Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen

Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016

Am 28.12.2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016, BGBl. I S. 3152, veröffentlicht. Es führte neben einer grundsätzlichen Verpflichtung, Geschäftsvorfälle einzeln und insbesondere Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich aufzeichnen zu müssen, die sog. Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO), die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) und weitere Melde- und Aufzeichnungsverpflichtungen beim Einsatz elektronischer Systeme (§ 146a AO) ein.

Am 31. Dezember 2022 sind die Übergangsvorschriften zum Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgelaufen, so dass bei Einsatz elektronischer Systeme alle Melde- und Aufzeichnungsverpflichtungen ab 01. Januar 2023 vollumfänglich gelten.

Einzelaufzeichnungspflicht

Die Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) ist mit Wirkung vom 29. Dezember 2016 zu beachten. Die Einzelaufzeichnungspflicht war immer schon Bestandteil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Sie wurde in den GoBD aufgegriffen und nunmehr klarstellend vom Gesetzgeber in der neuen Vorschrift geregelt.

Kassen-Nachschau

Ab dem 1. Januar 2018 wurde die Möglichkeit der Kassen-Nachschau eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen (§ 146b AO).

Elektronische Aufzeichnungssysteme

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ab 01. Januar 2023 ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das

• jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und
• anderen Vorgang

einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO).

Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO).

Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen.

• Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
• Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
• Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke während einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung.

Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.

Ende der Übergangsfrist: Termin für die Einführung der TSE ist nun 01. Januar 2023

Dieser Abstimmungs- und Umstellungsprozess hatte etliche Zeit in Anspruch genommen, so dass der ursprünglich im Gesetz vorgesehene Termin (01. Januar 2020) nicht gehalten werden konnte und nunmehr auf den 01. Januar 2023 verschoben wurde.

Belegausgabepflicht

Wer elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, unterliegt einer gesetzlichen Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO).

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht befreien (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO). Die Befreiung kann widerrufen werden. (§ 146a Abs. 2 Satz 3 AO).

Besondere Anforderungen gelten ab 01. Januar 2023 im Zusammenhang mit Belegen, die aus einem elektronischen Aufzeichnungssystem stammen; denn der Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen [1] hängt künftig von einigen Formalien mehr ab.

Meldepflicht bei Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme

Hinzuweisen ist auch auf die Meldepflicht hinsichtlich elektronischer Aufzeichnungssysteme an die Finanzverwaltung („FinVerw“) (§ 146a Abs. 4 AO).

Der Unternehmer muss dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck melden, dass ein elektronisches Aufzeichnungssystem vorhanden ist und um welches es sich genau handelt — und zwar nach derzeitiger Gesetzeslage eigentlich bis zum 31.01.2020.

1. Name des Steuerpflichtigen,
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Diese Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Hinweis: Es empfiehlt sich daher, die Meldeverpflichtung ernst zu nehmen, denn bei Verstößen gegen das Gesetz drohen Bußgelder bis zu 25.000 €.

Denn: Die Ahndung einer Verletzung nach § 146a Abs. 1 Satz 1, 2 oder 5 AO kann als die einer Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 1 Satz 1 AO erfolgen. Wird festgestellt, dass die nach § 146a Abs. 1 Satz 1, 2 oder 5 AO bestehenden Verpflichtungen nicht erfüllt sind, soll der Betriebsprüfer daher die für Straf- und Bußgeldsachen zuständige Stelle unterrichten [2].

Anmerkung und Einordnung

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 ist im Zusammenhang mit einer Reihe von gesetzlichen Maßnahmen zu sehen, die im Zusammenspiel die Modernisierung und Automatisierung des Besteuerungsverfahrens in Deutschland vorantreiben, die internationale steuerliche Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands stärken und gleichzeitig die Gleichmäßigkeit der Besteuerung und die rechtsstaatlichen Erfordernisse des Steuervollzugs in Deutschland sicherstellen sollen.

Am 31. Dezember 2022 sind die Übergangsvorschriften zum Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgelaufen, so dass bei Einsatz elektronischer Systeme alle Melde- und Aufzeichnungsverpflichtungen ab 01. Januar 2023 vollumfänglich gelten.

Es liegt auf der Hand, dass auch die durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen umgesetzten gesetzlichen Änderungen die Arbeit der Betriebsprüfung beeinflussen und erleichtern.

Daher ist es für jeden Selbständigen, Freiberufler und Unternehmer wichtig und bedeutsam, auch die Fortentwicklung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014, ersetzt durch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019, im Auge zu behalten.

Warum die „neuen“ alten GoBD so wichtig für jeden Selbständigen, Freiberufler und Unternehmer sind und was die einzelnen Anforderungen bedeuten erkläre ich dir jeweils unter dem #GoB/D.