Wann sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

von Monika Wyrobisch | aktualisiert am 10.03.2023

Wann sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Immer wieder stolpern wir in den Grundaufzeichnungen zu Bewirtungskosten in den Grundaufzeichnungen unserer Mandanten auf Restaurantbelege und Quittungen.

Mal mehr, mal wenig gut lesbar, manchmal so zart bedruckt, dass nur noch eine starke Brille oder ein sehr, sehr guter Scanner hilft, das Geschriebene zu entziffern oder einen Bewirtungsbeleg wieder lesbar zu machen.

Ich brauche nicht zu erwähnen, dass aussagekräftige Informationen zu den bewirteten Personen einschließlich des Bewirtenden, zum geschäftlichen Anlass der Bewirtung oder auch die Unterschrift des Bewirtenden in den meisten Fällen fehlen oder die Angaben stark ergänzungswürdig sind.

Auch fallen mir Restaurantrechnungen auf, die nur über ein Getränk zu einem Gericht abrechnen – offensichtlich war die zweite zum Gespräch aus geschäftlichem Anlass eingeladene Person gerade auf Diät? – Spätestens in einer Betriebsprüfung wird dies auffallen und die Bewirtungskosten für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass fallen als steuermindernde Betriebsausgaben weg.

Kurz, es scheint ein gewisser Aufklärungsbedarf darüber zu bestehen, unter welchen Voraussetzungen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden können.

In diesem Beitrag erkläre ich dir den Begriff der Bewirtungsaufwendungen und grenze ihn zu Aufmerksamkeiten oder Produkt- oder Warenproben ab. Ich erläutere außerdem, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die steuerliche Anerkennung von „Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass“ als Betriebsausgaben anerkannt werden kann.

Wann sind „Bewirtungsaufwendungen“ geschäftlich veranlasst?

Die Beurteilung der Art der Aufwendungen richtet sich grundsätzlich nach der Hauptleistung.

Darreichung von Speisen und/oder Getränken steht im Vordergrund

Eine Bewirtung i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG liegt nur vor, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht.

Bewirtungsaufwendungen sind demnach Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln.

Dazu können auch Aufwendungen gehören, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wenn sie im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind, wie z. B. Trinkgelder und Garderobengebühren.

Dabei kann es sich auch um Speisen und Getränke handeln, die auf dem Markt, im Supermarkt oder anderen Geschäften eingekauft wurden oder die von einem Lieferservice gebracht wurden. Die Darreichung von Speisen und/oder Getränken muss eindeutig im Vordergrund stehen; was z. B. bei Besuchen von Nachtclubs oder eines Varietés nicht der Fall ist. Bei solchen Aufwendungen dürfte in der Regel der private Charakter überwiegen.

Wann ist eine Bewirtung „geschäftlich veranlasst“?

Eine Grundvoraussetzung für die Abzugsfähigkeit von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe ist, dass diese die Eigenschaft als Betriebsausgabe auch erfüllt.

Bewirtung in betriebseigener Kantine oder in einem Bewirtungsbetrieb wird als geschäftlich veranlasst angesehen

Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. So ist auch die Bewirtung von Besuchern des Betriebs, z. B. im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit ist geschäftlich veranlasst. Als üblich und unter den weiteren Voraussetzungen geschäftlich veranlasst dürfte die Bewirtung von Geschäftsfreunden in der eigenen Kantine oder in einem Bewirtungsbetrieb angesehen werden.

Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist betrieblich veranlasst, wenn sie der Geschäftsbeziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Darunter fällt die Bewirtung der folgenden Personen:

• Kunden bzw. potenzielle Kunden,
• Lieferanten,
• Handelsvertreter,
• Bewerber,
• Besucher des Betriebs im Rahmen der Öffentlichkeits­arbeit sowie
• Berater.

Dazugezählt werden zudem Begleitpersonen, wie z. B. Sekretär/in oder Ehegatte. Auch auf den einladenden und teilnehmenden Unternehmer, dessen Arbeitnehmer oder auf seine Familienangehörigen entfallende Kosten können „geschäftlich veranlasst” sein. Ob der Bewirtete weiß, wer die Kosten tatsächlich trägt (z. B. bei einer Kaffeefahrt), ist nicht ausschlaggebend.

Bewirtung von Geschäftsfreunden in eigener Wohnung wird als privat veranlasst angesehen

Bewirtet ein Steuerpflichtiger etwa seine Geschäftsfreunde in der eigenen Wohnung, sind diese Aufwendungen von vornherein nach (§ 4 Abs. 5 Satz 3 EStG i. V. mit § 12 Nr. 1 EStG) als privat veranlasst vom Abzug ausgeschlossen.

Nur in ganz seltenen Fällen ist ein Abzug möglich, z. B. wenn ein ausländischer Geschäftsfreund eine Bewirtung in Gaststätten nicht gewohnt ist bzw. der Gesundheitszustand des Gastgebers das nicht erlaubt oder wenn eine geschäftliche Unterredung geheim gehalten werden soll.

Hier ist eine entsprechende Beweisführung erforderlich. Ähnliches gilt bei der Bewirtung anlässlich privater Ereignisse wie z. B. bei Geburtstagen oder Dienstjubiläen. Auch hier tritt nach Ansicht der Finanzverwaltung die private Mitveranlassung derart in den Vordergrund, dass sie die Bewirtungskosten insgesamt nicht zum Abzug zulässt – selbst wenn überwiegend Geschäftsfreunde eingeladen sind.

Bewirtung im Rahmen eines Leistungsaustauschs sind zu 100% Betriebsausgaben

In den folgenden Fällen findet die Abzugsbeschränkung auf 70 % der Bewirtungskosten keine Anwendung:

• Bewirtung im gastronomischen Unternehmensbereich, wie z. B. bei der Bewirtung von zahlenden Gästen (z. B. Fluggesellschaft bewirtet ihre Passagiere, sei es im Wartebereich eines Flughafens – Lounges – oder im Flugzeug),
• Gaststättenbetreiber bewirtet Busfahrer als Gegenleistung für das Zuführen potenzieller Kunden.

Die Aufwendungen sind regelmäßig ungekürzt als Betriebsausgaben abziehbar.

Hinweis: Catering-Aufwendungen einer Produktionsgesellschaft für Filmproduktionen fallen nicht hierunter. Sie sind nur beschränkt als Betriebsausgaben abziehbar. Dem steht nicht entgegen, dass der Produktionsgesellschaft die Catering-Aufwendungen von ihren Auftraggebern beim Erwerb der fertigen Produktionen als Teil der Vergütung erstattet werden.

Bewirtung aus allgemein betrieblicher Veranlassung sind zu 100% Betriebsausgaben

Die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern des Betriebs – z. B. bei Betriebsveranstaltungen oder Weihnachtsfeiern – ist die einzige Ausnahme einer nicht „geschäftlich“, sondern „allgemein betrieblich“ veranlassten Bewirtung.

Hier greift die Abzugsbeschränkung von 70 % nicht, die Aufwendungen können in voller Höhe abgezogen werden. Darunter fallen ggf. auch die Kosten für Angehörige von Arbeitnehmern und für Personen, die z. B. zur Gestaltung einer Betriebsfeier beitragen.

Die Bewirtung von fremden Arbeitnehmern, z. B. des Geschäftspartners oder von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen sowie ihnen vergleichbaren Personen, ist jedoch „geschäftlich veranlasst“ und fällt unter die Abzugsbegrenzung von 70 %.

Das gilt auch für die Bewirtung von freien Mitarbeitern und Handelsvertretern, selbst wenn es sich um betriebsinterne Schulungen handelt.

Hinweis: Die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer Bewirtung durch den Arbeitgeber kann zu einem Sachbezug i. S. des § 8 Abs. 2 EStG führen. Der Arbeitgeber ist dann verpflichtet, die darauf entfallende Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt, kann der Arbeitgeber die Sachbezüge pauschal lohnversteuern. Allerdings gehören Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, nicht zum Arbeitslohn. Das gilt sowohl für Mahlzeiten im Rahmen herkömmlicher Betriebsveranstaltungen als auch für sog. Arbeitsessen sowie die Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung.

Kosten, die von vornherein als nicht geschäftlich veranlasst ausscheiden

Folgende Kosten sind von vornherein als nicht geschäftlich veranlasst auszuscheiden:

• Teile der Bewirtungskosten, die privat veranlasst sind, z.B. Bewirtung in der eigenen Wohnung;
• Teile der Bewirtungsaufwendungen, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen ihrer Art oder Höhe nach anzusehen sind;
• Bewirtungsaufwendungen, deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen sind (bei fehlendem Bewirtungsbeleg);
• Bewirtungsaufwendungen, die wegen Verletzung der besonderen Aufzeichnungspflichten nicht abgezogen werden können (bei nicht korrekt ausgefülltem Bewirtungsbeleg);
• bei Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segel- oder Motoryachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen:
• Aufwendungen, die nach ihrer Art keine Bewirtungsaufwendungen sind (z. B. Kosten für eine Musikkapelle anlässlich einer Informations- oder Werbeveranstaltung und andere Nebenkosten), es sei denn, sie sind von untergeordneter Bedeutung (z. B. Trinkgelder, EStR 4.10 Abs. 8 zu § 4 EStG); solche Aufwendungen sind in vollem Umfang abziehbar, wenn die übrigen Voraussetzungen vorliegen.
• Auch die rein betrieblich veranlasste Bewirtung von Arbeitnehmern scheidet hier aus, weil sie anders zu beurteilen ist.

Bewirtungsaufwendungen müssen dem Grunde und der Höhe nach angemessen sein

Bewirtungsaufwendungen müssen dem Grunde nach angemessen sein

Aufwendungen für den Besuch von Stripteaselokalen oder Varietéshows sind hingegen nach § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG als unangemessen zu beurteilen, weil sie der privaten Lebensführung zuzuordnen und daher privat veranlasst sind.

Bewirtungsaufwendungen können in einen angemessenen und unangemessenen Anteil aufgeteilt werden

Diese Aufwendungen können ggf. in einen angemessenen und in einen unangemessenen Anteil aufgeteilt werden. Nur der dem Grunde nach als angemessen geltende Teil der Aufwendungen als Betriebsausgaben ist abzugsfähig, der andere nicht.

Bewirtungsaufwendungen müssen der Höhe nach angemessen sein

Ohnehin können nur 70% der dem Grunde nach als angemessen geltenden Bewirtungskosten als Betriebsausgaben steuermindernd der Höhe nach zum Abzug gebracht werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG). Die über diese Grenze der Angemessenheit von 70% hinausgehenden Aufwendungen fallen unter die Abzugsbegrenzung.

Die Vorsteuer teilt das Schicksal der Bewirtungsaufwendungen

Bei dem Grunde nach unangemessenen Bewirtungsaufwendungen unterliegt die nach § 15 Abs. 1a UStG nicht abziehbare Vorsteuer ebenfalls dem Abzugsverbot des § 12 Nr. 3 EStG.

Bei dem Grunde nach angemessenen Bewirtungsaufwendungen kann die Vorsteuer zu 100 % abgezogen werden, dies gilt auch aus dem ertragsteuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil.

Besonderheit bei der Bewirtung in der betriebseigenen Kantine

Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die kostenfreie Bewirtung in der betriebseigenen Kantine stattfindet. Hierunter fallen – unabhängig von ihrer Bezeichnung – alle betriebsinternen Einrichtungen, die es den Arbeitnehmern des Unternehmens ermöglichen, Speisen und Getränke einzunehmen, und die für fremde Dritte nicht ohne weiteres zugänglich sind.

Hier können die Aufwendungen aus den Sachkosten der verabreichten Speisen und Getränke sowie den Personalkosten ermittelt werden.

Aus Vereinfachungsgründen kann pro Bewirtung und pro Person ein Betrag von 15 € angesetzt werden, von dem anteilig 4,50 € nicht abgezogen werden dürfen. Dies hat im jeweiligen Wirtschaftsjahr einheitlich zu erfolgen.

Höhe und betrieblicher Anlass der Bewirtungsaufwendungen müssen in geeigneter Weise nachgewiesen werden

Bei geschäftlichem Anlass sind die Bewirtungsaufwendungen grundsätzlich nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG nicht zum Abzug zugelassen, soweit sie den dort genannten Prozentsatz (70%) der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen übersteigen; sowohl die Höhe der Bewirtungsaufwendungen als auch die betriebliche Veranlassung müssen in geeigneter Weise nachgewiesen werden.

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG).

Bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass ist auch der auf die Bewirtung des einladenden Steuerpflichtigen oder dessen Arbeitnehmer entfallende Teil der Bewirtungskosten nach den allgemeinen Grundsätzen zu behandeln.

Besondere Aufzeichnung der Bewirtungsaufwendungen entscheidet über die Abzugsfähigkeit als Betriebsausgaben

Außerdem müssen die Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.; diese gesonderte Aufzeichnungspflicht (§ 4 Abs. 7 EStG) ist zwingende Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben.

Abgrenzung zu Repräsentationskosten und Produkt-/Warenverkostungen

Keine Bewirtung liegt vor, wenn es bei der Abgabe von Speisen und/oder Getränken nur die Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang oder eine Produkt- oder Warenverkostung handelt.

• Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Kaffee, Tee, Gebäck), z. B. anlässlich betrieblicher Besprechungen, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt; die Höhe der Aufwendungen ist dabei nicht ausschlaggebend, sondern die Verkehrsauffassung und Üblichkeit.

• Produkt-/Warenverkostungen, z. B. im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim (Zwischen-) Händler, bei Messeveranstaltungen; hier besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte oder Waren. Voraussetzung für den unbeschränkten Abzug ist, dass nur das zu veräußernde Produkt und ggf. Aufmerksamkeiten (z. B. Brot anlässlich einer Weinprobe) gereicht werden.

Kosten für die Gewährung von Aufmerksamkeiten können als so genannte „Repräsentationskosten“ unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dies gilt auch für die Kosten einer Produkt- / Warenverkostung, die als Werbungskosten unbeschränkt abzugsfähig sind. Gleiches gilt, wenn ein Dritter mit der Durchführung der Produkt- / Warenverkostung beauftragt war.

Zwischenfazit

In diesem Beitrag „Wann sind Bewirtungskosten abzugsfähig?“ habe ich dir den Begriff der Bewirtungsaufwendungen erklärt und den Unterschied zu Repräsentationskosten oder Produkt- oder Warenproben aufgezeigt.

Es dürfte klar geworden sein, welche formalen und materiellen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben gelingt.

In dem Beitrag „Wie muss ein Bewirtungsbeleg aussehen?„ gehe ich nun auf die besonderen Anforderungen ein, die der Fiskus an den Inhalt eines Bewirtungsbeleges stellt.

Interessant sind auch die Voraussetzungen, die an einen Beleg zu stellen sind, der mit einem elektronischen Kassensystem in einem Bewirtungsbetrieb erstellt wurde.

Bild: salad auf pixabay