Wie funktioniert das betriebliche Rechnungswesen?
In Teil I der Reihe über das betriebliche Rechnungswesen erläutere ich Begriff, Aufgaben und Gliederung sowie Aufbau und Organisation des betrieblichen Rechnungswesens, damit du die Zusammenhänge immer besser verstehst.
Wie funktioniert das betriebliche Rechnungswesen?
Unter dem Begriff „betriebliches Rechnungswesen“ fasst man sämtliche Verfahren zusammen, deren Aufgabe es ist, alle im Betrieb auftretenden Geld – und Leistungsströme, die vor allem – aber nicht ausschließlich – durch den Prozess der betrieblichen Leistungserstellung und -verwertung (betrieblicher Umsatzprozess) hervorgerufen werden, mengen- und wertmäßig zu erfassen und zu überwachen (Dokumentations- und Kontrollaufgabe).
Diese Aufgabe kann sich im Einzelnen auf die Ermittlung von Beständen an einem Zeitpunkt erstrecken (z.B. die Ermittlung des Vermögens und der Schulden des Betriebs an einem Stichtag), sie kann in der Feststellung von Bestandsveränderungen im Zeitablauf (z.B. die Zu- und Abnahme von Forderungen und Verbindlichkeiten) oder des Erfolgs einer Zeitperiode bestehen (z.B. die Höhe des Aufwandes und Ertrages einer Abrechnungsperiode); sie kann ferner auf die Ermittlung der Selbstkosten der betrieblichen Leistungen gerichtet, also nicht nur zeitbezogen, sondern auch stückbezogen sein.
Über die Stichtagsfeststellung oder den Zeitvergleich von Bestands- und Erfolgsgrößen soll das Rechnungswesen in erster Linie der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und der Rentabilität betrieblicher Prozesse dienen und der Betriebsführung damit zugleich Unterlagen für ihre auf die Zukunft gerichteten Planungsüberlegungen liefern (Dispositionsaufgabe).
Betriebsexterne Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens
Neben diesen betriebsinternen Aufgaben hat das Rechnungswesen externe Aufgaben: Aufgrund gesetzlicher Vorschriften dient es der Rechenschaftslegung und informiert – soweit es auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften veröffentlicht oder freiwillig zur Einsicht freigeben wird – die Gesellschafter (Aktionäre, Gesellschafter der GmbH, Kommanditisten usw.), die Gläubiger (Lieferanten und andere Kreditgeber), die Belegschaft , die Finanzbehörden und die Öffentlichkeit (potenzielle Aktionäre und Gläubiger, staatliche Instanzen, wissenschaftliche Institute, Wirtschaftspresse, sonstige Interessierte) über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Betriebes (Rechenschaftslegungs- und Informationsaufgabe).
Im Rechtsstreit mit Geschäftspartnern über ausgeführte Lieferungen und Leistungen oder über geleistete Zahlungen (z.B. auch Schmiergelder) dient die Buchführung als Nachweis. Sie wird damit zum Beweismittel. Dritte Personen, (z.B. Gläubiger und Banken) sind ebenfalls an der Buchführung interessiert, denn aus ihr können sie Rückschlüsse auf die Darlehenswürdigkeit des Unternehmens schließen; insoweit dient die Buchführung als Beleihungsunterlage.
Nicht zuletzt für das Finanzamt erlangt die Buchführung Bedeutung, denn der Gewinn wird bei der Einkommen-, Gewerbe- und Körperschaftsteuer, die Umsätze bei der Umsatzsteuer zugrunde gelegt; die Buchführung ist damit auch die wichtigste Grundlage für die Besteuerung.
Vier Teilgebiete im betrieblichen Rechnungswesen
Aus der Verschiedenheit der Aufgaben hat sich eine Einteilung des betrieblichen Rechnungswesens in vier Teilgebiete entwickelt, die in enger Verbindung miteinander stehen und zum Teil das gleiche Zahlenmaterial – allerdings unter verschiedenen Gesichtspunkten bzw. mit unterschiedlichen Zielsetzungen – verwenden; es sind dies
- Die Finanzbuchführung und Bilanz (Zeitrechnung)
- Die Selbstkostenrechnung (Stückrechnung)
- Die betriebswirtschaftliche Statistik
- Die Planungsrechnung (Vorschau-Rechnung).
Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens
Die Aufteilung in die vier Teilbereiche Finanzbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung, Statistik und Planung, ist bis heute grundsätzlich beibehalten worden.
Jedoch erweist es sich von der Aufgabenstellung der einzelnen Teilgebiete als zweckmäßig, die beiden Bereiche der Buchführung – die Finanzbuchführung (Geschäftsbuchführung), aus der die Bilanz entwickelt wird, einerseits und die Betriebsbuchführung (kalkulatorische Buchführung, Betriebsrechnung), die der Kostenerfassung und – verteilung dient, andererseits – zu trennen und letztere unter dem Oberbegriff Kostenrechnung mit der Selbstkostenrechnung (Kalkulation) zusammenzufassen.
Daraus ergibt sich folgende Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens:
Alle Teilgebiete bestehen aus einem theoretischen und einem angewandten Teil. Beide lassen sich in der Darstellung in der Regel nicht scharf trennen. Theoretische Erkenntnisse können häufig nur dann praktisch angewandt werden, wenn sie „rechenbar“ gemacht werden können.
Nicht alles, was im Bereich des Rechnungswesens als richtig anerkannt worden ist, lässt sich auf Mark und Pfennig ausrechnen.
Die Anwendung verschiedener als theoretisch richtig erkannter Lösungen von Verteilungs- und Zurechnungsproblemen scheitert bisher daran, dass nicht alle für eine exakte Ausrechnung erforderlichen Größen quantifiziert werden können oder dass die Anwendung wirtschaftlich zweckmäßiger und auch rechenbarer Lösungen handels- und steuerrechtlich nicht erlaubt ist. Es ist doch beruhigend zu wissen, dass nicht alles einer Maschine überlassen werden kann.
Aufbau und Organisation des Rechnungswesens
Aufbau und Organisation des Rechnungswesens sind von den spezifischen Gegebenheiten eines Betriebes abhängig, also beispielsweise vom Wirtschaftszweig, von der Wirtschafts- und Rechtsform, der Betriebsgröße, dem Fertigungsverfahren und dem Fertigungsprogramm.
Je nach dem Wirtschaftszweig liegt die Betonung bei der Abrechnung einmal mehr auf der Erfassung und Verteilung der Kosten zum Zweck der genauen Ermittlung der Selbstkosten der Erzeugnisse und der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der Produktion (Industrie) oder auf der Kontrolle des Umsatzes und der Warenbestände (Handel).
Die Rechtsform bedingt die Beachtung bestimmter Gliederungs- und Bewertungsvorschriften für Bilanz und Erfolgsrechnung.
Die Wirtschaftsform, d.h. die Tatsache, dass die Betriebe erwerbswirtschaftlich oder gemeinwirtschaftlich geführt werden können, hat Einfluss auf die Kalkulation und Preispolitik.
Von der Betriebsgröße hängt es ab, bis zu welchem Grad der Verfeinerung durch Anwendung komplizierter Abrechnungsmethoden, durch Einführung einer Normal- oder Plankostenrechnung und durch Verwendung der betriebswirtschaftlichen Statistik das Rechnungswesen ausgebaut werden kann.
Das Fertigungsprogramm und die Fertigungsverfahren (z.B.: die Anzahl der Artikel und ihre produktionstechnische Verwandtschaft oder Differenzierung) beeinflussen die Wahl der Kalkulationsverfahren (z.B. Divisionskalkulation bei Massenfertigung, Zuschlagskalkulation bei Fertigung verschiedener Serien).
Digitalisierung erweitert den Informationswert
Die Tatsache, dass im betrieblichen Rechnungswesen in zunehmendem Maße – und zwar nicht nur in Großbetrieben, sondern auch bis hin zu den kleinen Handwerksbetrieben – die Verfahren der EDV Anwendung finden (z.B. computergestützte Buchführung und Jahresabschlussrechnung), hat nicht nur eine teilweise erhebliche Reduzierung der Personalkosten im Rechnungswesen zur Folge, die durch die Abschreibung der EDV-Anlagen bei weitem nicht kompensiert wird, sondern führt auch zu einer bedeutenden Erweiterung des Informationswertes aller Bereiche des betrieblichen Rechnungswesens.
Einsatz der EDV fordert Wissen über Grundlagen der Buchführung und Bilanzierung
Wer Programme für einzelne Gebiete des Rechnungswesens entwickelt oder von Dritten erworbene Programme nicht nur anwenden, sondern auch begreifen will, muss auch im Zeitalter der EDV die Grundlagen des Systems der doppelten Buchführung und die gesetzlichen Vorschriften über die Bilanzierung dem Grunde und der Höhe nach beherrschen und muss die bilanzpolitischen Spielräume, die diese Vorschriften bei der Aufstellung des Jahresabschlusses und bei der steuerlichen Gewinnermittlung gewähren, kennen. Auch der Einsatz von EDV-Programm in der Kostenrechnung setzt eine genaue Kenntnis der Kostenrechnungsverfahren voraus.
Noch einmal mehr gilt dies mit fortschreitender Digitalisierung im Rechnungswesen, die neben dem Umgang mit modernen EDV-Systemen und dem Beherrschen neuer Auswertungsmöglichkeiten durch den Einsatz künstlicher Intelligenz fundierte Kenntnisse der Ausgangsmaterie Rechnungswesen empfehlenswert macht, vgl. Bleiber (2019).