Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – hat das BMF bereits mit Schreiben vom 14.11.2014 erlassen.

Wußten Sie es? Die GoBD gelten auch für Einnahme-Überschuss-Rechner!

Zahlreiche Anforderungen der GoBD gelten auch für Unternehmer, die Ihren Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln und deren Tätigkeit eine Vielzahl an Geschäftsvorfällen generiert.

So sind auch nicht buchführungspflichtige Gewerbetreibende verpflichtet, ihre Betriebseinnahmen gem. § 22 UStG i. V. mit §§ 63 bis 68 UStDV einzeln aufzuzeichnen. Und auch die Verpflichtung zur geordneten Aufbewahrung von Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO trifft diese Steuerpflichtigen. Die Nutzung elektronischer Unterstützungssysteme, z.B. Bestell- und Kassensysteme, Registrierkassen, Fahrtenbücher, Rechnungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme u.a. führt zu erweiterten Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten:

So hat der BFH in seinen viel beachteten Apotheker-Urteilen vom 16.12.2014 entschieden, dass die Finanzverwaltung im Rahmen der Prüfung auch auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zugreifen darf, wenn diese für die Besteuerung relevant sind. Dem Datenzugriff unterliegen danach grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen. Dies sei jedenfalls dann der Fall, wenn die in einem Vorsystem – wie einem Kassensystem – erzeugten (steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen) Daten in verdichteter Form in das eigentliche Buchführungssystem übergeben werden.

In einem anderen Urteil des BFH vom 25.3.2015  ging es um die (Un-)Zulässigkeit von Hinzuschätzungen im Rahmen eines Zeitreihenvergleichs. Eher nebenbei, aber doch recht deutlich hatte der BFH entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen.

Beraterhinweis: Den aktualisierten Anforderungskatalog für die GoBD gehen wir mit Ihnen gerne zusammen Punkt für Punkt durch, um mögliche GoBD-Problemfelder für Ihr Unternehmen aus Sicht eines Betriebsprüfers der Finanzverwaltung ausfindig zu machen.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung einer verbesserten Belegorganisation und erforderlichen Verfahrensdokumentation sowie der Auswahl und Implementierung geeigneter Vor- und Nebensysteme, die gleichermaßen revisionssicher sein müssen wie die eingesetzten Hauptsysteme, die Sie in Ihrer Verwaltung, aber auch zur Unterstützung Ihrer Leistungsprozesse einsetzen.

Wichtig wird es auch sein, mit Ihnen zusammen zu erklären, welche Systeme als Vor-und Nebensysteme gelten, damit so ein im Rahmen von Betriebsprüfungen – ggf. unzulässiger– Zugriff des Prüfers rechtzeitig unterbunden werden kann.

Quelle: BMF vom 14.11.2014, „Die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in die Praxis“, NWB Nr. 13 vom 27.03.2017 S. 922