Aufgepaßt! Die Einzelaufzeichnungspflichten bei Bareinnahmen gelten ab 2017 – und zwar ohne wenn und aber. Etwas anderes kann nur gelten, wenn es für den Unternehmer „unzumutbar“ wäre, Einzelaufzeichnungen vorzunehmen – und diese Fälle dürften eher hypothetischer Natur sein.

Einzelaufzeichnungspflichten für Bareinnahmen auch für Zeiträume vor 2017

Auch für Zeiträume vor 2017 gilt die Einzelaufzeichnungspflicht sowohl für bilanzierende Steuerpflichtige als auch für Einnahmenüberschussrechner, denn die Gesetzesänderungen in § 146 AO sind eher klarstellender Natur. Gemäß § 22 UStG und § 63 UStDV müssen die Aufzeichnungen nämlich (schon immer) so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit möglich ist, einen Überblick über die Umsätze des Unternehmers und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten und die Grundlagen für die Steuerberechnung festzustellen. Gesetzlich normiert wurde lediglich das Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung, das insbesondere auch für in elektronischen Kassensystemen erfasste Einzeldaten gilt.

Getrennte Aufzeichnungsmethoden bei Tresengeschäften empfehlenswert?

Unternehmer können bei z. B. zwei voneinander getrennten Bereichen (z. B. Speisewirtschaft mit Sitzmöglichkeiten räumlich getrennt von einem Tresenbereich) unterschiedliche Aufzeichnungsmethoden wählen (Registrierkasse für das Restaurant, offene Ladenkasse für den Tresenbereich).

Datenzugriff auf Wiegekasse möglich!

Die Verwendung einer Waage mit Speicherfunktion ohne eine Verknüpfung zu einem PC-Kassensystem, die z. B. in der Kombination mit dem aufgelegten Gewicht eine Kaufpreisermittlung elektronisch erstellt (die einen Geschäftsvorfall generiert), führt u. E. zur Archivierungspflicht und zum Datenzugriffsrecht.

Beachtenswert:  Die aktuelle Diskussion zu Einzelaufzeichnungspflichten bei Bargeschäften wird von verschiedenen Seiten beeinflusst. Zu nennen sind hier die sog. 2. Kassenrichtlinie (, BStBl 2010 I S. 1342), die „Apotheken-Urteile“ vom – X R 42/13 (BStBl 2015 II S. 519), VIII R 52/12 und X R 47/13  sowie das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom (BGBl 2016 I S. 3152, sog. Kassensicherheitsgesetz).

Beraterhinweis: Fordern Sie unsere Merkblätter zu Aufzeichnungspflichten, GoBD,  Verfahrensdokumentation oder  internen Kontrollsystemen (IKS) an. Wir haben ausserdem zum Einsatz elektronischer Kassensysteme bzw. einer offenen Ladenkasse aktuelle Informationen für Sie zusammengetragen. Oder vereinbaren Sie einen Termin in unserer Kanzlei zur Klärung Ihrer Fragen. Insbesondere vor der Anschaffung einer anscheinend geeignetet EDV-Lösung empfiehlt es sich in jedem Fall dringend, unseren Rat einzuholen.

Quelle: NWB direkt Nr. 28 vom 10.07.2017 Seite 754