Wie können KMU die Digitalisierung für sich nutzen?

Mit dieser und ähnlichen Fragen beschäftigte sich der Digital-Gipfel 2017. Große Unternehmen können heute schon einen erheblichen Einfluss auf die Etablierung von digitalen Bestell-, Abrechnungs- und Support-Ketten gegenüber ihren Kunden und Lieferanten ausüben. Dies führt zu einem nahezu vollständigen Papierverzicht – z. B. unter Einsatz von EDI-Verfahren – und hilft Kosten von etwa 30% der bisherigen Verwaltungsaufwendungen einzusparen. Man spricht von Einsparungspotentialen von 10 bis 30 Euro pro Rechnungsbeleg! – Rechnen Sie das einmal hoch …

Die Vorteile der Digitalisierung verbunden mit hoher Kostenersparnis durch Optimierung der Prozesse können kleine und mittelständische Unternehmen bisher noch kaum für sich nutzen, da solche Verfahren in ihrer Branche und/oder in bestimmten Szenarien noch nicht etabliert sind.

Diese Unternehmen sind häufig noch mit Papierbelegen in der Bestell-, Liefer- und Bezahlkette konfrontiert oder müssen den Download, die Ablage und weitere Verarbeitung von originär digitalen Belegen bewerkstelligen, die ihnen z. B. per E-Mail oder über Portale zur Verfügung gestellt werden.

Die Möglichkeit der Digitalisierung von Papierbelegen sowie die daraus resultierende Option für zumindest teilautomatische Folgeverarbeitungen werden im Mittelstand zwar zunehmend, aber bei weitem nicht im bereits möglichen Umfang genutzt. Dies betrifft auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater v. a. auch die Bereitstellung der Belege in einem Online-Portal, damit beide Seiten auf sie zugreifen und die daraus resultierenden Vorteile nutzen können (Suchen, Filtern, Kommentieren, Archivieren etc.).

Überprüfung aller Prozessketten im Unternehmen

Wir prüfen daher zusammen mit unseren Mandanten, in welchen Prozessketten sich digitale, bildhafte Belege (meistenteils PDF) oder auch strukturierte Datensätze durchsetzen lassen. Da letzteren häufig noch keine Belegfunktion zukommt, so dass die Aufbewahrung der „bildhaften Originaldatei“ noch notwendig ist, müssen weitere Schritte unternommen werden, damit auch kleine und mittlere Mandanten von dem Fortschritt profitieren. Auch hier bieten wir selbstverständlich unsere tätige Mithilfe und Organisationsberatung an.

Konsequente und verfahrenssichere Nutzung möglicher Einsparungspotentiale

So kann z.B. mit Hilfe einer Verfahrensdokumentation, in der auch das belegersetzende Scannen beschrieben wird, und der Einführung eines geeigneten Internen Kontrollsystems (IKS) sicher gestellt werden, dass auch der kleine und mittelständische Unternehmer seinen handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Grundaufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nachkommt, die Gesetzgeber und Verwaltung ihm abverlangen und die nicht ohne weiteres von einem Dritten erledigt werden können. Vgl. hierzu BMF v. 14.11.2014, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Einführung elektronischer Rechnungsverarbeitung

Auch das konsequente Einführen einer elektronischen Rechnungsverarbeitung dient diesem Ziel. Beispiele hierfür sind elektronische Rechnungen (z. B. auch im hybriden ZUGFeRD-Format aus PDF Datei und eingebetteten XML-Daten) sowie Kontoauszugsdaten der Banken als strukturierte Vorerfassungsdaten für die Buchführung, denen aber noch keine Belegfunktion zukommt, denn aufbewahrungspflichtig ist derzeit noch das PDF als „Originalbeleg“.

Obwohl beide Beispiele – ZUGFeRD als ein Standard für die E-Rechnung und Kontoauszugsdaten zumindest als Erfassungshilfe für die Buchführung – schon seit längerer Zeit verfügbar sind und von zahlreichen Softwarelösungen unterstützt werden, kommen sie im Mittelstand und somit auch bei den meisten Steuerberaterkanzleien noch nicht in der möglichen Breite zum Einsatz. Diese Situation stellt, angesichts der oben dargestellten Routinen in Großunternehmen und deren „Partnernetzen“ nach wie vor einen Wettbewerbsnachteil zumindest im administrativen (organisatorischen) Bereich dar.

Beraterhinweis: Kleine und mittelständische Unternehmen nutzen noch zu wenig die Chancen, die sich durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse – und nicht nur dieser! – jetzt schon generieren lassen. Wenn Sie sich auf den Weg in eine digitale Zukunft machen möchten, sprechen Sie uns an und wir prüfen zusammen mit Ihnen Ihre individuellen Möglichkeiten.

Quelle: http://www.de.digital/DIGITAL/Redaktion/DE/Dossier/digital-gipfel.html