GoBD – Die „neuen“ Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

GoBD

Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – hat das Bundesfinanzministerium (BMF) bereits mit Schreiben vom 14.11.2014 erlassen. Die neuen Grundsätzegelten gelten ab 01.01.2015. Aber Hand auf’s Herz: Wußten Sie’s?

Hintergrund: GoBS, GoBD und Entwurf der GoBIT

Dem Schreiben vom 14.11.2014 waren zwei Entwürfe aus dem Jahr 2013 vorausgegangen, die allerdings von den Spitzenverbänden der Wirtschaft und Steuerberatung scharf kritisiert worden waren. Aber auch das endgültige Schreiben ist aufgrund von Verschärfungen der bisherigen Rechtslage einer erheblichen Kritik ausgesetzt. Besonders heftig werden die neuen Risikopotenziale für die Steuerpflichtigen kritisiert, die mit dem neuen Schreiben einhergehen.

GoBD: Zusammenfassung der Veröffentlichungen der Finanzverwaltung

Die GoBD ersetzen folgende, vorherige Veröffentlichungen der Finanzverwaltung zum Einsatz DV-gestützter Buchführungssysteme und zur Behandlung elektronischer Dokumente:

  •  „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) vom 7. November 1995;
  •  „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16. Juli 2001, geändert durch das Schreiben vom 14. September 2012 und
  • „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ (FAQ) vom 22. Januar 2009.

GoBS: Anpassungsbedarf nach 20 Jahren technische Entwicklung

Grund für die Überarbeitung der bisher geltenden Regelungen waren gesetzliche, technische und organisatorische Entwicklungen in den letzten 20 Jahren seit Veröffentlichung der GoBS, die eine Anpassung der bisherigen Regelungen an den aktuellen technischen Stand notwendig gemacht haben.

Entstehungsgeschichte GoBD anders als bei GoBS

Die Entstehungsgeschichte der GoBD weicht insofern von der der GoBS ab, als die GoBD unmittelbar durch das BMF erarbeitet wurden. Die GoBS waren demgegenüber seinerzeit durch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) in Zusammenarbeit von Wirtschaft, Verbänden und Finanzverwaltung entwickelt und durch das BMF veröffentlicht worden.

GoBIT der AWV fand keine Verwendung

Der durch die AWV vorgelegte Entwurf eines Nachfolgeschreibens zu den GoBS, die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei IT-Einsatz“ (GoBIT), wurde hingegen von der Finanzverwaltung nicht übernommen; die letzte Entwurfsfassung der GoBIT mit Stand 13.10.2012 sowie weitere Informationen können auf der Seite der AWV nachgelesen und abgerufen werden.

GoBD gelten auch für alle Steuerpflichtigen

Zahlreiche Anforderungen der GoBD gelten auch für Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind. So macht das BMF noch einmal deutlich, dass außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen sind (§ 140 AO). Darüberhinaus gelten natürlich auch direkt aus den Steuergesetzen steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die folglich auch Kleingewerbetreibende zu beachten haben.

So sind auch nicht buchführungspflichtige Gewerbetreibende verpflichtet, ihre Betriebseinnahmen gem. § 22 UStG i. V. mit §§ 63 bis 68 UStDV einzeln aufzuzeichnen. Und auch die Verpflichtung zur geordneten Aufbewahrung von Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO trifft diese Steuerpflichtigen. Die Nutzung elektronischer Unterstützungssysteme, z.B. Bestell- und Kassensysteme, Registrierkassen, Fahrtenbücher, Rechnungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme u.a. führt zu erweiterten Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten:

So hat der BFH in seinen viel beachteten Apotheker-Urteilen vom 16.12.2014 – Az. X R 42/13 (BStBl 2015 II S. 519), Az. X R 29/13 und Az. X R 47/13, in denen es um das Zugriffsrecht der Betriebsprüfung auf die Warenwirtschaftssysteme von Apotheken ging, entschieden, dass die Finanzverwaltung im Rahmen der Prüfung auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zugreifen darf, wenn diese für die Besteuerung relevant sind. Dem Datenzugriff unterliegen danach grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen. Dies sei jedenfalls dann der Fall, wenn die in einem Vorsystem – wie einem elektronischen Kassensystem – erzeugten (steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen) Daten in verdichteter Form in das eigentliche Buchführungssystem übergeben werden.

In einem anderen Urteil des BFH vom 25.3.2015  – Az. X R 20/13 (BStBl 2015 II S. 743) ging es um die (Un-)Zulässigkeit von Hinzuschätzungen der Einnahmen im Rahmen eines Zeitreihenvergleichs. Eher nebenbei, aber doch recht deutlich hatte der BFH entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen.

Und bereits 2004 hat der BFH in seinem Urteil vom 26.02.2004 – Az. XI R 25/02 (BStBl 2004 II S. 599) entschieden, dass auch ein Taxi-Unternehmer als nicht buchführungspflichtiger Gewerbetreibende verpflichtet sei, seine Betriebseinnahmen gemäß § 22 UStG i.V.m. §§ 63 bis 68 UStDV einzeln aufzuzeichnen. Nach Auffassung des Gerichts seien die im Taxigewerbe erstellten Schichtzettel gemäß § 147 Abs. 1 AO 1977 aufzubewahren. Sie genügen den sich aus der Einzelaufzeichnungspflicht ergebenden Mindestanforderungen.

Beraterhinweis: Den aktualisierten Anforderungskatalog für die GoBD gehen wir mit Ihnen gerne zusammen Punkt für Punkt durch, um mögliche GoBD-Problemfelder für Ihr Unternehmen aus Sicht eines Betriebsprüfers der Finanzverwaltung ausfindig zu machen.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung einer verbesserten Belegorganisation und erforderlichen Verfahrensdokumentation sowie der Auswahl und Implementierung geeigneter Vor- und Nebensysteme, die gleichermaßen revisionssicher sein müssen wie die eingesetzten Hauptsysteme, die Sie in Ihrer Verwaltung, aber auch zur Unterstützung Ihrer Leistungsprozesse einsetzen.

Wichtig wird es auch sein, mit Ihnen zusammen zu erklären, welche Systeme als Vor-und Nebensysteme gelten, damit so ein im Rahmen von Betriebsprüfungen – ggf. unzulässiger– Zugriff des Prüfers rechtzeitig unterbunden werden kann.

Quelle: BMF vom 14.11.2014 , „Die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in die Praxis“, NWB Nr. 13 vom 27.03.2017 S. 922