Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Von Monika Wyrobisch | veröffentlicht am 04.04.2023

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Wie funktioniert die doppelte Buchführung? Das System der doppelten Buchführung wird bereits seit dem 16. Jahrhundert nahezu unverändert dazu verwandt, den Geschäftserfolg eines Unternehmens zu ermitteln.

Das Bild des ehrbaren Kaufmanns im Blick, forderten die Väter des Handelsgesetzbuches bereits zum Ende des 19. Jahrhunderts, dass jeder Kaufmann verpflichtet sei, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen.

Ausgehend von diesen hat die Finanzverwaltung ihre Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formuliert.

Immer wieder werde ich nach diesem Begriff und vor allem der Funktionsweise der doppelten Buchführung gefragt. Richtig so! Denn das grundlegende Verständnis für die Systematik der doppelten Buchhaltung bildet die Basis für dein kaufmännisches Handeln und die wirtschaftlich gesunde Entwicklung deines Unternehmens.

In diesem Beitrag erkläre ich dir daher den Begriff der doppelten Buchführung und werfe einen kurzen Blick auf ihre geschichtliche Entwicklung. Anhand der einzelnen Bestandteile erläutere ich dir anschließend ihre Funktion und Wirkungsweise.

Du wirst rasch sehen, dass es sich bei der doppelten Buchführung um eine wohl durchdachte und über die Jahrhunderte hinweg erprobte Organisationsform handelt. Was du davon hast?

Die Systematik der doppelten Buchführung zu verstehen und in deinem eigenen Unternehmen einzusetzen, wird dir nicht nur helfen, deine Geschäftsvorfälle ordentlich zu dokumentieren. Eine gepflegte und tagesaktuelle Buchhaltung wird dir ermöglichen, dein Unternehmen grundsolide und zahlenbasiert zu führen.

Dein geschäftlicher Erfolg wird nicht nur besser planbar, sondern auch vorhersehbar, denn du kannst aus der Entwicklung deiner Zahlen erkennen, wo du stehst, wie sich deine Geschäfte entwickeln und wann du rechtzeitig eingreifen und lenken solltest.

Funktion und Wirkung der doppelten Buchführung

Kaufmännische Unternehmen sind bestrebt, Gewinne zu erzielen und Verluste zu vermeiden. Vom Erreichen dieser Ziele hängt der Fortbestand und die Wertentwicklung deines Unternehmens ab.

Der Geschäftserfolg – Gewinn oder Verlust – eines Geschäfts-/Wirtschaftsjahres ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Geschäfts-/Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Geschäfts-/Wirtschaftsjahres, soweit er betrieblich veranlasst ist.

Dieser Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich im Bilanzsteuerrecht entspricht die handelsrechtliche Gewinnermittlung Endkapital – Anfangskapital + Entnahmen – Einlagen.

Die Gewinnermittlung ergibt nach dem System der doppelten Buchführung in der Gewinn- und Verlustrechnung zusätzlich den Geschäftserfolg als Saldo aus Jahresüberschuss und Jahresfehlbetrag.

Die Basis zur Ermittlung des Geschäftserfolgs deines Unternehmens schafft die Organisation der Buchführung. Sie ist die Grundlage für die handelsrechtliche und unter Beachtung der steuerlichen Besonderheiten auch der steuerlichen Gewinnermittlung.

Geschichtliche Entwicklung der doppelten Buchführung

Schon Jahrtausende vor Christus haben Kaufleute Aufzeichnungen über ihre Geschäftstätigkeiten vorgenommen, doch erst mit Prägung von Münzen wurde es möglich, diese Aufzeichnungen zahlenmäßig darzustellen.

Diese Aufzeichnungen erfolgten meist in der Familienchronik und beschränkten sich auf die Abwicklung von Kreditgeschäften. Mit der stetigen Expansion der Handelshäuser und dem Beginn des Industriezeitalters wurden detaillierte und genaue Aufzeichnungen unerlässlich.

Aber schon zu Beginn des 16. Jahrhunderts wurde die aus Italien kommende und erstmals von dem Mönch Luca Pacioli [1] beschriebene doppelte Buchführung in Deutschland angewendet.

Die bekannten Kontenseitenbezeichnungen „Soll“ und „Haben“ sind ebenfalls italienischen Ursprungs und bedeuten:

Soll = Buchung auf der linken Seite = > Der Konteninhaber soll zahlen

Haben = Buchung auf der rechten Seite = > der Konteninhaber hat zu bekommen.

Diese Kontenseitenbezeichnungen stammen leicht erkennbar aus der Zeit, als sich die Aufzeichnungen fast ausschließlich auf Kreditgeschäfte (Forderungen und Verbindlichkeiten) beschränkten.

Das von Pacioli beschriebene System der doppelten Buchführung mit Grundbuch (Memorial), Hauptbuch und Nebenbüchern ist bis heute im Prinzip unverändert geblieben, wenn sich auch die Form und die Technik verändert haben.

Und gerade, weil heute bereits moderne Softwarelösungen durch Einsatz künstlicher Intelligenz eine nahezu vollautomatische Buchführung ermöglichen, ist das Wissen um die Zusammenhänge für dich als Unternehmer überlebensnotwendig, um fehlerhafte Buchungen oder Manipulationen frühzeitig erkennen und Fehlentwicklungen oder gar Mißbrauch rechtzeitig entgegenwirken zu können.

Das betriebliche Rechnungswesen hat die Aufgabe, alle Vorgänge und Prozesse, die sich wert- oder mengenmäßig ausdrücken lassen, zu erfassen. Es entwickelte sich aus der Buchführung und trägt der fortschreitenden Industrialisierung dadurch Rechnung, dass die Aufzeichnungen in der Buchführung um die Erfassung und Auswertung aller Daten erweitert werden, die der Unternehmer benötigt, um die Wirtschaftlichkeit seines Betriebes zu kontrollieren und für die Zukunft zu planen (Blödtner, Bilke und Heining 2013, S. 7).

Trotz umfangreicher Vorschriften zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung finden sich weder im Handelsrecht noch im Steuerrecht Regelungen, wonach ein bestimmtes Buchführungssystem vorgeschrieben wäre [2].

So kann die Buchführung in Form von gebundenen Büchern, als Loseblatt-Buchführung oder als offene-Posten-Buchhaltung geführt werden. Dabei ist es grundsätzlich gleichgültig, ob die Buchführung handschriftlich, maschinell oder mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme erstellt wird.

Wenn die Buchführung aber mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme geführt wird, sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ der Finanzverwaltung zu beachten [3].

Nach der geltenden Rechtsauffassung kann von einer Buchführung allerdings erst dann gesprochen werden, wenn folgende Mindestvoraussetzungen erfüllt sind (Blödtner, Bilke und Heining 2013, S. 16):

1. Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle zeitnah und geordnet in einem oder mehreren Grundbüchern,
2. zusätzliche Erfassung der Forderungen und Schulden, aufgegliedert nach Geschäftsfreunden in einem Kontokorrentbuch,
3. Aufstellung eines Inventars und einer Bilanz für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres.

Die verschiedenen Formen der Buchführung

Bevor ich erkläre, wie das System der doppelten Buchführung funktioniert, stelle ich dir erst einmal die verschiedenen Formen der Buchführung vor, die sich im Laufe der Jahrhunderte aufgrund unterschiedlicher Fragestellungen herausentwickelt haben.

Die einfache Buchführung

Dieses System hat heute kaum noch praktische Bedeutung, ist aber zulässig.

Die Geschäftsvorfälle werden im Tagebuch, das meist aufgegliedert ist in ein Kassenbuch für Bargeschäfte und ein Tagebuch oder Journal für Kreditgeschäfte, aufgezeichnet.

Neben diesen Grundbüchern wird ein Geschäftsfreundebuch als Hauptbuch und ein Inventar- oder Bilanzbuch, in dem jeweils zum Bilanzstichtag der Stand des betrieblichen Vermögens und der Schulden festgehalten wird, geführt.

Das Geschäftsergebnis wird bei der einfachen Buchführung nur durch den Vergleich des Betriebsvermögens am Anfang und am Schluss des Geschäftsjahres unter Berücksichtigung der Entnahmen und der Einlagen ermittelt.

Von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unterscheidet sich die einfache Buchführung durch die Aufzeichnung von Kreditgeschäften und von der doppelten Buchführung dadurch, dass keine Gegenbuchungen vorgenommen werden und damit die Kontrollmöglichkeit entfällt (Blödtner, Bilke und Heining 2013, S. 18).

Die doppelte Buchführung

Anders als bei der einfachen Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher und gleichzeitig in sachlicher Ordnung erfasst. Ihre Erfassung erfolgt einerseits nach ihrer Auswirkung auf das Vermögen und andererseits nach ihrer Auswirkung auf den betrieblichen Erfolg.

Die Buchung auf Konto und Gegenkonto gewährleistet die Kontrollfunktion der doppelten Buchführung. Die Darstellung aller Zahlungs- und Leistungsvorgänge unter Verwendung von Bestands- und Erfolgskonten ermöglicht auch eine doppelte Erfolgsermittlung.

Neben dem Grundbuch, das wie bei der einfachen Buchführung sämtliche Geschäftsvorfälle chronologisch erfasst, wird bei der doppelten Buchführung ein Hauptbuch geführt, indem für sämtliche Bestands und Erfolgskonten ein Sachkonto eingerichtet wird, auf den das Geschäftsvorfälle doppelt, d.h. einmal im Soll und einmal im Haben gebucht werden.

Als Nebenbücher werden auch hier die Personenkonnten in Geschäftsfreundebüchern geführt. Vom Aufbau her unterscheidet sich die doppelte Buchführung nicht von der einfachen Buchführung. Allerdings hat das Hauptbuch bei der doppelten Buchführung eine völlig andere Bedeutung (Blödtner, Bilke und Heining 2013, S. 19).

Sonderformen der Buchführung

Die offenen Posten-Buchführung

Nach § 146 Abs. 5 AO in Verbindung mit R 5.2 Abs. 5 EStR ist es zulässig, dass Bücher und Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen können. Praktische Bedeutung hat diese Regelung allerdings nur für die Kontokorrentbuchführung, d.h. anstelle des Kontokorrentbuches können die noch nicht ausgeglichen Rechnungen geordnet abgelegt werden (Blödtner, Bilke und Heining 2013, S. 26).

Die Geheimbuchführung

Sie dient ausschließlich dem Zweck, vertrauliche Betriebsvorgänge eigenen Mitarbeitern (Buchhalter) oder Dritten vorzuenthalten. Üblicherweise wird in der eigentlichen Buchführung (Hauptbuchhaltung) ein Verrechnungskonto geführt, dass die Ausgaben der geheimen Buchführung lediglich als Sammelbuchung ausweist, während die geheime Buchführung die Beträge mit den jeweiligen Adressaten im Einzelnen aufführt. Die Geheimbuchführung ist damit praktisch eine Ergänzung der Hauptbuchführung, die den allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen muß (Blödtner, Bilke und Heining 2013, S. 26).

Die kameralistische Buchführung

Sie ist keine kaufmännische Buchführung, sondern dass am staatlichen Haushaltsplan orientierte Buchführungssystem der Behörden, das im Prinzip eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist und weder eine Inventur noch die Bewertung des Vermögens durchführt (Blödtner, Bilke und Heining 2013, S. 27).

Welche Bestandteile sind wesentlich für die Funktionsweise der doppelten Buchführung?

Geschäftsvorfall, Beleg, Buchungssatz, Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher

Das wesentliche Kennzeichen der doppelten Buchführung ist die Erfassung eines Geschäftsvorfalls bzw. Buchungsvorgangs auf zwei Konten.

Der Geschäftsvorfall

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern (z. B. zu einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen; vgl. BMF „GoBD“ vom 28.11.2019, Tz. 16).

Der Beleg

Voraussetzung für jede Buchung ist ein Buchungsbeleg. Das sind alle Schriftstücke, die als Nachweis für die den Fremdbelegen zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle dienen, z.B. Rechnungen, Bankauszüge, Kassenstreifen, Quittungen.

Aber auch interne Belege (Eigenbelege), z.B. Belege für Privatentnahmen, Lohnlisten, Umbuchungslisten, Materialentnahmescheine, Bewirtungsbelege usw. gelten als Buchungsbelege.

Ausnahmen vom Belegzwang werden nur bei kleineren Ausgaben, die laufend in etwa gleichbleibender Höhe wiederkehren, anerkannt, z.B. Parkgebühren, Trinkgelder.

Auf dem Beleg müssen sich sämtliche Informationen finden, die zur ordnungsgemäßen Erfassung des Sachverhalts in der Buchhaltung erforderlich sind. Die nachfolgende Abbildung zeigt den Zusammenhang schematisch am Beispiel einer Rechnung:

Legende:

1. Name des leistenden Unternehmers
2. Anschrift des leistenden Unternehmers
3. Name und Anschrift des Empfängers
4. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
5. Ausstellungdatum der Rechnung
6. Rechnungsnummer
7. Leistungsbeschreibung: Lieferung oder Leistung, Qualität und Quantität
8. Lieferdatum, Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
9. Entgelt
10. Steuersatz, getrennt nach Steuersätzen
11. Rechnungsbetrag (nicht gesetzlich gefordert, aber sinnvoll)

Belegprinzip: Es sind sämtliche Buchungen zu belegen (= keine Buchung ohne Beleg).

Das Konto

Da jedes Konto zwei Seiten aufweist – die linke Seite wird als Sollseite (oder kurz „Soll“) bezeichnet, die rechte als Habenseite („Haben“) – wird ein Geschäftsvorfall auf einem Konto im Soll und auf dem anderen im Haben gebucht.

Der Buchungssatz

Die Arbeitsanweisung für die Verbuchung eines Geschäftsvorfalls ist der sog. Buchungssatz. Die folgende Abbildung zeigt einen Buchungssatzes, wie er im Weiteren verwandt wird – ohne Buchungstext und ohne Datum:

Die Konten „Waren“ und „Vorsteuer“ werden auf ihrer Sollseite und das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ auf seiner Habenseite angesprochen. Dabei müssen die Summen jeder Seite immer übereinstimmen.

Aus einem Buchungssatz lässt sich immer der zugrunde liegende Sachverhalt erkennen. Hier hat ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen von einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen eine Lieferung bezogen, also – aus Sicht der Käufers – eine Ware eingekauft.

Der Rechnungsbetrag über netto 10.000 € zzgl. 19 % USt ist aber noch nicht bezahlt worden (= Kauf auf Ziel).

Verarbeitung der Buchungen in Büchern

Die Verarbeitung der Buchungen erfolgt ebenfalls zweifach in Büchern, nämlich

• im Grundbuch oder Journal und
• im Hauptbuch

Bücher

Der Begriff „Bücher“ ist funktional unter Anknüpfung an die handelsrechtliche Bedeutung zu verstehen. Die äußere Gestalt (gebundenes Buch, Loseblattsammlung oder Datenträger) ist unerheblich (vgl. BMF „GoBD“ vom 28.11.2019, Tz. 14).

Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtlich zu machen (§ 238 Absatz 1 Satz 1 HGB). Der Begriff Bücher umfasst sowohl die Handelsbücher der Kaufleute (§§ 238 ff. HGB ) als auch die diesen entsprechenden Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute. Bei Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (bis 17.500 Euro Jahresumsatz), ist die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten (vgl. BMF „GoBD“ vom 28.11.2019, Tz. 15).

Grundbuch

Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch über die eben erläuterten Buchungssätze aufgezeichnet. Grundbücher erfüllen damit eine Kontrollfunktion und werden als Tagebuch, Journal, Memorial oder auch Primanota bezeichnet. In der Regel werden folgende Grundbücher geführt:

• Kassenbuch – zeichnet sämtliche Einnahmen und Ausgaben auf
• Wareneingangsbuch – erfasst die Waren und Materialeinkäufe,
• Warenausgangsbuch – erfasst die Erlöse aus Warenverkäufen und
• Tagebuch – zeichnet alle übrigen Geschäftsvorfälle auf.

Hauptbuch

Das Hauptbuch enthält sämtliche Konten. Es übernimmt die Aufzeichnungen der Grundbücher und ordnet sie in sachlicher und systematischer Hinsicht entsprechen dem Kontenplan des Betriebes. Die Übertragung der Geschäftsvorfälle aus den Grundbüchern erfolgt meist zusammengefasst für gleichartige Buchungen als Sammelbuchung. Der Abschluss des Hauptbuchs führt zur Bilanz und Erfolgsrechnung.

Nebenbücher

Oft findet sich auch eine weitere Unterteilung des Hauptbuchs in sog. „Nebenbücher“; das dient der Übersichtlichkeit. Nebenbücher sind Hilfsbücher, die neben der eigentlichen Buchführung für spezielle Einzelsachverhalte geführt werden. Die wichtigsten Nebenbücher sind die Geschäftsfreundebücher, die jeweils Stand und Veränderung des Kreditverkehrs für jeden einzelnen Kunden und Lieferanten aufzeichnen, während im Hauptbuch lediglich der Stand der gesamten Kundenforderung im Sachkonto Debitoren und der Stand der gesamten Lieferantenverbindlichkeiten im Sachkonto Kreditoren ausgewiesen ist. Weitere Nebenbücher sind die Wechselbücher, die Lohnbuchführung, Abschreibungslisten, Anlagen- und Lagerbuchhaltung.