Buchführung in 15 Minuten

Knicken, Lochen, Abheften war gestern, heute macht sich die Buchführung in 15 Minuten und fast von allein – bequem von überall und im Browser. Kann das wirklich sein? Es kommt darauf an … ! Denn neben einer guten Geschäftsidee beruht Geschäftserfolg immer auch zu einem guten Teil auf Durchhaltevermögen, Gewissenhaftigkeit und Ordnung. Und der Papierkram will erledigt sein, ob nun papierhaft oder digital.

Angebote kalkulieren und versenden, Auftragsbestätigung abwarten, Lieferscheine und Frachtpapiere ausgeben, Ausgangsrechnungen schreiben und Zahlungen überwachen, Eingangsrechnungen kontrollieren, mit Bestellschein und Frachtdokumenten abgleichen, Warenbestand erfassen und Rechnung zur Zahlung anweisen, Einnahmen und Ausgaben verbuchen, Belege geordnet ablegen, Buchführung gewissenhaft erledigen.

Wie mit Hilfe moderner Software z.B. die Buchführung in 15 Minuten erledigt werden könnte, beschreibe ich im folgenden Beitrag.

Clevere Software-Lösungen für die Buchführung machen das Leben vieler Unternehmer leichter.

Auch wenn ich als Steuerberater nicht jede Werbeaussage „da draußen“ gutheiße, bin ich begeistert von den vielen clever gemachten Softwarelösungen, die es Selbständigen und Unternehmern heute erleichtern, ihre Buchführung oder wenigstens ihre Grundaufzeichnungen überall und auf intuitive Weise und vor allem kostengünstig zu erledigen. Vorteile, die kein Unternehmer ungenutzt lassen sollte.

Die richtigen Programmeinstellungen sichern das Ergebnis deiner Buchführung

Es gibt keine Ausreden mehr: Wenn das ausgewählte Softwareprodukt zum eigenen Unternehmen passt, alle Programmeinstellungen richtig vorgenommen und die Stammdaten vollständig gepflegt sind, braucht es nur noch eine App auf dem Handy oder die richtige Voreinstellung im Scanner, um auch die wenigen noch verbliebenen Papierbelege abzufotografieren bzw. einzuscannen, zeitnah zu erfassen und sofort oder etwas später dem jeweils richtigen Geschäftsvorfall zuzuordnen.

Das war’s!  – Das war’s? – Es kommt darauf an! Lies weiter und du erfährst, warum.

Mit guter Führung gelingt der Einstieg in deine eigene Buchführung

Wir bestärken Unternehmer seit Jahren schon darin, ihre Belegorganisation und die eigene Buchführung mit Hilfe moderner Technik rechtsicher und GoBD-konform aufzubauen und unterstützen sie darin, die hierfür erforderlichen Fähigkeiten zu erwerben und entsprechende Kapazitäten freizusetzen. Mit unserer Hilfe lernen auch technisch weniger erfahrene Selbstständige, sich schrittweise der Digitalisierung ihrer Buchführung und den damit in Verbindung stehenden Geschäftsprozessen anzunähern. Und dann ist tatsächlich möglich, die eigene Buchführung in 15 Minuten täglich oder wöchentlich zu erledigen!

„Einfach mal machen“ und dann grandios scheitern – keine Seltenheit bei Selbstbuchern

Leider haben wir inzwischen auch unsere Erfahrungen mit Selbstbuchern gesammelt, die „einfach so“ gestartet sind. Mangelndes Verständnis für Buchführung und Belegorganisation und Unkenntnis der technischen und rechtlichen Zusammenhänge lassen diese Menschen oft grandios scheitern. Scheitern meint hier, sie:

  • zahlen zu viele Umsatzsteuern, weil sie Erlöse einmal richtig mit ihrem Bruttobetrag als Forderungen eingebucht und danach zusätzlich noch einmal den Umsatzsteuerbetrag – also doppelt – erfasst haben.
  • ziehen fälschlicherweise Vorsteuer, weil sie anstelle einer ordnungsmäßigen Rechnung nur Schriftverkehr oder eine Zahlungserinnerung berücksichtigen, oder
  • kaufen online z.B. Bildrechte für ihre website oder ihre Unternehmensbroschüre von einer z.B. im EU-Ausland ansässigen Fotoagentur und nutzen hierfür ihren privaten Account,
  • zahlen zu viele oder zu wenig Einkommensteuer, weil sie eine Kundenzahlung nicht als Ausgleich der bereits erfassten Forderung, sondern als Einnahme – und damit doppelt – erfassen oder
  • berücksichtigen Pfandgelder bei Einlösung von Leergut als Einnahme – und damit zusätzlich – oder
  • ordnen Ausgaben falsch zu, weil sie die sog. 11-Tage-Regelung zum Jahreswechsel nicht kennen oder
  • privat veranlasste Ausgaben nicht als solche behandeln oder
  • bestimmte Ausgaben nicht nach Umsatzsteuersätzen getrennt von anderen Ausgaben aufzeichnen oder
  • Wirtschaftsgüter nicht einzeln und / oder mit den falschen Werten erfassen, weil
  • Nebenkosten nicht den Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes zuordnen oder – ganz profan –
  • Ausgaben nicht vollständig erfassen, weil nicht alle Rechnungen vollständig aus elektronischen Postfächern abgeholt wurden,
  • usw.

Diese Fehlerliste ließe sich beliebig fortsetzen. Allen Fehlern ist gemein, dass sie nicht nur die Buchführung und die auf ihrer Basis erstellten Umsatzsteuervoranmeldungen unrichtig machen, sondern dass alle weiteren auf ihr beruhenden Auswertungen falsch sind.

Ohne ordnungsgemäße Buchführung ist jedes Unternehmen in permanenter Krise

Es lässt sich dann nicht nur keine korrekte Gewinnermittlung für die Steuererklärung ableiten. Viel mehr fällt ins Gewicht, dass der Unternehmer keine aussagefähige Entscheidungsgrundlage hat und sein Unternehmen daher weder zahlen- noch kennzahlenbasiert führen kann. Er stochert im Nebel und kann noch nicht einmal sagen, ob er mit seinem Unternehmen Erfolg oder Misserfolg hat. Sein Unternehmen befindet sich in permanenter Krise, ohne dass er sich dessen bewusst wäre. Kurz:

Ohne ordnungsgemäße Buchführung auf Basis einer durchdachten Beleg- und Ablagestruktur ist kein Unternehmer im Stande, sein Unternehmen erfolgsorientiert zu führen und den Wert seines Unternehmens positiv zu entwickeln.

Missachtung der GoB ist die wichtigste Ursache für’s Scheitern

Bei vielen Buchführungen, die wir in den vergangenen Jahren übernommen bzw. kontrolliert haben, fällt auf, dass die Grundlagen der Buchführung (GOB) gänzlich unbekannt zu sein scheinen. Leider gilt dies auch für Buchführungen, die wir von Beraterkollegen übernehmen:

Denn es ist nicht damit getan, Mandanten einen Online-Zugang einzurichten, damit Kanzleimitarbeiter hochgeladene Belege in ihrer gewohnten Buchungsumgebung abarbeiten können. Im Anschluss daran muss die Buchführung auch zeitnah kontrolliert und deren Qualität von einer Fachkraft abgesichert werden. Und das geschieht leider zu selten zeitnah.

Einsatz moderner Software setzt Kenntnis und Beachtung der GoBD voraus

Hinzu kommt, dass der technische Fortschritt in Form von elektronischer Kommunikation und Datenverarbeitung aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken ist; dies gilt gleichermaßen in beruflichem, privatem und gesellschaftlichem Kontext.

Und da dies so ist, sind auch die seit 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[1] durch die Finanzverwaltung zu beachten. Und hier wird es spannend und zum Teil herausfordernd!

Die Finanzverwaltung stellt im Schreiben vom 28.11.2019 klar, dass sie keine „Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung – und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme – (…) weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.“  [Tz. 180]

Hiernach können „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter dem Unternehmen als Entscheidungskriterium bei der Auswahl eines Softwareproduktes dienen, jedoch keine Bindungswirkung gegenüber der prüfenden Finanzbehörde entfalten. [Tz. 181]

Denn die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu.

Dies gilt umso mehr als weitere Kriterien (z. B. Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten oder Parametrisierungen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten) erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit eines DV-Systems und damit auf Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen haben können. [Tz. 179].

Bevor du dich also für eine Software-Lösung entscheidest, solltest du dich intensiv mit dem Schreiben der Finanzverwaltung zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ befassen.

Künstliche Intelligenz lernt schnell – leider auch von Fehlern

Moderne Buchführungssysteme lernen schnell. Die integrierte Logik – gerne auch als Künstliche Intelligenz beschrieben – lernt aber leider auch von Fehlern. Deshalb ist es gerade am Anfang existentiell wichtig, die richtigen Geschäftsvorfälle korrekt zu definieren, nicht nur den richtigen Kontenrahmen zu wählen oder einen betriebsindividuellen Kontenplan einzurichten, sondern auch die zugehörigen Umsatzsteuerschlüssel richtig einzurichten und zu erklären. Das setzt wiederum voraus, dass du dich mit der eingesetzten Software und der dahinter stehenden Logik wirklich im Detail beschäftigst oder einen fachlich und technisch versierten Steuerberater findest.

Zwischenfazit

Die Buchführung in 15 Minuten ist keine Utopie, wenn du dir in Ruhe überlegst, wie du deine kaufmännischen Abläufe optimieren kannst und dir bei der Auswahl und Einrichtung deiner Buchführungs-Software helfen lässt. Kaufmännische und buchhalterische Grundkenntnisse sowie ein gewisses Grundverständnis für EDV sind dabei unbedingt von Vorteil. Es ist außerdem wichtig, dass du dich vor der Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware mit den Themen GoBD, Datenschutz und Datensicherheit befasst.


Dieser Beitrag …

gehört zu der Serie „Buchführung in 15 Minuten„. In dieser Reihe weise ich auf die Wichtigkeit von Datenschutz und Datensicherheit bei der Auswahl von Software in deiner Buchhaltung hin, gehe der Frage nach, wie du eine geeignete Software für deine Buchhaltung findest, für wen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gelten und warum du die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) kennen solltest. Außerdem beschreibe ich drei mögliche Stufen der Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater.


[1] BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/19/10003:001 vom 28.11.2019, BStBl. I S. 1269