Wie findest du die richtige Software für deine Buchhaltung?

8. Dezember 2022, überarbeitet am 06. Januar 2022

Software-Lösungen, die für die Auftragsbearbeitung und die Buchführung gleichermaßen nützlich wie kostengünstig sind, unterstützen als hilfreiche Werkzeuge deine Buchhaltung. Außerdem bieten sie über Standard-Schnittstellen die Möglichkeit einer interaktiven Zusammenarbeit mit mir als Steuerberater.

Der Einsatz moderner Software-Lösungen in der Buchhaltung bringt daher viele Vorteile:

• GoBD-konforme Dokumentation deiner Geschäftsvorfälle
• Verbindung aller Vor- und Nebensysteme mit deiner Buchführung
• Transparente Abbildung interner und externer Prozesse
• Unterstützung unternehmerischer Entscheidungsfindung

Welchen Sinn stiftet der Einsatz von Software in der Buchhaltung?

Es lohnt sich also, zusammen mit mir einen Blick darauf zu werfen,

• für welche betrieblichen Teilaufgaben eine Software-Lösung in Betracht kommt,
• welche Kriterien bei der Auswahl einer Software-Lösung relevant sind und
• wie die Software-Lösung schlussendlich eingerichtet werden muss.

Da die eingesetzte Software eine gut durchdachte Organisation unterstützt, können nicht nur Geld und Zeit gespart, sondern alle in deinem Unternehmen verfügbaren Ressourcen sinnvoller eingesetzt werden.

Werden die Veränderungsprozesse mit Freude und Neugierde begonnen, tritt der Nachteil durch den anfänglichen Mehraufwand für die Implementierung neuer Prozesse und Software rasch in den Hintergrund.

Denn natürlich entstehen optimierte Prozesse nicht über Nacht und auch die in den Veränderungsprozess eingebundenen Menschen müssen sich erst an ihre neuen Aufgaben, die veränderten Abläufe und nicht zuletzt auch an die neue Software gewöhnen.

Daher sollte nicht nur der unbedingte Willen zur gemeinsamen Veränderung beschworen, sondern auch wechselseitige Geduld geübt und viel gegenseitiges Verständnis aufgebracht werden.

Auch die Einführung einer offenen Kommunikation und einer wertschätzenden Streitkultur in deinem Unternehmen ist sehr förderlich, um den Veränderungsprozess nachhaltig voranzutreiben; hierauf werde ich anderer Stelle noch einmal eingehen.

Gibt es einen Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Die beiden Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden in Fachbüchern häufig synonym eingesetzt. Da in Gesetzen zumeist der Begriff Buchführung als Methodik oder Tätigkeit verwendet wird und in der Praxis unter dem Begriff Buchhaltung die Organisationseinheit eines Unternehmens verstanden wird [1], in der die Buchführung durchgeführt wird, nutze auch ich die Begriffe in dieser Weise:

Buchführung

Die Aufgabe der Buchführung besteht darin, alle in Zahlenwerten festgestellten wirtschaftlich bedeutsamen Vorgänge (Geschäftsvorfälle), die sich im Betrieb ereignen, in chronologischer Reihenfolge festzuhalten.

Die Buchführung beginnt mit der Gründung und endet mit der Liquidation eines Betriebes.

Wirtschaftlich bedeutsam sind dabei alle Vorgänge, die zur Änderung der Höhe und/oder der Zusammensetzung des Vermögens und des Kapitels eines Betriebes führen.

Sie ist das zahlenmäßige Spiegelbild eines Unternehmens und eine der wichtigsten Informationsquellen für dich als Unternehmer.

Buchhaltung

Die Buchhaltung (englisch work department of bookholders) ist die Organisationseinheit eines Unternehmens, die sich mit der Buchführung befasst [2].

Die Buchhaltung ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Je nach Größe und Art der Organisation kann es sinnvoll sein, die Buchhaltung in Teilbereiche zu untergliedern.

• Die Finanzbuchhaltung bucht Vorgänge, die zur Bilanzierung und Gewinn- und Verlustrechnung nötig sind.
• Die Debitorenbuchhaltung verarbeitet die Forderungen an Kunden.
• Die Kreditorenbuchhaltung verarbeitet die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
• Die Anlagenbuchhaltung verwaltet Güter des Anlagevermögens.
• Die Lohnbuchhaltung wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab.
• Die Kosten- und Leistungsrechnung ordnet zu, welche Kosten die einzelnen Unternehmensteile und/oder die Projekte verursachen.
• Die Lager- oder Mengenbuchhaltung ist für die Verbuchung von Geschäftsvorfällen in der Materialwirtschaft zuständig.
• Die Energiebuchhaltung wird im kommunalen Facilitymanagement angewendet.

Kameralbuchhaltung

Die Kameralistik bzw. Kameralbuchhaltung ist eine Sonderform, die in der Vergangenheit vorwiegend in staatlichen Organisationen angewendet wurde, aber auch dort seit einigen Jahren zunehmend durch die doppelte Buchhaltung (eigentlich „doppelte Buchführung“) abgelöst wird.

Welche Aufgaben in der Buchhaltung können durch Software unterstützt werden?

Folgende Aufgaben können in deinem Unternehmen anfallen:

• Kundenanfragen bearbeiten,
• Angebote kalkulieren und versenden,
• Auftragsbestätigung abwarten,
• Leistungserstellung oder Produktion, gfs. Mitarbeitereinsatz planen,
• Lieferscheine und Frachtpapiere ausgeben,
• Ausgangsrechnungen schreiben und Kundenzahlungen überwachen,
• Angebote einholen, vergleichen, Bestellungen auslösen,
• Bei Wareneingang Menge und Qualität der erhaltenen Ware oder Art der Dienstleistung prüfen,
• Lieferscheine und Frachtpapiere mit der Bestellung und dem verfügbaren Bestand abgleichen,
• Eingangsrechnungen formal und inhaltlich kontrollieren und zur Zahlung anweisen oder Korrektur der Rechnung reklamieren,
• Kassenbücher, Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher, aber auch Warenbestände führen,
• Einnahmen und Ausgaben verbuchen, Belege geordnet ablegen, Buchführung gewissenhaft erledigen.

Diese Auflistung ist nicht vollständig und die Gewichtung der gesetzlich vorgeschriebenen oder betriebswirtschaftlich sinnvollen Aufgaben variiert in jedem Einzelfall.

In jedem Fall müssen diese Aufgaben nicht nur effizient gelöst und effektiv bearbeitet werden, sondern die hiermit im Zusammenhang stehenden Geschäftsvorfälle müssen in jedem Fall auch zeitnah, vollständig, sachgerecht geordnet und für Dritte auf einen Blick nachvollziehbar dokumentiert werden.

Außerdem empfiehlt es sich, die hierfür erforderlichen Prozesse verständlich und für die mit den Aufgaben betrauten Menschen verständlich, z.B. in einer Verfahrensanweisung, zu beschreiben.

[1] Vgl. Buchführung – Wikipedia [07.12.2022]

[2] Vgl. Buchhaltung – Wikipedia [07.12.2022]

Für welche Teilaufgabe kommt eine Software-Lösung in Betracht?

Ohne Software-Unterstützung gerät die kaufmännische Abwicklung eines Kundenauftrags schnell zu einer unendlichen Geschichte:

• Kundendaten heraussuchen und in den Briefkopf einsetzen,
• Auftragsposition für Auftragsposition in den Artikeldaten nachschlagen und mitsamt Produktdetails und Preisangaben in eine Tabelle eintragen,
• danach die Posten zusammenrechnen und das Angebot fertig schreiben.

Dasselbe noch einmal in Grün, um die Leistung später in Rechnung zu stellen. Um eine ordentlich Nachkalkulation vornehmen zu können, ist es besonders hilfreich, wenn alle mit einem Auftrag im Zusammenhang stehenden Rechnungen über eine einheitliche Auftragsnummer miteinander verknüpft sind.

Diese Pflichtübungen und weitere, z.B. die Verbuchung aller Ein- und Ausgaben, die Abwicklung von Zahlungsverkehr und Mahnwesen, werden durch den Einsatz von geeigneter Software drastisch erleichtert.

Je weniger Reibungsverluste durch den Einsatz unterschiedlicher Systeme entstehen, desto erfreulicher ist der Verbesserungseffekt. Dies ist zwar immer eine Frage von Schnittstellen, aber nicht nur.

Schauen wir uns nun einmal die wichtigsten Arbeitsschritte an, die in jeder Buchhaltung anfallen.

Bearbeitung von Ausgangsrechnungen

Bei einer guten Lösung werden die Stammdaten – also Kunden- und Lieferantendaten, aber auch Service- und Produktdaten sowie Rabatte und andere Zahlungsvereinbarungen – in einer gemeinsamen Datenbank verwaltet und nur an einer Stelle abgelegt. Somit sind Angebote schnell zusammengestellt, vordefinierte Zahlungsbedingungen ausgewählt und per Knopfdruck können aus einem akzeptierten Angebot eine Auftragsbestätigung, der Lieferschein und die zugehörige Ausgangs-Rechnung erstellt und GoBD-konform abgelegt werden.

Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Bei Eingangs-Rechnungen funktioniert die Bearbeitung ähnlich: Auch hier müssen die Stammdaten der Lieferanten wie auch der einzukaufenden Dienstleistungen, Produkte und Artikel gepflegt sein, Bestellungen sollten eine Vorgangsnummer erhalten, die vom Lieferanten bei Annahme Ihres Auftrages vergeben wurde. Nach Erhalt der Lieferung oder Leistung kann die Eingangs-Rechnung alsdann dieser Vorgangsnummer zugeordnet und in der Buchführung als Geschäftsvorfall erfasst und mit dem Beleg verknüpft werden. Bis zur Zahlung erscheint die Eingangs-Rechnung ebenfalls in der Liste offener Posten. Bei Aktualisierung der Bankdaten erfolgt auch hier die Zuordnung, so dass der offene Posten (teil-)automatisch ausgeziffert wird.

Überwachung der Offene-Posten-Liste

Alle Rechnungen landen in der Liste offener Posten (OPOS), bis sie durch Zahlungseingang ausgeglichen werden. Über eine gemeinsame Vorgangsnummer lassen sich Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung miteinander in Beziehung setzen.

Nutzung von Online-Banking

Wenn auch die Geschäftsbanken mit eingebunden sind, werden die Bank- und Transaktionsdaten regelmäßig aktualisiert und – sofern alle Stammdaten richtig gepflegt und Schnittstellen sauber programmiert sind – die jeweiligen Zahlungseingänge dank moderner Technik den offenen Posten (teil-) automatisch zugeordnet und ausgeziffert.

Einbindung moderne Zahlungsdienstleister

Moderne Zahlungsdienstleister können ähnlich einer Geschäftsbank ebenfalls eingebunden werden, so dass sämtlicher unbarer Zahlungsverkehr elektronisch abgebildet wird und in die Buchführung einfließt.

Einsatz elektronischer Kassensysteme

Elektronische Kassensysteme helfen – sofern Sie über eine TSE-Zertifizierung verfügen – alle Bargeschäfte GoBD-konform zu dokumentieren. Über eine standardisierte Schnittstelle können die Daten in nahezu jedes Buchführungssystem übernommen werden, so dass händische Doppelarbeiten entfallen.

Handel auf elektronischen Marktplätzen

Nicht erst seit Corona floriert der Handel über elektronische Marktplätze. Über Schnittstellen können sämtliche Transaktionen in die Buchführung einfließen und gfs. sogar Warenbestände zu- oder abgebucht werden.

Zusammenführung aller Grundaufzeichnungen in einer Buchführung

Damit der Einsparungseffekt dieser elektronischen Helferlein nicht am Steuerberater scheitert, macht es Sinn, sich mit diesem auf ein anderes Vorgehen zu verständigen und gemeinsam eine Software auszusuchen, auf die sowohl du als auch dein Steuerberater Zugriff haben. Nur dann gelingt eine arbeitsteilige Zusammenarbeit auf einem Datenbestand ohne Doppelerfassung und ohne Reibungsverluste.

Zwischenfazit

Der zeitliche Einsparungseffekt ist natürlich umso höher je mehr Geschäftsvorfälle pro Buchungszeitraum zu verarbeiten sind. Aber auch die Fehleranfälligkeit sinkt in dem Maße wie die Anzahl der verarbeiteten Geschäftsvorfälle steigt. Und erst dieser Doppeleffekt macht den Einsatz einer Software-Lösungen so interessant:

Die zeitnahe, vollständige und richtige Erfassung aller Belege sowie die nachvollziehbare und nachprüfbare Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben erleichtert nicht nur die Nachkalkulation, sondern sorgt im Idealfall für eine ordnungsmäßige Buchführung.

Als erstes Zwischenfazit ist also festzuhalten, dass die folgenden Funktionen der Buchführung durch eine Software-Lösung effizienter erledigt werden können als ohne deren Einsatz:

• Angebote, Auftragsbestätigungen, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen
• Bestellwesen und Sammlung aller Eingangsrechnungen
• Banking mit Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern, Marktplätzen und Buchführung
• Elektronischen Kassensysteme mit TSE-Zertifizierung
• OPOS-Überwachung und Mahnwesen
• Buchführung und Rechnungslegung

Je höher die Anzahl der zu verarbeitenden Geschäftsvorfälle desto höher ist der Einsparungseffekt und umso wichtiger ist die Digitalisierung der hieran anknüpfenden kaufmännischen Prozesse

Welche Kriterien sind bei der Auswahl einer Software relevant?

Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du dich intensiv mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ befassen.

Es lohnt sich alsdann zu hinterfragen, welche Prozesse in Deinem Unternehmen optimiert werden können, welche Schnittstellen eine Software bereits vorsieht und in welchem Kosten-Nutzen-Verhältnis die Ausgabe für ein zusätzliches Tool steht.

Und natürlich darf die Frage erlaubt sein, welchen Grad der Digitalisierung deiner Buchhaltung du dir bereits zutraust, wie eng und in welcher Form du dir die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater zutraust.