmen und benötigen hierfür eine spezielle Durchlichteinheit.
• Auch mobile Geräte können geeignet sein: Programmierbare mobile Datenerfassungsgeräte bieten eine große Flexibilität um schnell und umfangreiche Eingabemasken und eine Menüstruktur aufzubauen. Dazu lassen sich mobile Geräte zur Datenerfassung mit der flexiblen Ausgabe von Text-Formaten in bestehende Applikationen integrieren. Sie sind programmierbar per Software mit Eingabemasken und logischen Abläufen sowie definierbaren Ausgabeformaten. Außerdem können Sie auch offline einsetzbar sein und je nach Modell als Barcode-Terminal per Bluetooth oder WLAN genutzt werden.

Hier gebe ich dir einen kurzen Überblick, auf welche Kriterien du bei der Auswahl eines Scanners außerdem achten solltest:

• Mit welchem Hersteller haben andere Kunden gute Erfahrungen gemacht und warum?
• Wie groß ist das Gerät? – Hast du genügend Platz für das Gerät in deinem homeoffice?
• Welche Anschlüsse hat das Gerät? => USB-Stecker, Netzkabel, Netzteil
• Ist das Gerät WiFi-/WLAN-fähig? – Wie sieht es mit der Datensicherheit [3] des Gerätes aus?
• Welche Garantien gibt der Hersteller? – Reicht dir die (freiwillige) Herstellergarantie oder benötigst du eine zusätzliche (kostenpflichtige) Absicherung?
• Wie hoch sind die Verbrauchskosten pro Seite?
• Welche Hilfe benötigst du bei der Installation und Einrichtung des Gerätes? – Kommst du in der Regel gut mit einer technischen Geräteanleitung des Herstellers oder einem Video-Tutorial zurecht oder möchtest du einen Installationsservice deines Lieferanten hinzubuchen?
• Was soll dein Gerät tatsächlich können?
• Wie viele Dokumente willst du wie häufig einscannen?
• Welche Art von Dokumenten möchtest du verarbeiten? => Dokumenten(-einzugs-) Scanner, Flachbettscanner, Film-Scanner
• Wie hoch ist die maximale Druckauflösung?
• Wie hoch ist die maximale Scanauflösung?
• Wie schnell ist das Gerät? => Scangeschwindigkeit s/w oder in 4c
• Wie gut ist die OCR-Technologie? => Lesbarkeit!
• Welche Dateiformate werden unterstützt? [4]
• Kann das Gerät doppelseitige Dokumente verarbeiten?
• Gibt es einen Einzelblatteinzug?
• Welches maximale Papierformat kann das Gerät verarbeiten?
• Kann das Gerät über eine App angesteuert werden?
• Kann das Gerät komfortabel über ein Programm auf deinem PC oder Laptop gesteuert werden?
• Soll das Gerät nur an einen Arbeitsplatz angebunden oder im Netzwerk eingebunden werden?
• Ist das Gerät mit dem Betriebssystem deines Laptops, Rechners oder Handys kompatibel?
• Usw.

Fertige dir am besten eine Übersicht an, in der Du einer Spalte alle für Dich wichtigen Kriterien aufschreibst und dann in weiteren Spalten die Angaben der verschiedenen Hersteller einträgst und bewertet.

[1] 16 beste Dokumentenscanner Test & Vergleich 2022 » 3 Top Produkte! (warenvergleich.de)

[2] z.B. Blogartikel „Den passenden Dokumentenscanner finden“ von docutain.de [21.08.2021]

[3] BSI – Videospot „Digital leben“ (bund.de) [Gelesen am 25.03.2022) Zu den Aufgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gehört die Information und Sensibilisierung von Bürgern für einen sicheren Umgang mit Informationstechnologie, mobilen Kommunikationsmitteln und Internet. Das BSI bietet daher ein speziell für die Bürger zugeschnittenes Internetangebot. Auf der Webseite werden die Themen und Informationen rund um das Thema IT- und Internet-Sicherheit so behandelt, dass sie auch für technische Laien verständlich sind. Neben der reinen Information bietet das BSI dort auch konkrete und umsetzbare Handlungsempfehlungen an, beispielsweise zu Themen wie E-Mail-Verschlüsselung, Smartphone-Sicherheit, Online Banking, Cloud Computing oder Soziale Netzwerke. Auch telefonisch oder per E-Mail können sich Privatanwender mit ihren Fragen zu Themen der IT- und Internetsicherheit an das BSI wenden. Darüber hinaus bietet das BSI mit dem „Bürger-CERT“ einen kostenlosen Warn- und Informationsdienst, der Bürger und kleine Unternehmen schnell und kompetent über Schwachstellen, Sicherheitslücken und anderen Risiken informiert und konkrete Hilfestellungen gibt. Durch das geplante IT-Sicherheitsgesetz 2.0 sollen dem BSI außerdem Verbraucherschutzkompetenzen zugeordnet werden. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – Wikipedia [gelesen am 25.03.2022]

[4] Vgl. Datenformat – Wikipedia oder Was ist der Unterschied zwischen PDF Dateien & JPEGs? – Amdtown.com; das Thema Datenformat ist übrigens alles andere als trivial: Xerox-Software verändert eingescannte Zahlen | Telepolis (heise.de) vom 07.02.2021 [gelesen am 25.03.2022]

Schritt 2: D‘rum prüfe, wer sich ewig bindet oder das 3-Haufen-Prinzip

Auch kann ich mich wieder auf einen der klugen Ratschläge meiner Mutter berufen oder frei nach André Nünninghoff [5] das Folgende empfehlen:

Bei jedem Dokument, das ich in die Hände nehme, bei jeder Email hinterfrage ich, ob ich es behalten oder wegwerfen will.

• Auf den 1. „Haufen“ kommen die Unterlagen, die ich sofort wegwerfe. Hierzu zählt jede Information oder Unterlage, die mich nicht (mehr) interessiert oder keine Relevanz mehr für mich hat.
• Auf den 2. „Haufen“ kommen wichtige Unterlagen, die ich für einen gewissen Zeitraum behalten muss und nach dem Digitalisieren wegwerfe.
• Auf den 3. „Haufen“ kommen die so genannten Evergreen-Unterlagen, die ich nach dem Digitalisieren im Original aufbewahre.

Räume und sortiere deine Schreibtischfläche, Schubladen, Schränke, Caddys und was immer dir als „Ablage“ bisher diente, auf!

Entferne und entsorge alles, was du nicht mehr benötigst. Es schadet auch nicht, wenn du die Gelegenheit nutzt, deinen Arbeitsplatz, die Schubladen und Schränke gründlich zu reinigen und dies in regelmäßigen Abständen zu wiederholen.

Schritt 3: Verschaffe dir einen ersten Überblick

Nun verschaffst du dir einen ersten Überblick, welche Art von Verträgen, Dokumenten und Belegen du bisher wo, wie und wann gesammelt hast und auf welchen Kanälen du sie erhältst.

Entscheide dich für einen Ablageort

Im privaten wie im beruflichen Alltag erhälst du nur noch wenige Briefe pro Woche. Hinzu kommt dann aber noch die Kommunikation über digitale Kanäle wie E-Mails oder spezifische Postfächer, aus denen du Unterlagen abrufen kannst.

Um zunächst der Briefpost Herr zu werden und Ordnung in die private Ablage zu bringen, empfiehlt sich beispielsweise die Ablage der Papierunterlagen an einem Sammelort. Wähle die Schublade deines Schreibtischs, ein Fach in deinem Büroschrank, eine Brief- oder Ablagebox oder auch ein bereits vorhandenes Hängeregister-System. Egal, wofür du dich entscheidest:

Nutze zukünftig nur einen Ort für die Sammlung all deiner Papierdokumente.

Wichtig ist, dass sämtliche Unterlagen an einem Ort gesammelt werden, sodass du keine Zeit mit dem Zusammensuchen deiner Papierdokumente verlierst bevor du deine Dokumente digitalisierst.

Wähle EINE „offizielle“ E-Mail-Adresse für deine Kommunikation im Rechtsverkehr

Lucky74, Schnuckiputz und Hasimausi – in der privaten Kommunikation mit Freunden und Bekannten kann man sich über geeignete Namen trefflich streiten. Auch macht es manchmal Sinn für den privaten Austausch in der Familie oder im Freundeskreis eine gemeinsame E-Mail-Adresse einzurichten.

In der Kommunikation mit Behörden, Gerichten, Steuerberatern, Juristen und sonstigen „offiziellen“ Dienstleisten jedoch solltest du unbedingt darauf achten, dass du nur eine E-Mail-Adresse wählst, die dich glasklar und eindeutig als Individuum ausweist.

Über diese eine E-Mail-Adresse solltest du eindeutig identifizierbar und fehlerfrei adressierbar sein.

Achte darauf, dass du im Rechtsverkehr – denn darum geht es an dieser Stelle – seriös und unverwechselbar auftrittst, denn auch als Ehepartner oder Kind deiner Eltern hast du eine eigene Rechtspersönlichkeit, die nicht versteckt oder verdeckt werden sollte. Außerdem ist es bedeutsam, dass du im Rechtsverkehr klar erkennbar als Privatperson oder als Selbständiger bzw. Unternehmer handelst.

Achte bei der Auswahl deiner E-Mail-Adresse im Rechtsverkehr darauf, dass du eindeutig und klar als Privatperson oder als Unternehmer persönlich adressierbar bist und im jeweiligen Kontext als individuell erkennbare Rechtspersönlichkeit auftrittst.

Ganz nebenbei sei bemerkt, dass du es dann viel einfacher hast: Wenn du nur eine email für den jeweiligen Kontext nutzt, musst du auch nicht mehr auf allen Kanälen suchen, um ein wichtiges persönliches Dokument oder eine Abrechnung von deinem Vermieter oder mit einem Handwerker zu finden.

Das perfekte Passwort: Überlege dir ein SYSTEM

Eins ist klar: Der Name deines Partners oder dein Lieblingshaustier, deine Geburtsdaten oder Adressdaten eignen sich definitiv nicht für die Auswahl eines sicheren Passwortes.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hatte bisher immer empfohlen, regelmäßig das Passwort zu ändern. Nun rückt das BSI davon ab [6]. Warum das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) seine Empfehlung geändert hat, ist nicht klar.

Der Hintergrund ist allerdings klar: Wenn wir regelmäßig unser Passwort ändern, führt das nicht zu mehr Sicherheit. Sondern vor allem dazu, dass wir als Nutzer total überfordert davon sein können, uns alle drei Monate ein sicheres Passwort auszudenken – und das dann auch noch zu behalten.

Deutschlandfunk Nova hat am 05.02.2020 einen wunderbaren 5-Minuten-Audio-Beitrag gesendet, der sich zu dem Thema unbedingt lohnt, anzuhören: Sicherheit im Netz: das perfekte Passwort · Dlf Nova (deutschlandfunknova.de).

Überlege dir eine Art Masterpasswort, das besonders komplex und schwierig zu erraten ist.

Sicheres Passwort: einfach und gut zu merken, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI)

Sicheres Passwort, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI)

Wie der sichere Umgang mit Passwörtern funktioniert, erklärt das BSI in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung auf seiner website [7].

Wähle EINE Lösung für dein Dokumentenmanagement

Die Einfachheit der Anwendung, die Sicherheit deiner Daten und die Entscheidung für EINE Lösung sind die in meinen Augen wichtigsten Kriterien für das Gelingen eines guten Datenmanagements. Wenn du dann für dich eine Entscheidung getroffen hast, bleibe dabei und überlege erst nach 9 oder 12 Monaten erneut, wenn du also genügend Erfahrung mit dem neuen System gesammelt hast, wie zufrieden du bist und was du vielleicht noch ändern möchtest.

Entscheide dich also für ein Dokumentenmanagementsystem.

Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt.

Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-Management-Systemen vorzufinden sind [8].

Schritt 4: Mach‘ dir einen Plan

Aktuell befindest du dich immer noch in der Vorbereitungsphase, weil du vielleicht noch auf die Lieferung deines neuen Scanners wartest. Diese Zeit solltest du nutzen, zunächst eine erste Bestandsaufnahme zu machen.

Ordnen

Sieh dir auch deine Kontoauszüge des letzten Jahres an und schreibe auf, welche Einnahmen und Ausgaben du hier findest. Dies gibt dir einen ersten Hinweis darauf, in welchen Vertragsverhältnissen du dich aktuell befindest. Und es hilft dir, eine erste Übersicht zu gewinnen.

Denn immer dann, wenn du online oder offline Produkte und Waren bestellst, eine Wohnung anmietest, ein Abo im Fitnessstudio oder eine Haftpflicht- oder Hausratversicherung abschließt oder einen Aktiensparplan einrichtest, sei es, dass du einen Arzt, Steuerberater oder Rechtsanwalt, eine staatliche Leistung oder die öffentliche Infrastruktur in Anspruch nimmst, entstehen Verträge, Dokumente, Rechnungen und Belege, Steuer-, Gebühren- oder Abgabenbescheide und Informationen, die wichtig sind. Früher oder später, musst oder willst du auf diese Unterlagen zurückgreifen können.

Brainstorming: Nimm‘ dir Papier und Stift zur Hand und schreibe auf, nach welchen Schwerpunkten bzw. Sachthemen du deine Ablage organisieren möchtest. Nach welchen Stichworten suchst du wirklich?

Sammeln

Schreibe erst einmal alles auf, was dir einfällt, wenn du

• deine vorhandenen Ordner, Register und Seiten sichtest
• deine Kontoauszüge durchblätterst,
• deine Papierpost öffnest oder
• deine E-Mail-Post der letzten Wochen und Monate durchscrollst.

Sortieren

Sortiere als nächstes, was augenscheinlich zusammengehört, z.B. nach

• Empfängern (Selbst, Ehegatte, Kinder)
• Absendern
• Jahren
• Sachverhalten
• Themen (Gehaltsabrechnung, Hausfinanzierung, Hochzeit, Urlaub)
• u.a.

Strukturieren

Nach dem Sortieren kommt das Strukturieren der Unterlagen. Nimm‘ diese Liste der Stichworte im nächsten Schritt als Denkanstoß und entwickle daraus die Liste für dich passend weiter:

• Persönliche Unterlagen und Bescheinigungen zu deiner Person
• Versicherungsunterlagen
• Altersvorsorgeunterlagen
• Mitteilungen über Rentenanwartschaften
• Rentenbescheide oder Änderungsmitteilungen
• Rechnungen für laufende Kosten
• Finanz- und Bankunterlagen
• Lohn- und Gehaltsunterlagen
• Steuerunterlagen
• Zeugnisse und Bescheinigungen
• Unterlagen zu Beruf und Werdegang
• Unterlagen zu Besitz (Wohnung/ Haus, Auto…)
• Hobby/ Vereinstätigkeit
• Notfallunterlagen

Kategorisieren

Mithilfe dieser Vorarbeit lassen sich schon die ersten Schlagworte [9] ableiten, die dir bei deinem nächsten Schritt, dem Aufbau deines Aktenplans [10] für ein gutes Dokumentenmanagement [11] helfen werden.

Planen

In einem Aktenplan hältst du fest, wo welches Dokument abgelegt wird (in Papierform und digital), wie lange es aufbewahrt werden muss und ob du ein Original benötigst.

Als Ablagestruktur eignen sich Sach- oder Themengebiete (=Hauptgruppen), Untergruppen und Stichworte.

Lege außerdem fest, wie du deine Dokumente benennst (Beschriftung) und nach welchem Ordnungssystem du sie ablegst (alphabetisch, nummerisch, geografisch…) und welche Schlagwörter du vergeben willst.

Mache dir auch bewusst, es für eine Sache unterschiedliche Begriffe geben kann (Auto = PKW = Kfz). Lege dich daher auf eine klare Begrifflichkeit fest, z. B. Fuhrpark oder schlicht Auto.

Wenn du dich für einen Oberbegriff entschieden hast, bilde anschließend Gruppen – z. B. PKW, LKW und – wenn nötig, erstell weitere Unter- und Sachgruppen. Lasse auch Platz für zukünftige Untergruppen/Sachgruppen.

Ordne den Hauptgruppen, Gruppen und Untergruppen Ziffern zu, z.B. nach dem dekadischen System (0 – 9, 00 – 99, 000 – 999).

Erstelle auf deinem Laufwerk oder dem virtuellen Speicherort eine identische Struktur für deine digitalen Dokumente.

Ergänze den Aktenplan mit einer zusätzlichen Registraturordnung, z. B. mit Ablageregeln, Stichwortregister, Art und Ort der Aufbewahrung (Original / Kopie – Ordner xy / DMS), Hinweisen zu Aufbewahrungsfristen etc., um dir eine hilfreiche Übersicht über deine Ablage zu verschaffen. Diese dient auch im Notfall deinen Familienmitgliedern oder im beruflichen Kontext deinen Mitarbeitern als wertvolle Arbeitshilfe.

Beachte, dass es neben gesetzlichen Fristen auch interne, branchenabhängige und Gewährleistungsfristen gibt, die es zu beachten und einzuhalten gilt.

Schritt 5: Halte dich an deinen Standard

Mache einen festen Termin mit dir aus, wann du zukünftig deine Ordnung schaffst. Sei diszipliniert, halte alle Regeln ein, überprüfe dein System regelmäßig und verbessere dich ständig. Wenn du im Team arbeitest, entwickle – wo angebracht – die Standards im Team gemeinsam und motiviert euch so gegenseitig zur Einhaltung und Verbesserung der gemeinsam verabredeten Organisation und Struktur.

Sei konsequent und halte deine neue Ordnung ein. Optimiere stets und ständig!

Überprüfe regelmäßig, ob deine Standards noch sinnvoll sind, passe diese deinem Bedarf an und erreiche so eine stete Verbesserung und im Ergebnis mehr Lebensqualität durch Zeitgewinn.