Lohnsteuerabzug und so viel mehr …

Sämtliche Tätigkeiten im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, einem Bereich der Lohnbuchführung, dienen der Erfüllung der Aufzeichnungspflichten für den Lohnsteuerabzug und der ordnungsgemäßen Ermittlung und Erfassung der sozialversicherungsrechtlichen Beiträge Ihrer Arbeitnehmer.

Nichts ist ärgerlicher, als wenn wertvolle Arbeitszeit mit der Beschwichtigung verärgerter Arbeitnehmer vertan wird, weil sie eine erteilte Lohnabrechnung nicht verstehen, dort geleistete Stunden nicht oder falsch aufgeführt sind oder aber zugesagte Gehaltsbestandteile fehlen.

Beratung im Bereich der Lohn- und GehaltsabrechnungEinrichtung einer LohnbuchführungDie laufende Lohn- und GehaltsabrechnungSonstige Tätigkeiten im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Jeder Gehaltsbestandteil unterliegt tarif- und arbeitsrechtlichen Regelungen und vielleicht sogar auch gewohnheitsrechtlichen Vorgaben, die das individuelle Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestimmen. Obwohl ein Vertrag nicht zwingend schriftlich niedergelegt sein muss, um zivilrechtlich wirksam zu sein, empfiehlt es sich – auch und gerade wegen des Beweiskraft des Schriftstückes in einem späteren arbeitsgerichtlichen Verfahren – dringend, von Anfang an die Schriftform bei der Vereinbarung von Arbeitsverträgen sowie  bei Veränderungen oder Anpassungen dieser Verträge einzuhalten.

Wir beraten Sie gerne, wenn es darum geht, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragen der einzelnen Gehaltsbestandteile zu prüfen und steuer- und sozialabgabenfreie Regelungen für einzelne Vergütungsbausteine zu finden. Dies können sein:

Beschäftigung nahestehender Angehöriger
Angemessenheit der Geschäftsführervergütung [1]
Betriebliche Altersvorsorge
Reisekostenrecht
Gestellung von betrieblichen Wirtschaftsgütern zur privaten Nutzung (z.B. KFZ, PC oder andere elektronische Kommunikationsgeräte)
Einrichtung von Home-/Telearbeitsplätzen
Arbeitszeitkonten
Altersteilzeit
Beschäftigung von Schülern, Praktikanten und Aushilfen
Beachtung von Aufzeichnungspflichten
Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz
Reisekostenrecht (In- und Ausland)
Besonderheiten bei Arbeitnehmerentsendung (ins Ausland)
Überprüfung der Ansässigkeit bei starker Reisetätigkeit eines Mitarbeiters

Zielsetzung der Einrichtung einer Lohnbuchführung ist die korrekte Durchführung der Lohnsteuer- und Sozialversicherungs-abrechnung für Ihre  Arbeitnehmer sowie die elektronische Versendung der Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt und die ebenfalls auf elektronischem Weg zu erfolgende Erfüllung aller sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten des Arbeitgebers gegenüber allen Sozialversicherungsträgern.

Für die Einrichtung einer Lohnbuchführung müssen folgende Informationen zusammengetragen und erfasst werden:

  • Stammdaten des Arbeitgebers
  • Stammdaten der Arbeitnehmer
  • Stammdaten aller erforderlichen Lohnarten für sämtliche Lohn- und Gehaltsbestandteile
  • Stammdaten aller Krankenkassen, bei denen die Arbeitnehmer versichert sind
  • Merkmale für die Abführung der Lohnsteuer
  • Merkmale für die Berufsgenossenschaft
  • Merkmale für die Kostenerstattung des Arbeitgebers bei Entgeltfortzahlungen und Mutterschaftsleistungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz

Für die erstmalige Einrichtung der Lohnkonten eines Arbeitnehmers einschließlich der Aufnahme seiner Stammdaten erhält der Steuerberater eine geringe, in keinem Fall kostendeckende Gebühr. Daher bestehen wir darauf, dass Sie uns die zur Verfügung gestellten Formulare zur Stammdatenaufnahme des Betriebes, aber vor allen Dingen für jeden Mitarbeiter, vollständig ausgefüllt und mit sämtlichen erforderlichen Anlagen versehen innerhalb der ersten Arbeitstage eines laufenden Abrechnungsmonats bei uns zur Bearbeitung einreichen.

Änderungen während des Beschäftigungsverhältnisses und das jährliche Abschließen der Lohnkonten sind nach der Steuerberatervergütungsverordnung nicht gesondert abrechnungsfähig. Wir behalten uns allerdings vor, zusätzlichen Aufwand, der uns durch zu spät oder lückenhaft eingereichte Unterlagen oder Angaben entsteht, gesondert in Rechnung zu stellen.

Ein Arbeitgeber hat neben arbeits- und tarifrechtlichen Vorgaben sämtliche lohnsteuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und melderechtlichen Vorgaben zu beachten. Damit Sie hierbei nichts übersehen, unterstützen wir Sie bei Bedarf im Rahmen unserer Beratung „Lohn- und Gehalt“ vor der erstmaligen Einrichtung sowie bei der Umsetzung anstehender Rechtsänderungen.

Wir nehmen auch gerne Kontakt zu einem auf Tarif- und Arbeitsrecht spezialisierten Juristen für Sie auf, um Ihre Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen auf dem laufenden Stand zu halten. Die Honorierung für diese Beratung hängt selbstverständlich vom erforderlichen Aufwand ab und wird individuell mit Ihnen als Investitionsbeitrag verabredet.

Die übliche Tätigkeit der regelmäßigen Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst folgende Leistungen unter Anwendung der gesetzlichen Bestimmungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbereich:

die eigentliche Führung des Lohnkontos
je eine Abrechnung für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer
Lohnsteueranmeldung
regelmäßig anfallende elektronische Meldungen an die Sozialversicherungsträger
Meldungen an die Berufsgenossenschaft

Als Abrechnungszeitraum gilt der Zeitraum, für den tatsächlich regelmäßig abgerechnet wird. Üblich ist die monatliche Abrechnung, in seltenen Fällen kann auch eine wöchentliche oder gar tägliche Abrechnung in Frage kommen. Der Turnus der Lohnsteueranmeldung ist gesetzlich geregelt und wird durch die Höhe der insgesamt zu zahlenden jährlichen Lohnsteuer bestimmt.

Daneben können sonstigen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der laufenden Lohnbuchführung  anfallen:

Lohnfortzahlungsanträge im Krankheitsfall
Meldung an Berufsgenossenschaften
Aufgabe von Zahlungen
Erstellung von Überweisungsträgern
Netto-/Brutto-Hochrechnungen
Berechnungen von Tariflöhnen, Urlaubs- oder Weihnachtsgeldern, Tantiemen
Kostenstellenrechnungen
Erstellen von Jahresbescheinigungen für die BfA
Neueinstellungen/Kündigungen: Nachweis für die Rentenversicherung
An- und Abmeldungen, soweit nicht regelmäßig anfallende Beitragsnachweise und Meldungen bei Sozialversicherungsträgern und Krankenkassen
Berechnungen der Bezüge für Arbeitszeiten
Meldungen für die Schwerbehindertenausgleichsabgabe, Urlaubsgelder, Tantiemen
Anträge auf Gewährung von Lohnzuschüssen
Erstellen von Lohnartenlisten, Kostenlisten, Kostenträgerlisten
Meldungen an Berufsverbände
Nacherhebung der Lohnsteuer für bereits abgelaufene Wirtschaftsjahre
Erstellung von Lohnsteuerbescheinigungen und Lohn(stunden)zetteln
Ausfüllen von Fragebögen des Arbeitsamtes und der Krankenkasse
u.v.m.

Die gesetzlichen Bestimmungen der sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten haben sich seit dem 01.01.2006 hinsichtlich der Fälligkeit der Beiträge geändert. Sie sind nunmehr in ihrer voraussichtlichen Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Arbeitsleistung für das Arbeitsentgelt erbracht worden ist. Dies bringt insbesondere bei schwankenden Arbeitsentgelten erhebliche Mehrarbeit mit sich, weil seither jeweils eine vorläufige und eine endgültige Lohnabrechnung gefertigt werden müssen. Mit vielen unserer Mandanten haben wir Mittel und Wege gefunden, den Aufwand für die monatliche Abrechnung trotz des vorgezogenen Fälligkeitstermin so vernünftig einzugrenzen, dass kein nennenswerter Mehraufwand entsteht.

Durch die Einführung von ELENA war ab 2010 ff eine Vielzahl von Bescheinigungen weggefallen, was jedoch keine Arbeitserleichterung mit sich gebracht hat. Da ELENA mit Ablauf des Jahres 2012 wieder abgeschafft wurde, sind nun wieder die elektronisch zu übermittelnden Bescheinigungen zu erstellen. Der durch die  elektronische Abgabe der Daten erforderliche Mehraufwand entsteht durch die zusätzlichen Angaben, die bei der Ermittlung der Daten nunmehr erforderlich sind und vom Mandanten angeliefert und von uns zusätzlich erfasst werden müssen.

Sowohl die Teilnahme an einer Lohnsteueraußenprüfung als auch die Teilnahme an der Überprüfung der Sozialversicherungsträger sowie das Thema Lohnsteuernachschau  seien an dieser Stelle erwähnt, eine Erläuterung dieser Prüfungen und dem unserem möglichen Leistungsumfang finden Sie unter dem Stichwort Betriebsprüfung.

[1] Eine Überprüfung, ob der aktuelle Geschäftsführervertrag eines (Allein-)Geschäftsführers einer (Ein-Mann-)GmbH mit den Statuten des Gesellschaftsvertrages übereinstimmt und mit anderen Verträgen, z.B. Ehe- bzw. Scheidungsfolgenvereinbarungen und erbrechtlichen Regelungen abgestimmt ist, erfolgt im Rahmen der Gesellschaftsrechts- bzw. der Nachfolgeberatung.